21提供給住戶的文件控制(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP 6.4 提供給住戶的文件控制 頁 碼: 1/2 1.目的: 對提供給住戶及住戶管理機(jī)構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實(shí)施控制。 2.適用范圍: 適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。 3.引用文件: 3.1質(zhì)量手冊第4.5章 3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章 4.職責(zé): 4.1日常管理業(yè)務(wù)中需要提供給住戶的文件由各相關(guān)部門制訂。 4.2新的物業(yè)項(xiàng)目入住時(shí)的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)制訂 。 4.3管理者副代表負(fù)責(zé)對住戶提供文件進(jìn)行規(guī)范性審查。 4.4管理者代表負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的審批。 4.5綜合辦公室負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的發(fā)放工作。 5.工作程序: 5.1提供給住戶的文件的制訂: 5.1.1各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出文件時(shí),主要是指維修、管理需要住 戶配合時(shí);制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時(shí);需要召開產(chǎn)權(quán)人會議時(shí);需向住戶發(fā) 出臨時(shí)通知時(shí),各相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草。 5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應(yīng)對上年物業(yè)管理費(fèi)用的收支 作出總結(jié),并制訂本年的管理工作計(jì)劃。 5.1.3新承接的物業(yè)項(xiàng)目,總經(jīng)理應(yīng)指定項(xiàng)目小組或特定人員在住戶入住前應(yīng)準(zhǔn)備住戶公 約及其它管理文件。詳見EJ-QP3.2《物業(yè)的入住管理》。 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP 6.4 提供給住戶的文件控制 頁 碼: 2/2 5.2提供給住戶文件的審批和標(biāo)識: 5.2.1各相關(guān)部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進(jìn)行審查、 批準(zhǔn)。 5.2.2文件審批后由綜合辦公室進(jìn)行打印、標(biāo)識,并登記在《文件/資料一覽表》上。 5.3提供給住戶的文件的發(fā)放: 5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關(guān)部門加蓋部門印章之后進(jìn)行發(fā)放。 5.3.2會議通知、整改通知、收費(fèi)通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通 過張貼方式通知住戶。 5.3.3管理工作報(bào)告或費(fèi)用收支情況等應(yīng)提供給全體住戶及其代表機(jī)構(gòu),可在開會時(shí)在小 區(qū)宣傳欄公布。 5.4文件更改: 5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時(shí),必須經(jīng)原審批人復(fù)審,發(fā)放給住戶時(shí)需要聲明舊文件 作廢。 6.支持性文件與質(zhì)量記錄: 6.1《文件/資料一覽表》 EJ-QR-QP6.4-01
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