訂單確認(rèn)程序
1 目的
建立對(duì)每份訂單進(jìn)行評(píng)審、確認(rèn)和協(xié)調(diào)活動(dòng)，并形成文字記錄，以確保公司
有能力滿足訂單中的要求。
2 適用范圍
本程序適用于對(duì)所有產(chǎn)品需貨訂單的評(píng)審及確認(rèn)。
3 定義
該程序所指訂單為客戶下達(dá)的產(chǎn)品需貨訂單。
4 職責(zé)
4.1 服務(wù)部(經(jīng)理或計(jì)劃調(diào)度人員)負(fù)責(zé)組織訂單的評(píng)審、確認(rèn)和執(zhí)行過(guò)程中的協(xié)
調(diào)和跟蹤工作，并對(duì)形成的質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔管理。
4.2 各相關(guān)部門（生產(chǎn)部、技術(shù)部、采購(gòu)部等）參與訂單評(píng)審，對(duì)有關(guān)技術(shù)要求、
質(zhì)量保證要求、交貨期、數(shù)量、包裝及交付等條款進(jìn)行評(píng)審，對(duì)評(píng)審意見負(fù)
責(zé)。
4.3 香港總部／辦事處／銷售部負(fù)責(zé)將分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的訂單交付予服務(wù)部，以
便進(jìn)行訂單評(píng)審及確認(rèn)。
4.4 廠長(zhǎng)（或其委托授權(quán)人）負(fù)責(zé)對(duì)有異議的訂單評(píng)審進(jìn)行協(xié)調(diào)。
5 運(yùn)作程序
5.1 所有訂單由香港總部／辦事處／銷售部轉(zhuǎn)發(fā)給服務(wù)部
5.1.1 經(jīng)評(píng)審確認(rèn)后，服務(wù)部用電話或傳真（書面）知會(huì)香港總部／辦事處／銷
售部，得到認(rèn)可后，該訂單開始執(zhí)行。
5.1.2 經(jīng)評(píng)審不予確認(rèn)的訂單，服務(wù)部用傳真（書面）通知香港總部／辦事處／
銷售部，各相關(guān)部門收獲傳真或書面后，經(jīng)跟進(jìn)須將結(jié)果書面回復(fù)服務(wù)部。
5.2 訂單評(píng)審
5.2.1 訂單評(píng)審的時(shí)間
服務(wù)部組織訂單評(píng)審的時(shí)間應(yīng)在接到訂單后的一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行。
5.2.2 訂單評(píng)審的內(nèi)容
⑴ 涉及的質(zhì)量保證要求；
⑵ 技術(shù)質(zhì)量要求，標(biāo)準(zhǔn)配方和標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)單的情況；
⑶ 交貨期限、交貨數(shù)量，原材料的貯備情況；
⑷ 對(duì)包裝的要求；
⑸ 交付辦法；
⑹ 訂單執(zhí)行前客戶應(yīng)履行條款；
⑺ 客戶的其他特殊要求等。
5.2.3 有現(xiàn)貨的訂單其評(píng)審及處置
服務(wù)部評(píng)審者經(jīng)核查產(chǎn)品庫(kù)存數(shù)足夠供應(yīng)訂單需求時(shí)，并在訂單其它條款都
可以通過(guò)評(píng)審后，評(píng)審者以電話或傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷
售部，確認(rèn)該訂單，并將評(píng)審結(jié)果記錄于訂單中。
5.2.4 無(wú)現(xiàn)貨（或有特殊要求）的訂單其評(píng)審及處置
服務(wù)部評(píng)審者經(jīng)核查產(chǎn)品庫(kù)存數(shù)不能滿足訂單或訂單對(duì)產(chǎn)品有特殊要求時(shí)，
服務(wù)部評(píng)審者根據(jù)訂單的要求
5．2．4．1經(jīng)服務(wù)部評(píng)審者確定可以滿足訂單要求的，可不用與其他部門會(huì)同評(píng)
審，評(píng)審者以電話或傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷售部，確認(rèn)該
訂單，并將評(píng)審結(jié)果記錄于訂單中。
5．2．4．2經(jīng)服務(wù)部評(píng)審者確定不能滿足訂單要求的，評(píng)審者填寫“訂單評(píng)審表”，
予各相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審；根據(jù)各相關(guān)部門的評(píng)審意見和解決措施，服務(wù)部評(píng)
審者作出評(píng)審結(jié)論，然后報(bào)請(qǐng)廠長(zhǎng)（或其委托授權(quán)人）審核批準(zhǔn)，并將該評(píng)
審表附于訂單后面
A） 評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的以電話或傳真通知香港總部／辦事處／銷售部作為訂單確認(rèn)，該
訂單由評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)日起正式執(zhí)行。
B） 評(píng)審不通過(guò)的把各相關(guān)人員已簽署的“訂單評(píng)審表”，以傳真形式或復(fù)印件通
知香港總部／辦事處／銷售部；香港總部／辦事處／銷售部根據(jù)評(píng)審結(jié)論與
客戶協(xié)調(diào)，然后將協(xié)調(diào)結(jié)果以傳真或書面通知服務(wù)部；服務(wù)部則視情況決定
是否作訂單的再次評(píng)審。
5.3 訂單的修訂／取消
5.3.1 已經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單，在具體執(zhí)行過(guò)程中如果客戶要求修改時(shí)，由香港總
部／辦事處／銷售部以傳真或書面通知服務(wù)部，服務(wù)部則應(yīng)進(jìn)行訂單再次評(píng)
審（運(yùn)作程序按4.2條款執(zhí)行），并將再次評(píng)審結(jié)果以電話或傳真（書面）通
知香港總部／辦事處／銷售部，由相關(guān)部門確認(rèn)經(jīng)修訂的訂單生效。
5.3.2 已經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單，在具體執(zhí)行過(guò)程中如客戶要求取消，香港總部／辦
事處／銷售部須向服務(wù)部查核該訂單已執(zhí)行情況，然后以傳真或書面通知服
務(wù)部，服務(wù)部列明執(zhí)行情況后報(bào)廠長(zhǎng)（或其委托授權(quán)人）審核批準(zhǔn)，并將批
核結(jié)果以傳真或書面通知香港總部／辦事處／銷售部。
5.3.3 由于本公司的經(jīng)營(yíng)、原料供應(yīng)、生產(chǎn)安排、運(yùn)輸交付等原因而要對(duì)已確認(rèn)
的訂單作出修訂時(shí)，服務(wù)部根據(jù)各有關(guān)部門的書面資料對(duì)訂單做再次評(píng)審，

然后把再次評(píng)審結(jié)果以傳真（書面）通知香港總部／辦事處／銷售部，由香
港總部／辦事處／銷售部與客戶辦理修訂協(xié)議，并將該協(xié)議以傳真（書面）
通知服務(wù)部作為通過(guò)訂單修訂。
5.4 訂單的實(shí)施
5.4.1 服務(wù)部計(jì)劃調(diào)度員根據(jù)已確認(rèn)訂單的產(chǎn)品需貨量，合理編制“需貨計(jì)劃表”
交生產(chǎn)部編制“生產(chǎn)計(jì)劃”。
5.4.2 服務(wù)部計(jì)劃調(diào)度員按訂單的要求安排相關(guān)的執(zhí)行工作，并將出貨情況詳細(xì)
記錄存檔；每天須根據(jù)生產(chǎn)部提供的“生產(chǎn)進(jìn)程表”，對(duì)執(zhí)行中的訂單進(jìn)行進(jìn)
度跟蹤。
5.4.3 經(jīng)過(guò)確認(rèn)的訂單，由于客戶原因拖延或未能按時(shí)執(zhí)行，服務(wù)部定期統(tǒng)計(jì)后
填寫“訂單執(zhí)行異常表”交香港總部／辦事處／銷售部，由相關(guān)部門跟進(jìn)后
將處理結(jié)果書面回復(fù)服務(wù)部；如香港總部／辦事處／銷售部要求取消的訂單，
按4.3.2條款執(zhí)行，其余的將回復(fù)的處理結(jié)果附于訂單后面。
5.4.4 服務(wù)部每半年（或按需要）根據(jù)過(guò)去一年的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，制定需常備產(chǎn)
品的合理庫(kù)存數(shù)量，然后根據(jù)該數(shù)據(jù)做產(chǎn)品補(bǔ)倉(cāng)計(jì)劃。
5.4.5 零售（現(xiàn)銷）在實(shí)施售貨時(shí)按《零售組工作守則》執(zhí)行。
5.5 訂單的管理
5.5.1 服務(wù)部根據(jù)不同漆種的訂單，按漆類分“執(zhí)行中”和“已完成”順號(hào)分別
歸檔存放。
5.5.2 訂單、訂單評(píng)審表、訂單修訂等各種質(zhì)量記錄的管理，參照《質(zhì)量記錄的
控制程序》和《銷售訂單和顧客檔案管理規(guī)定》的要求執(zhí)行。
6 支持文件
6.1《質(zhì)量體系文件管理程序》
6.2《銷售訂單和顧客檔案管理規(guī)定》
6.3《常規(guī)產(chǎn)品更改程序》
6.4《零售組工作守則》
6.5《銷售部合同管理規(guī)定》
7 質(zhì)量記錄
7.1 訂單評(píng)審表。
7.2 訂單。
7.3 訂單出貨登記表。
7.4 訂單修改記錄。
7.5 訂單執(zhí)行異常表。
7.6 生產(chǎn)進(jìn)程表。
8 附件
8.1訂單確認(rèn)程序流程圖



訂單確認(rèn)程序流程圖

訂 單
（香港總部/辦事處/銷售部）
確
認(rèn)
回 服務(wù)部
復(fù)
評(píng)審確認(rèn) 評(píng)審不予確認(rèn)

香港總部/辦事處/銷售部
確 跟進(jìn)回復(fù)
認(rèn)
回 服務(wù)部
開始執(zhí)行 復(fù)
再評(píng)審確認(rèn) 再評(píng)審不予確認(rèn)





訂單確認(rèn)程序