05對時間的分析(doc)
第5講 對時間的分析 【本講重點(diǎn)】 分析時間的重要性 時間分析方法 【忠告】 (我們都有相同的時間，時間稍縱即逝，失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在 于我們利用它做什么事。 (我們只有176個小時來完成每個月的目標(biāo)，只有2112個小時來完成每年的目標(biāo)，只要 時間一流逝，我們就一無所獲。 (讓某個人損失了時間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時間就等于是抵押 了你的未來。 (時間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。 分析時間的重要性 多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有休息時間，簡直就是“忙碌”二 字的化身。 由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。 有沒有方法提高時間的利用率，有盡可能多的時間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng) 理之所以忙亂的原因。 無計(jì)劃或計(jì)劃不周 由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對于他們沒有作用。 總認(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時間管理的前提，沒有計(jì)劃，也就 談不上有效的時間管理。 工作無主次 工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會影響到其他人，因 而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不 必親力親為。對于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個時限。不要讓不重要 的事情影響到整個部門、團(tuán)隊(duì)的工作。 有很多人按照先后順序來安排工作，這種方法的本身就沒有主次之分，弊病是在次要 工作上浪費(fèi)很多時間，因?yàn)闀r間是有限的，必然用在重要工作上的時間就要相對減少。 這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。 不對下屬授權(quán) 職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者，管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)，通過下屬去實(shí)現(xiàn)目 標(biāo)。不向下屬授權(quán)，很多工作都得由自己去完成?？傉J(rèn)為這個工作下屬做不了，那個工 作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無事可做。這種情況實(shí)際上是你在替下 屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工作反而沒有時間去完成，原因就在于把時間用 錯了地方，用在根本不需要親自去做的事情上。自己忙得不可開交，結(jié)果不但家人報(bào)怨 ，上司和下屬也不覺得你好。上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可他的工作能 力?？傊?，不向下授權(quán)往往會吃力不討好。 溝通不善 前面說過，企業(yè)70%的問題是溝通障礙引起的。關(guān)于溝通障礙引起的時間浪費(fèi)主要體 現(xiàn)在兩個方面： 1.時間用于處理溝通不善帶來的惡果 例如，某員工對公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是， 這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個人看法在眾多員工 和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響。作為上司，必須花時間去處理由此帶來的負(fù) 面效應(yīng)。如果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就不需要花費(fèi)時間去處理私下議論帶來的負(fù) 面影響了。 2.無效溝通 花了很多時間，卻沒有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時間沒有效率。 很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時間與下屬進(jìn)行溝通。問題不是有沒有溝通，而是溝 通的效果如何。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒有了效果，我們 稱之為“溝而不通”。 不良習(xí)慣 有的人把大量時間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。例如，喜歡在電話里聊天；在桌面上堆放一大 堆材料，用的時候就得花時間去找；有些人屬心血來潮型的，想到哪里，做到哪里；有 些人對辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時段的工 作效率不高。對于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時間。 如果是普通員工，不良習(xí)慣只會影響一個人。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流，不 良習(xí)慣就會影響到很多人，甚至影響部門的工作。 【事例】 人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都 忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動： 8: 30上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。 10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。 10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請示匯報(bào)工作，一直到11:00。 11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。 吃過午飯，看了一會報(bào)紙，聊了一會天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃 報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。 14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他 的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理 自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個小時。 16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個下屬又進(jìn)來請示工作，順便聊了一會私事 和公司最近的傳聞。 4：30召集下屬開會，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒 有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到5:00。 已經(jīng)沒有時間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班 了。 仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？ (電話干擾——對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。 (會議安排沒有計(jì)劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實(shí)行有效控制。 (上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。 (喜歡下屬事事請示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時間。 (對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。 (事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。 (工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。 (沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。 (不會說“不”，對隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時間。 (樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。 【忠告】 浪費(fèi)時間的根本原因還在于自己！ 【自檢】 分析一下自己的工作時間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對時間是如何 控制的？ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 時間分析方法 時間價(jià)值的計(jì)算 你的時間（單位可以是小時，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時間價(jià)值的計(jì)算，可以幫 助你理解時間意味著什么？ 1.計(jì)算方法 （1）成本價(jià)值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時間之比。每周工作五天 ，每年就是242個工作日，合1694小時。 表5-1 成本價(jià)值計(jì)算 |年薪 |每天的價(jià)值 |每小時的價(jià)值|每分鐘的價(jià) | |（元） |（元） |（元） |值 | | | | |（元） | |15000 |62.0 |8.86 |0.15 | |25000 |103.3 |14.76 |0.25 | |35000 |144.6 |20.7 |0.34 | |45000 |186.0 |26.6 |0.44 | |55000 |227.3 |32.5 |0.54 | |65000 |268.6 |38.4 |0.64 | |75000 |309.9 |44.3 |0.74 | |85000 |351.2 |50.2 |0.84 | |100000 |413.2 |59.0 |0.98 | （2）收入價(jià)值法。即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤額）與工作時間之比。 表5-2 收入價(jià)值計(jì)算 |銷售額 |每天的價(jià)值|每小時的價(jià) |每分鐘的價(jià) | | |（萬元 |（萬元） |值 |值 | | |） | |（萬元） |（萬元） | | | | | | | | |10000 |4.13 |0.59 |0.0098 | | |5000 |20.66 |2.95 |0.049 | | |10000 |41.3 |5.9 |0.098 | | |20000 |82.6 |11.8 |0.2 | | |50000 |206.6 |29.5 |0.49 | | 2.時間價(jià)值計(jì)算法的啟示 （1）每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價(jià)值 時間就是金錢，浪費(fèi)時間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費(fèi)的時間，無論如何 也彌補(bǔ)不了。 （2）錢是一分一分掙來的 錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因 ）1—2小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。 （3）浪費(fèi)時間等于浪費(fèi)金錢 用上面的兩種方法計(jì)算一下時間價(jià)值，并牢牢記?。豪速M(fèi)了多少時間時，就是浪費(fèi)了 多少錢。 （4）時間需要規(guī)劃 規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。 時間支配能力分析 請回答下列問題，測試一下你對時間的支配能力。 請問答“是”或“否”。 （1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？ （2）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？ （3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？ （4）你是否能避免各種浪費(fèi)時間與精力的“瑣事”？ （5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？ （6）你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？ （7）你只歡迎那些實(shí)在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？ （8）你除非萬不得已才召開會議嗎？ （9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？ （10）你收到函件后是否閱后立即處理？ （11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？ （12）你閱讀報(bào)刊雜志時是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？ （13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？ （14）你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？ （15）你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？ （16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？ （17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？ （18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？ （19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時，你是否請教專家協(xié)助，而 不是單槍匹馬地蠻干？ （20）你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會見未約來訪者？ 回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。 如果得80- 100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。 如果得60- 80分，表明你基本上能夠有效支配時間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測試結(jié)果對照 檢查。 如果得30- 60分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個方 面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決 心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。 如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高?益。 工作緊急性分析 1.目的 分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。 2.工具 運(yùn)用《工作緊急性分析表》。 表5-3 工作緊急性分析表 姓名： 日期：年 月 日 |緊急性 |非常緊急|緊急(短時間|不很緊急(|不緊急(無| |工作事項(xiàng) |(馬上要 |內(nèi) |可從長計(jì) |時間要求)| | |做) |要做) |議) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |頻次 | | | | | |時間 | | | | | 在緊急性的四格中選擇“(”即可 3.程序 （1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做（ 一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。 （2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。 （3）統(tǒng)計(jì)“時間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時間。 4.工作緊急性分析法的啟...
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