0309檔案管理(doc)
集團公司管理標準 QG／ZT0309-1997 綜合檔案管理標準 1997-05-29發(fā)布 1997-07-01實施 集團公司發(fā)布 公 司 管 理 標 準 綜合檔案管理標準 QG／ZT0309—1997 1 主題內容和適用范圍 本標準規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的歸檔，檔案的保密，檔案的利 用，檔案的鑒定與銷毀，庫房與檔案，圖樣的更改、補充。檔案圖書借閱。檔案的統(tǒng)計 工作等管理辦法。 本標準適用于本集團公司各部門和所屬各公司（廠）的檔案管理。 2 引用政策規(guī)定 《中華人民共和國檔案法》 3 綜合檔案管理原則與管理體制 3.1綜合檔案管理涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、工程等各部門、各公司(廠)，歸集團公司總裁 分工領導，由集團公司辦公室歸口管理，并列入企業(yè)領導議事日程，作為考核企業(yè)有關 領導人政績的一部份。 3.2集團公司檔案工作,實行統(tǒng)一領導,分級管理原則,集團公司設綜合檔案室，配備專職 檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負責監(jiān)督、指導、統(tǒng)籌、協(xié)調、 組織、管理集團公司各部門、各公司（廠）檔案、資料工作。各部門、各公司（廠）， 由負責人指定配備專、兼職檔案員，負責檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。 4 綜合檔案的歸檔管理 歸檔范圍 產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件、原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過 程和生產(chǎn)調度工作過程中形成的各種文件材料等。 經(jīng)營銷售方面：有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料 、市場經(jīng)濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。 設備儀器方面：有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝，調試和驗收過程中的技 術性，憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄、設備改進、改裝和報廢的文件材 料等。 集團公司1997-05-29批準 1997-07-01實施 QG／ZT0309—1997 技術管理方面：有質量管理，技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情 報等所形成的各種文件材料。 科技研究方面：有科技研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果獎勵，推廣應用等各階段 工作形成的計劃、紀錄、報告及技術性往來文件資料等。 物資供應方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓存保管、供應和工具管理中形成的各種 文件材料。 人事勞資方面：有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、安全生產(chǎn)、勞動保護等工作中 形成的各種文件材料。教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓、人事的文件材料 等。 財務管理方面（包括計劃、財會、統(tǒng)計）：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文 件等。 工程建設方面：有工程依報性，基礎性的文件材料、工程設計、施工、驗收等文件材料 。 聲像實物方面：有產(chǎn)品、科研、設備、基建項目：市以上領導開臨檢查指導工作等重大 活動、集團公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗、獎 狀、獎杯、獎章、證書、獎品、贈品等材料。 綜合、后勤方面：辦公及生活用品、用房、保衛(wèi)治安、通訊設備、環(huán)境綠化等過程中所 成的文件材料。 黨、工、團、婦方面：在各項工作中形成的文件材料。 2. 歸檔時間 1 凡生產(chǎn)、經(jīng)營、設備、技術、計劃統(tǒng)計、物資、勞動工資、人事保衛(wèi)、教育培訓、行政 等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司（廠），兼職檔案保管負責收集整理立 卷，經(jīng)部門，公司（廠）負責人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。 2 科研、工程建設，在工程或項目通過鑒定投產(chǎn)后，三個月內由部門指定專人負責，將檔 案材料整理立卷，由工程或項目負責人審定后，向綜合檔案歸檔。 3 聲像實物在各項活動后，由有關部門整理好隨時歸檔。 4 財務檔案，要在第二年第二季度前，由財務部門負責立卷，裝訂成冊， 統(tǒng)好案卷目錄，由財會部門保管一年后，由立卷人寫好說明，再由部門負責人 QG／ZT0309—1997 審定后，向綜合檔案室歸檔。 3. 文件材料歸檔要求。 1 歸檔的文件材料必須完整、準確、齊全、字跡端，嚴禁用園珠筆、鉛筆，要用墨水書寫 ，傳真件必須做到及時復印，層次分明，符合其形成規(guī)律。 2 歸檔的底面按QG／ZT35EP050094圖樣及技術文件完整性審查簽字程序執(zhí)行。 3 在歸檔文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉及文 件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別立在一起。文電應合一立卷。 4 不同年度的文件一般得歸入同一卷內，但跨年度的請示與批復，歸入復文的年度內立卷 ，沒有復文的，歸入請示的年度內立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷?？缒?度的總結放在針對的最后一年立卷。跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。非訴訟 案件放在結案年立卷。其它文件材料立卷，按有關規(guī)定執(zhí)行。 5 歸檔時，各部門、各公司（廠），應由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經(jīng) 綜合檔案室專職檔案人員驗收簽章后，雙方各執(zhí)一份，另一份作檢索用。 6 產(chǎn)品試制定型，科研成果鑒定，基建工程竣工驗收，必須由檔案部門參加。歸檔文件材 料完整、準確、統(tǒng)一。 5 庫房與檔案管理 1 非檔案管理人員不得擅自進入庫房。需要進入時，必須由檔案管理人員陪同下方可進入 ， 2 庫內資料、柜架、設備必須擺放整齊、排列科學、不得在庫內抽煙、飲食、喧嘩及發(fā)生 其他違反管理規(guī)定的行為。 3 庫內應保持整潔、空氣流通、光線充足、溫 濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生、在場地許可的情況下，盡量做到辦公室、查閱室分開。 4 庫房保持做好七防（防水、防盜、防光、防潮、防蛀、防有害生物、防污染）。 5 定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時匯報并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全 。 QG／ZT0309—1997 6 要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要 及時進入修補和復制，以延長檔案使用期。 7 堅持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確、做到查閱調卷迅速，歸卷上架及時，確保卷 本完整。 6 檔案的保密制度 1 凡國家正式批準或集團公司主管副經(jīng)理以上領導劃定的各項密級文件檔案。凡集團公司 經(jīng)營重大決策，重要科研成果、工程建設，產(chǎn)品的工藝、底圖、財務、人事、合同、 協(xié)議書中提出保密的部份，均屬密級檔案范圍。 2 凡查閱密級的檔案，須經(jīng)集團公司主管副經(jīng)理以上領導批準后，限在檔案室內查閱、不 得復印或摘抄。 3 由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位 及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴肅處理。 4 檔案人員要嚴格執(zhí)行保密紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續(xù)，并不得隨 便談論檔案中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重、予以處理。 7 檔案的利用管理。 1 檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質量、降低物資消耗和增 加經(jīng)濟效益等方面。 2 編制和交流檔案資料目錄，在內部逐步實行擴大開架范圍。 3 對檔案資料進行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品科研成果，基建工程簡介，文摘和 數(shù)據(jù)手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內外同行生產(chǎn)情況介紹等。 4 檔案開發(fā)利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密管規(guī)定。 5 檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應編制必須的檢索工具（目錄、索引、卡 片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調卷迅速準確。 8 檔案的鑒定與銷毀管理 8.1各種文件歸檔,按《檔案法》規(guī)定與實際利用價值,編制檔案保管期限表,檔案期限分永 久、長期、短期三種，由集團公司主管副經(jīng)理、專業(yè)技術人員和檔案人員等相關人員參 加的鑒定小組確定。 QG／ZT0309—1997 8.2對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經(jīng)鑒定小組通 過，由集團公司主管副經(jīng)理批準，方可進行。并應報請保衛(wèi)部門人員參加監(jiān)毀。 9 圖樣的更改，補充管理 1 更改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”，應在更改處在“更改標記”。 2 更改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，并且注明新 代替的原圖圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。 3 整個保和單位內圖樣作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明保管單位編 號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。 10 檔案圖書借閱管理 1 綜合檔案是本集團公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是今后生產(chǎn) 經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)，是科技和設計工作的必要條件，所以企業(yè)員工不得擅自查閱。 2 凡本集團公司人員，因工作需要，經(jīng)集團公司副總經(jīng)理以上批準，并辦理登記手續(xù)，均 可向綜合檔案室查閱。 3 查閱檔案只限室內查閱、查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉借、攜帶外出、 如有違反、檔案管理員有權停止使用，情節(jié)嚴重者，報請主管領導，嚴肅處理。 4 歸還檔案時需經(jīng)檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。 5 查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經(jīng)檔案主管部門批準，一般限三天內交還， 如需延期，要辦理延期手續(xù)。 6 借閱圖書時，應辦理借閱手續(xù)，當面清點，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業(yè)人員 借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補辦手續(xù)者，一律停止借閱。 11 檔案統(tǒng)計工作管理 建立健全現(xiàn)有庫藏檔案概況：檔案資料開發(fā)利用概況。圖樣和技術文件更改情況。各種 圖樣、文件資料復制情況。上級檔案業(yè)務普查與年報。檔案管理“五率”（歸檔率、完整 率、準確率、查準率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計工作。 QG／ZT0309—1997 2 建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數(shù)量，檔案利用人次 ，利用效果登記，各型號圖樣曬發(fā)單，圖樣技術文件更改等原始記錄，確保專業(yè)統(tǒng)計 數(shù)據(jù)準確、可靠。 3 檔案管理人員，應不斷加強業(yè)務學習，明確檔案統(tǒng)計范圍與區(qū)劃，如實填寫登記，完善 統(tǒng)計匯總，確保統(tǒng)計質量。 12 檢查與考核 1 本標準由集團公司行政辦公室歸口管理，每年進行一次全面檢查貫徹執(zhí)行情況，并將檢 查結果寫成總結，除報有關部門外，反饋給企管辦。 2 本標準的執(zhí)行情況，結合檢查考核有關部門，有關人員的部門工作標準及個人工作標準 一并檢查考核。 附加說明： 本標準由集團公司企管辦提出。 本標準由集團公司企管辦歸口管理。
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