職能簡易分類方法是檔案分類實踐的產(chǎn)物。如果人們認(rèn)為，檔案分類實踐應(yīng)當(dāng)與社會發(fā)展與時俱進，并謀求在實踐中對傳統(tǒng)檔案分類方法創(chuàng)新，那么，人們就應(yīng)當(dāng)進行視野開闊的、具有明確目標(biāo)的并在相應(yīng)理論指導(dǎo)下的實踐。筆者在本文中關(guān)于職能簡易分類的實踐與認(rèn)識，便具有這樣的特點。
　　
　　一、檔案分類實踐視野與簡約化實踐
　　
　　實踐視野是職能簡易分類實踐中的一個極為重要的問題。以往的許多檔案分類實踐，由于不能擺脫狹隘性，由于實踐領(lǐng)域不能充分?jǐn)U展，只是在本專業(yè)、甚至本專業(yè)某一領(lǐng)域單打苦斗，其實踐猶如畫地為牢，其認(rèn)識如井底之蛙。某些人盡管研究了大量古今中外的檔案分類理論，盡管幾十年的長期實踐中苦苦思索，在反復(fù)挫折中一再尋求而少有收獲，究其根源，是實踐視野的局限性嚴(yán)重阻滯了實踐創(chuàng)新成果的產(chǎn)生。人們的視野只有是廣闊的，才能放開眼界，廣納博取，兼容并蓄，觸類旁通；人們只有運用多學(xué)科知識與多門類理論指導(dǎo)實踐，豐富實踐、深入實踐，運用聯(lián)想與跨越、實在與虛擬、復(fù)雜與簡約等方法推動實踐步伐的前進，才能有所感悟，實現(xiàn)檔案分類認(rèn)識的飛躍與實踐的創(chuàng)新。
　　檔案分類實踐的領(lǐng)域包括實踐廣度和實踐深度兩個方面。分類實踐的廣度在理論上是無限的，它絕不僅僅局限于檔案分類，甚至檔案管理這一社會專業(yè)活動的領(lǐng)域。檔案分類實踐的深度也是無限的，它也絕不可能僅僅局限于人們對于檔案分類已有的認(rèn)識，而更取決于對未來發(fā)展趨勢的把握。逐漸展開人們檔案分類實踐視野的廣度與深度，是實現(xiàn)檔案分類實踐創(chuàng)新與理論突破的必由之路。廣域的檔案分類實踐伴隨著一定程度的復(fù)雜性與曲折性。而復(fù)雜與曲折的實踐過程應(yīng)當(dāng)導(dǎo)致簡約實踐目標(biāo)的實現(xiàn)?？茖W(xué)家研究任何項目或試圖發(fā)明任何科學(xué)成果，其目的是將這些項目成果變成大眾的簡易再實踐而達到推動社會生產(chǎn)力發(fā)展與社會文明進步之目的。蒸汽機、計算機的研究過程是復(fù)雜與充滿挫折的，而這些機器或物品的使用卻是簡單容易的。從事檔案分類復(fù)雜與曲折的實踐，其目的就是從實踐中獲得簡易檔案分類方法，推動檔案分類實踐走向簡約化大眾化之路。
　　
　　二、探求檔案分類認(rèn)識的“源”，把握好檔案分類實踐的“勢”
　　
　　檔案分類形成的社會本源是什么？社會管理與勞動分工具體區(qū)別的依據(jù)是什么？表述人類社會活動區(qū)域的標(biāo)志是什么？筆者認(rèn)為，職能是人類社會活動中最穩(wěn)定、最悠久、最客觀準(zhǔn)確的特征，是人們區(qū)別社會活動領(lǐng)域的主要標(biāo)志，是表述社會活動與勞動分工的依據(jù)，是表述檔案類別的基本方法。職能是檔案分類形成的社會本源，職能分類理論應(yīng)當(dāng)成為檔案分類認(rèn)識的主導(dǎo)思想與指導(dǎo)實踐的理論基礎(chǔ)。
　　檔案是人類社會勞動的產(chǎn)物，帶有深刻的社會職能烙印，檔案類別應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確客觀地反映出人類社會勞動的歷史線索，應(yīng)當(dāng)與社會管理職能的區(qū)分相一致，因此，檔案分類應(yīng)當(dāng)與社會管理職能與勞動分工的劃分保持統(tǒng)一。采用職能分類，是檔案分類與人類社會職能相統(tǒng)一的客觀需要，按職能劃分目錄應(yīng)當(dāng)是檔案分類的首選，是檔案分類實踐應(yīng)當(dāng)僅僅把握住的“源”。
　　那么，什么是檔案分類實踐應(yīng)當(dāng)把握的“勢”呢？
　　縱觀中國行政體制改革近三十年的歷史，縱觀發(fā)達國家?guī)资晷姓w制演變的歷史，可以得出這樣一個結(jié)論，部門職能的高度概括是行政體制改革或發(fā)生變化的基本勢態(tài)，設(shè)置職能集約化的行政部門是提高國家機關(guān)管理效率的主要途徑。筆者將中美兩國政府部門設(shè)置作一簡單比較：中國設(shè)置農(nóng)業(yè)部、林業(yè)總局、水利部，美國只設(shè)置農(nóng)業(yè)部；中國設(shè)置鐵道部、交通部、民航總局，美國只設(shè)置運輸部；中國在煤炭、石油、核能、天然氣等具體職能領(lǐng)域設(shè)置若干部門，美國只有能源部。胡錦濤總書記在黨的十七大會議報告中提出要求：“加大機構(gòu)整合力度，探索實行職能有機統(tǒng)一的大部門體制，健全部門間協(xié)調(diào)配合機制。”“大部門體制”就是對政府機構(gòu)行政職能的集約化，是精簡政府機構(gòu)，合并部門職能的重要舉措。在簡約成為社會時尚之后，檔案分類實踐如何把握好這個“勢”呢？
　　明其源而知其勢。檔案分類實踐應(yīng)當(dāng)選擇職能分類方法作為路徑，并將此種方法改革為簡單易行的檔案分類方法，以適應(yīng)新形勢下的檔案分類工作需要。三、職能簡易分類方法是實踐的產(chǎn)物
　　
　　筆者在上個世紀(jì)末感到，在鐵路物資系統(tǒng)運用多年的問題分類方法逐漸暴露了一些弊端：由于類目銜接的模糊性而造成的歸檔文件混類問題、由于文件一文多事或文題不符而產(chǎn)生的難以歸類問題；改革中產(chǎn)生的諸如職工養(yǎng)老保險、社會保障、公司股份制，以及不同類型企業(yè)重組、企業(yè)經(jīng)營體制轉(zhuǎn)換或合資企業(yè)、控股公司等新事物、新問題層出不窮所帶來的類目頻繁調(diào)整直至難以適應(yīng)問題；等等。與此同時，機構(gòu)分類法的應(yīng)用者在企業(yè)深化改革中也普遍遭遇了機構(gòu)及其名稱頻繁變動造成機構(gòu)分類難以應(yīng)對的苦惱。那么，什么分類方法更適合于今后檔案分類需要，傳統(tǒng)的分類方法如何變革呢？
　　筆者在大學(xué)時從師于鄧紹興教授，他深入研究并予積極倡導(dǎo)的職能分類方法引起了筆者的重視。在選擇職能分類方法并決定對其改造后，總公司制訂了通過實踐優(yōu)化組合職能分類類目的目標(biāo)。在細心研讀職能分類有關(guān)著作、論文過程中，結(jié)合檔案工作面臨的新形勢，結(jié)合本系統(tǒng)檔案分類需要，制訂出職能分類改革方法和步驟。傳統(tǒng)的職能分類方法與機構(gòu)、問題分類方法一樣，重視分類設(shè)置的系統(tǒng)性、類目設(shè)置的層次性，具有不便于掌握、操作難度高、占用工作時間長的特點。而于本世紀(jì)初開始，機關(guān)、企事業(yè)深化改革，精簡機構(gòu)、定員，繼而又在大幅度壓縮機關(guān)部門后，出現(xiàn)了一崗多職、一人多崗局面，檔案人員更是幾倍減員。中小企業(yè)、機關(guān)檔案部門普遍被兼并、撤銷，一些企業(yè)集團總部檔案管理人員都是身兼多職，一些新上崗的檔案人員沒有進行及時適度培訓(xùn)。這些從未有過的局面形成后，一些中小企事業(yè)、機關(guān)將未經(jīng)分類整理的文件裝盒入柜，個別新上崗人員由于懼怕復(fù)雜艱深的分類操作而將歷年文件打捆后束之高閣。由此可見，耗時費力又難以把握的復(fù)雜分類方法已經(jīng)難以適應(yīng)歸檔文件整理需要。檔案分類方法必須簡化，降低操作難度，縮短檔案分類占用的時間，把文書和檔案人員從繁重耗時的分類工作中解脫出來。
　　2001，筆者草擬了包括52個單級分類類目的職能分類方案，先在機關(guān)試行兩年，于2003年將類目縮減到25個，在少數(shù)單位試行，用于歸檔文件分類的時間比過去減少了50%。通過檔案協(xié)作組研討，進一步提出了合并縮減分類目錄的方案?？偣居?004年提出了僅僅包括黨群工作、行政管理、人力資源、財務(wù)審計等12個單級目錄，每個目錄名稱都與相應(yīng)職能部門的名稱基本上保持一致。就是說，職能簡易分類目錄最終與職能高度集約化的機構(gòu)名稱殊途同歸。只不過是，機構(gòu)名稱必須隨著決策者意圖、公司業(yè)務(wù)范圍進行調(diào)整改變，而職能分類目錄不再受其影響而發(fā)生頻繁變動，成為穩(wěn)定性通用性極強的基準(zhǔn)分類目錄。下屬單位，尤其一些小公司，可在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要縮減到5-7個目錄，以適應(yīng)歸檔文件最簡分類為基本原則。通過全系統(tǒng)廣大范圍內(nèi)的實踐證明，職能簡易分類方法簡便易行，用于歸檔文件分類的時間由最初的兩周減少到1-2天，工作效率提高了5-7倍。職能簡易分類方法具有廣泛適用與普遍推廣的品格。

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