一、目前高校人事檔案管理中存在的問題
　　
　　1、相關(guān)機構(gòu)及人員的人事檔案意識薄弱，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。
　　2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位。有的高校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
　　3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數(shù)量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。
　　4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。
　　5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。這些問題的存在與高校人事制度改革的需要嚴重沖突。
二、加強高校人事檔案管理的幾點建議
　　
　　1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高廣大教職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領(lǐng)導要高度重視，切實加強領(lǐng)導，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。
　　2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關(guān)制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。
　　3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務素質(zhì)。首先，高校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務技能，充分應用現(xiàn)代科學技術(shù)來推進人事檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。
　　4、加強檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。
　　5、加快高校人事檔案信息化建設(shè)，依靠現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務。
　　全面加強高校人事檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地推動人事檔案工作更好的發(fā)展。
　　
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