ERP中的企業(yè)預(yù)算
我們知道，在實(shí)際運(yùn)作中，一個(gè)企業(yè)各部分的職能是相互牽連的。銷售，生產(chǎn)，倉(cāng)儲(chǔ)，采購(gòu)，它們之間存在著相互的影響和制約。而這些業(yè)務(wù)職能最終會(huì)給企業(yè)帶來(lái)收入和成本，從而影響整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。這種牽連有時(shí)會(huì)變得非常復(fù)雜。特別是當(dāng)企業(yè)的規(guī)模增大，產(chǎn)品線增加，亦或是企業(yè)的市場(chǎng)變得復(fù)雜時(shí) 就更是如此。
企業(yè)預(yù)算是對(duì)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作做一個(gè)全盤(pán)的計(jì)劃，準(zhǔn)確地分析各職能之間的互動(dòng)關(guān)系，抽絲剝繭，將企業(yè)運(yùn)作的全貌展現(xiàn)在管理者面前。
管理理論認(rèn)為管理的三大職能是:計(jì)劃（Planning）,控制(Controlling)和決策(Decision-making)。企業(yè)預(yù)算（即計(jì)劃）是實(shí)現(xiàn)這三大職能的重中之重。企業(yè)運(yùn)作時(shí)，真實(shí)數(shù)據(jù)通過(guò)ERP反饋回來(lái)（Feed-back），和預(yù)算計(jì)劃數(shù)據(jù)做比較可以揭示問(wèn)題的癥結(jié)，管理者對(duì)癥下藥，這就是控制。通過(guò)前瞻（Feed-forward）的計(jì)劃，預(yù)警危險(xiǎn)，管理者及時(shí)防范，考慮各種對(duì)策的可行性，擇其善者而為之，這就是決策。我們希望運(yùn)用ERP的企業(yè)預(yù)算工具能給企業(yè)管理者一幅前瞻性的企業(yè)全貌，同時(shí)成為加強(qiáng)企業(yè)控制，考核和決策的科學(xué)依據(jù)。
預(yù)算編制的步驟
為了使本文的介紹更清晰，我們首先設(shè)計(jì)了圖1所示的預(yù)算編制的六個(gè)步驟，隨后逐步闡述。
需要指出的是ERP系統(tǒng)提供了靈活的工具來(lái)編制預(yù)算，本預(yù)算步驟只是運(yùn)用這些工具加以組織的一種可能。在項(xiàng)目實(shí)施中，對(duì)預(yù)算編制步驟的設(shè)計(jì)將通過(guò)深入分析企業(yè)個(gè)體的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)來(lái)確定。
銷售量計(jì)劃
銷售量計(jì)劃是企業(yè)預(yù)算的基礎(chǔ)，在這個(gè)步驟企業(yè)的銷售部門(mén)將盡可能準(zhǔn)確地回答這樣一個(gè)問(wèn)題：企業(yè)將在何時(shí),何地，以何種方式向何人銷售多少數(shù)量何物。要使銷售量計(jì)劃盡可能準(zhǔn)確必須具備以下基礎(chǔ)：
I．市場(chǎng)細(xì)分
我們?cè)谏掀凇禘RP中的盈利分析》介紹了ERP中市場(chǎng)細(xì)分和盈利分析的概念以及它對(duì)于解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)問(wèn)題的作用。對(duì)于一般企業(yè)來(lái)說(shuō)它所面對(duì)的一個(gè)大市場(chǎng)是由千差萬(wàn)別的細(xì)分市場(chǎng)構(gòu)成的，當(dāng)我們編制銷售量計(jì)劃時(shí)出于以下兩點(diǎn)考慮不可能直接做整個(gè)市場(chǎng)的計(jì)劃：
A銷售量的變化規(guī)律存在于各個(gè)不同的層次，如產(chǎn)品需求的季節(jié)性變化對(duì)于空調(diào)和電視機(jī)是截然不同的，而電視機(jī)需求的增長(zhǎng)率，可能和各個(gè)省份或地區(qū)有關(guān)。
B生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃的制定要求將銷售量的計(jì)劃按客戶所在地區(qū)等和地理相關(guān)的方式細(xì)分。
因此我們將首先把一個(gè)大市場(chǎng)（如家電），按各種標(biāo)準(zhǔn)劃分成不同的小市場(chǎng)，即所謂的細(xì)分市場(chǎng)，針對(duì)各細(xì)分市場(chǎng)編制出更精確的銷售量計(jì)劃，最后匯總出各個(gè)層次統(tǒng)一的整體計(jì)劃。
II. 實(shí)際數(shù)據(jù)接收和處理
當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，ERP系統(tǒng)會(huì)記錄下并分析出和該筆業(yè)務(wù)相關(guān)的很多數(shù)據(jù)（參見(jiàn)上期《ERP中的盈利分析》）, 對(duì)企業(yè)集成計(jì)劃來(lái)說(shuō)，實(shí)際數(shù)據(jù)具有以下兩個(gè)作用：
A控制經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的結(jié)果將分別以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)信息的形式反饋給系統(tǒng)。通過(guò)和計(jì)劃數(shù)據(jù)比較，分析出不同性質(zhì)的量化的差異。根據(jù)這些差異我們可以找到發(fā)生問(wèn)題的地方并采取必要的管理手段。從而強(qiáng)化了對(duì)實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的控制。
B支撐預(yù)測(cè)。作為已經(jīng)發(fā)生過(guò)的歷史數(shù)據(jù)，實(shí)際數(shù)據(jù)里隱藏著市場(chǎng)的規(guī)律，當(dāng)我們需要預(yù)測(cè)未來(lái)的銷售量時(shí)，通過(guò)對(duì)過(guò)去的分析，就可以得到未來(lái)的藍(lán)圖。
III．計(jì)劃的結(jié)構(gòu)
上文中我們談到將市場(chǎng)作多角度多方位的細(xì)分。這種方法使我們可以按照不同細(xì)分市場(chǎng)的特點(diǎn)和規(guī)律安排我們的計(jì)劃了。但是這么多審視的角度，如果不加以組織很容易造成計(jì)劃的遺漏和重復(fù)，甚至是一片混亂。譬如，有人認(rèn)為應(yīng)該按產(chǎn)品類別做計(jì)劃，也有人說(shuō)，關(guān)注大客戶，做好大客戶的銷售計(jì)劃才是正道。同時(shí)即使按客戶做計(jì)劃，還可以是按客戶的類別，地區(qū)，規(guī)模等等來(lái)做。因此使用市場(chǎng)細(xì)分的概念來(lái)安排計(jì)劃必然遇到的問(wèn)題是：如何保證計(jì)劃的一致和完整？
ERP提供了協(xié)調(diào)計(jì)劃的工具-計(jì)劃結(jié)構(gòu)。以圖2為例，我們可以選取分公司，銷售組織，分銷渠道，產(chǎn)品類別，產(chǎn)品，客戶類別，客戶規(guī)模，客戶作為我們計(jì)劃的基本結(jié)構(gòu)。其他市場(chǎng)細(xì)分的計(jì)劃值由系統(tǒng)根據(jù)基本結(jié)構(gòu)的計(jì)劃值自動(dòng)分析推導(dǎo)獲得，如不同產(chǎn)品設(shè)計(jì)組（參見(jiàn)上期《ERP中的贏利分析》）設(shè)計(jì)的產(chǎn)品的銷售計(jì)劃值可以由產(chǎn)品的銷售量計(jì)劃值推導(dǎo)獲得。

銷售量計(jì)劃的基礎(chǔ)構(gòu)建成功后，我們進(jìn)入計(jì)劃編制的操作階段，ERP系統(tǒng)提供了豐富和實(shí)用的工具，實(shí)際操作中，我們可以根據(jù)企業(yè)的需求，靈活運(yùn)用這些工具，確定計(jì)劃編制的步驟：
銷售量計(jì)劃編制的工具
I復(fù)制歷史數(shù)據(jù)
我們可以將全部或任何一部分市場(chǎng)細(xì)分的歷史數(shù)據(jù)復(fù)制成初步計(jì)劃數(shù)據(jù)，以此為基礎(chǔ)，結(jié)合其他的工具，編制最終計(jì)劃。
II 建立預(yù)測(cè)模型,預(yù)測(cè)未來(lái)計(jì)劃
在歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，我們對(duì)不同的市場(chǎng)建立不同的預(yù)測(cè)模型，系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)測(cè)出將來(lái)的計(jì)劃銷售量。如圖3中，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)我們分別按季節(jié)增長(zhǎng)模式和直線增長(zhǎng)模式預(yù)測(cè)北京空調(diào)市場(chǎng)和上海洗衣機(jī)市場(chǎng)的銷售量。
III 計(jì)劃重估
在預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)之上，我們可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)某些市場(chǎng)作進(jìn)一步的調(diào)整。比如根據(jù)國(guó)家開(kāi)發(fā)西部地區(qū)的規(guī)劃，我們對(duì)西部諸省的銷售數(shù)量在預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上統(tǒng)一增加5 % 。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)西部地區(qū)的銷量計(jì)劃。
IV 靈活的計(jì)劃填制格式
ERP系統(tǒng)提供了靈活的可自定義的計(jì)劃填制格式，比如我們可以同時(shí)將今年實(shí)際數(shù)，明年的預(yù)測(cè)數(shù)等等編入計(jì)劃填制格式內(nèi)，給計(jì)劃編制者作參考比較。同時(shí)我們可以在不同的市場(chǎng)中方便地切換，而不必?fù)?dān)心計(jì)劃會(huì)不一致。
V 手工調(diào)整
除了上述的自動(dòng)計(jì)劃編制工具外，ERP系統(tǒng)同時(shí)提供了在計(jì)劃結(jié)構(gòu)的任何層次手工調(diào)整計(jì)劃的工具。
VI 自上而下的分配
當(dāng)手工輸入或調(diào)整某一層次的計(jì)劃后，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)我們?cè)O(shè)立的規(guī)則，將手工輸入或調(diào)整數(shù)分?jǐn)偟皆搶哟沃碌挠?jì)劃層面上。比如圖4所示，如果我們更改北京銷售部洗衣機(jī)WP830分銷的計(jì)劃數(shù)量，系統(tǒng)可以根據(jù)今年這種洗衣機(jī)在各種類型，規(guī)模的經(jīng)銷商那里實(shí)際的銷量，按比例將更改的計(jì)劃銷量分配到對(duì)這些經(jīng)銷商的計(jì)劃上。
VII 多個(gè)預(yù)算版本
我們可以設(shè)立多套預(yù)算，保存在系統(tǒng)的不同預(yù)算版本中，如圖5所示。利用不同的版本我們可以分析未來(lái)的多種可能，如樂(lè)觀的和悲觀的，通過(guò)對(duì)這些不同情況的模擬，可以支持我們的決策。我們可以在保留歷史預(yù)算的基礎(chǔ)上編制滾動(dòng)預(yù)算。我們還可以將實(shí)際數(shù)據(jù)或預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)保存在不同的預(yù)算版本中作為比較數(shù)據(jù)，幫助我們邊對(duì)比邊做計(jì)劃。數(shù)據(jù)可以在不同預(yù)算版本之間進(jìn)行拷貝。

綜上所述，ERP 系統(tǒng)提供了豐富的計(jì)劃工具。利用這些工具可以幫助我們編制值得信賴的銷售量計(jì)劃。
價(jià)格預(yù)測(cè)
完成了銷售量計(jì)劃，下一步是制定價(jià)格預(yù)測(cè)。價(jià)格預(yù)測(cè)不光包括產(chǎn)品售價(jià)的預(yù)測(cè)，還包括類似產(chǎn)品銷售稅金及附加，產(chǎn)品銷售折扣和折讓，傭金，手續(xù)費(fèi)等等和銷售直接相關(guān)的費(fèi)率預(yù)測(cè)。影響價(jià)格預(yù)測(cè)的因素有很多，其中包括：<1> 政府部門(mén)對(duì)產(chǎn)品的限價(jià)，<2> 公司定價(jià)策略，<3> 產(chǎn)品歷史價(jià)格，<4> 未來(lái)市場(chǎng)預(yù)期 等等。價(jià)格預(yù)測(cè)包含的軟性因素太多，因此不是能由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的。在ERP中主要提供了一些支持價(jià)格預(yù)測(cè)的工具：
I．銷售和分銷模塊定價(jià)數(shù)據(jù)。銷售和分銷模塊在日常工作和流程控制中，會(huì)設(shè)定定價(jià)策略（Pricing procedure）。比如各種產(chǎn)品對(duì)各類客戶基本售價(jià)是多少，銷售員有多大的折扣權(quán)限等等，計(jì)劃部門(mén)可以通過(guò)執(zhí)行定價(jià)報(bào)表采集這些現(xiàn)行和歷史的定價(jià)數(shù)據(jù)支持價(jià)格預(yù)測(cè)。
II．管理會(huì)計(jì)模塊計(jì)算的實(shí)際價(jià)格。上文中提到實(shí)際數(shù)據(jù)的接收和處理是銷售量計(jì)劃的重要基礎(chǔ)，同樣的道理也適用價(jià)格預(yù)測(cè)。運(yùn)用管理會(huì)計(jì)中的盈利分析，我們可以計(jì)算出各細(xì)分市場(chǎng)的歷史價(jià)格（參見(jiàn)《ERP中的盈利分析》），據(jù)此預(yù)測(cè)未來(lái)價(jià)格。
III．多版本預(yù)測(cè)。事實(shí)上雖然我們將銷售量計(jì)劃和價(jià)格預(yù)測(cè)作為前后兩個(gè)步驟，但是眾所周知，價(jià)格是影響銷量的重大因素。同時(shí)銷售量又會(huì)影響到產(chǎn)品成本，我們將在下文介紹產(chǎn)品成本的計(jì)劃。因此這些步驟是互動(dòng)的。我們可以運(yùn)用系統(tǒng)中多個(gè)預(yù)算版本的概念，制定幾種定價(jià)策略或幾種價(jià)格預(yù)測(cè)保存在不同的預(yù)算版本中，隨后分別進(jìn)行預(yù)算，模擬出不同的結(jié)果，從而支持產(chǎn)品定價(jià)這個(gè)重要的決策。
IV．細(xì)分市場(chǎng)定價(jià)。這主要有兩方面的含義。第一，不同的細(xì)分市場(chǎng)可以區(qū)別定價(jià)，比如同樣型號(hào)的電視機(jī)，在北京市場(chǎng)和廣州市場(chǎng)的價(jià)格不同，對(duì)于不同的經(jīng)銷商折扣也不同。第二，定價(jià)可以在不同的細(xì)分層次上，比如對(duì)于經(jīng)銷商折扣率，可以在三個(gè)層次上設(shè)定，A 電視機(jī) B 電視機(jī)CL4500 C 電視機(jī)CL4500對(duì)國(guó)美。就細(xì)分層次來(lái)說(shuō)A最粗，C最細(xì)，如果價(jià)格預(yù)測(cè)都在C 這個(gè)層次進(jìn)行，工作量上是不能負(fù)荷的，所以可以是對(duì)某些重要或特殊的經(jīng)銷商才會(huì)在C層上預(yù)測(cè)，而對(duì)其他的經(jīng)銷商的折扣的預(yù)測(cè)，可以在B上統(tǒng)一設(shè)定。同樣的道理，如果公司的產(chǎn)品線非常復(fù)雜，那對(duì)于折扣率的預(yù)測(cè)更可以設(shè)定在產(chǎn)品類上而不必區(qū)別每種產(chǎn)品，即設(shè)定在A 層上。
設(shè)計(jì)定價(jià)戰(zhàn)略與方案是企業(yè)營(yíng)銷管理的重要課題，限于篇幅本文不再贅述。總之，在本步驟中，計(jì)劃部門(mén)需要就產(chǎn)品售價(jià)，稅金比例，折扣率，傭金率，手續(xù)費(fèi)比例等內(nèi)容作出預(yù)測(cè)，并按不同的市場(chǎng)細(xì)分輸入系統(tǒng)。系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)相應(yīng)的細(xì)分市場(chǎng)銷售量進(jìn)行估價(jià)，從而得出銷售收入和上述銷售相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算。
產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算
完成了銷售收入和相關(guān)銷售費(fèi)用的預(yù)算后，接下來(lái)我們將關(guān)注產(chǎn)品銷售成本的預(yù)算。在圖6中我們看到，上文中的銷售量計(jì)劃是在ERP的管理會(huì)計(jì)-盈利分析模塊中實(shí)現(xiàn)的，此時(shí)這些銷售量計(jì)劃根據(jù)產(chǎn)品和工廠被傳輸?shù)缴a(chǎn)計(jì)劃和控制模塊。
如圖6所示，產(chǎn)品的整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程其實(shí)也正是產(chǎn)品成本累積的過(guò)程。我國(guó)會(huì)計(jì)制度傳統(tǒng)上將產(chǎn)品生產(chǎn)成本分成三大類：生產(chǎn)成本-原材料，生產(chǎn)成本-人工和制造費(fèi)用，在ERP實(shí)施過(guò)程中，我們可以據(jù)此設(shè)計(jì)科目和分析成本構(gòu)成。
在預(yù)算階段，我們將根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)工藝在計(jì)劃的生產(chǎn)量下分析并計(jì)算出產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本。由于產(chǎn)品成本（Product costing）是ERP中一個(gè)較完整也較復(fù)雜的模塊，限于篇幅本文不做詳細(xì)介紹，我們將在單獨(dú)的專題中介紹這些內(nèi)容，它涉及生產(chǎn)計(jì)劃模塊和管理會(huì)計(jì)模塊中的諸多概念，比如物料單（Bill of material）,工作中心（Work center）,工藝路線（Routing）,作業(yè)（Activity type）等等。
完成產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本的計(jì)算，結(jié)合銷售量計(jì)劃，我們就得到了產(chǎn)品銷售成本的預(yù)算。
間接費(fèi)用預(yù)算
到目前為止，我們完成了銷售收入，成本和直接費(fèi)用的預(yù)算。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理，財(cái)務(wù)，營(yíng)銷等等部門(mén)是企業(yè)不可或缺的職能部門(mén)，對(duì)于這些部門(mén)的費(fèi)用也需要一個(gè)嚴(yán)格的預(yù)算體系加以控制。通常會(huì)計(jì)上的三大期間費(fèi)用，即管理費(fèi)用，銷售費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用大都屬于間接費(fèi)用，但是如果在上文價(jià)格預(yù)測(cè)中已經(jīng)包括的和銷售直接相關(guān)的費(fèi)用則不再包括在內(nèi)。
圖7中我們看到，對(duì)于某些費(fèi)用，如折舊，工資，在ERP中由于有專門(mén)的固定資產(chǎn)和人力資源模塊，所以可以通過(guò)系統(tǒng)集成自動(dòng)計(jì)算這些費(fèi)用的金額。而對(duì)于交際應(yīng)酬費(fèi)，差旅費(fèi)，交通費(fèi)，通訊費(fèi)等等間接費(fèi)用在ERP實(shí)施中可以定義相關(guān)的預(yù)算格式，在編制預(yù)算時(shí)由相關(guān)人員直接輸入。
和我們上期《ERP中的盈利分析》類似，間接費(fèi)用預(yù)算和實(shí)際發(fā)生的間接費(fèi)用一樣，也可以分?jǐn)偟礁魇袌?chǎng)細(xì)分上。
差距分析和預(yù)算調(diào)整
前文提到了預(yù)算版本的概念。事實(shí)上預(yù)算版本還有一個(gè)重要的應(yīng)用就是差距分析和預(yù)算調(diào)整。通常預(yù)算可以分為自上而下和自下而上的兩種。企業(yè)管理層設(shè)定目標(biāo)，根據(jù)歷史和當(dāng)前情況，輔以統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)和人為修正，得到公司整體預(yù)算，隨后運(yùn)用上文中的自上而下分配的工具，將預(yù)算分配到各內(nèi)部組織和市場(chǎng)細(xì)分上，這個(gè)過(guò)程稱為自上而下的預(yù)算。反之，公司內(nèi)部各部門(mén)，甚至各人，制定本部門(mén)及各市場(chǎng)細(xì)分的預(yù)算，系統(tǒng)自動(dòng)層層匯總，最終得到整個(gè)公司的預(yù)算，這就是自下而上的預(yù)算。本文前面的內(nèi)容基本是圍繞自下而上的預(yù)算展開(kāi)的，對(duì)于自上而下的預(yù)算，雖然思路不同，但應(yīng)用的工具已經(jīng)涵蓋在上文中了，比如預(yù)測(cè)，自上而下的分配等等。
我們一般將兩套預(yù)算保存在不同的版本中，當(dāng)兩者都完成后，運(yùn)用“穿透報(bào)表”（Drill-down report）工具我們可以分析公司上下層對(duì)于預(yù)算的差距，分析分歧的來(lái)源，通過(guò)適當(dāng)?shù)臏贤?，達(dá)成共識(shí)，進(jìn)一步地調(diào)整預(yù)算。
預(yù)算通過(guò)并凍結(jié)修改
經(jīng)過(guò)上述五個(gè)步驟，特別是差距分析和預(yù)算調(diào)整，最終企業(yè)上下對(duì)于預(yù)算達(dá)成了一致的意見(jiàn)，正式預(yù)算獲得通過(guò)。正式預(yù)算版本將被執(zhí)行，同時(shí)對(duì)它的修改將不被允許。實(shí)際上預(yù)算的修正仍然是可以的，但是為了維護(hù)預(yù)算的嚴(yán)肅性和控制考評(píng)功能，只有在特殊情況下具有特殊權(quán)限的人員才能對(duì)預(yù)算解凍并修改。而從管理的角度出發(fā)，預(yù)算修正應(yīng)當(dāng)有明確的流程并被嚴(yán)格執(zhí)行。
結(jié)語(yǔ)
預(yù)算理論在企業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)有很長(zhǎng)的歷史了。打開(kāi)任何一本財(cái)務(wù)管理的書(shū)籍，都會(huì)看到關(guān)于預(yù)算的論述。似乎從理論上講這個(gè)理論已不再有什么難度可言。然而在企業(yè)實(shí)務(wù)中僅僅是匯總各部門(mén)的預(yù)算就已經(jīng)是一件令人頭疼的事，更別提預(yù)算本身是否能自圓其說(shuō)，準(zhǔn)確度究竟有多高。ERP在預(yù)算領(lǐng)域提供的不僅是一種工具，也是一種思路。比如市場(chǎng)細(xì)分，比如標(biāo)準(zhǔn)成本等等。當(dāng)然預(yù)算終究是預(yù)算，它的目的不是絕對(duì)的精確，但畢竟當(dāng)實(shí)際偏離計(jì)劃時(shí)我們需要足夠的信息找到偏離的原因。ERP是一種注重細(xì)節(jié)（Go to detail）的平臺(tái)，它的來(lái)源不僅是理論更是實(shí)踐。

ERP中的企業(yè)預(yù)算