23物業(yè)的入住管理(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁 碼: 1/3 1.目的： 使管理人員明確住戶入住的工作步驟，準確無誤地辦理手續(xù)，確保住戶及時順利有序地 入住。 2.適用范圍： 適用于經營管理部辦理住戶入住手續(xù)（包括產權人或單位變 更的入住）。 3.引用文件： 3.1質量手冊第4.8、4.9、4.10章 3.2 ISO9002第4.8、4.9、4.10章 4.職責： 4.1經營管理部主任根據工程維修部對房屋接管驗收情況安排入住工作。 4.2物業(yè)管理員準備各種文件資料為住戶辦理進住手續(xù)。 4.3收費員根據工作內容準備各種收費文件向住戶收取物業(yè)管理費用。 4.4看房員根據工作內容準備每套房鑰匙。 5.工作程序： 5.1入住前工作： 5.1.1經營管理部主任接到副總經理的可辦理入住通知后，召集本部工作人員與工程維修 部召開聯合會議，了解房屋現狀，包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內容詳見 《整改通知書》，并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。 5. 1.2經營管理部主任與物業(yè)管理員到開發(fā)營銷部門了解房屋產權歸屬，并索要《房屋分配 單》樣票。 5.1.3經營管理部主任帶領本部門人員到入住現場考察。確認管理用房，熟悉棟號。 5.1.4經營管理部主任，根據了解的情況，安排本部門工作人員,各工作人員準備入住手 續(xù)所用的各類資料、表格。 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁 碼: 2/3 5.1.5在綜合辦公室配合下，布置管理用房，張貼辦公指引標識及歡迎住戶入住等標語。 5.1.6零星入住的住戶由經營管理部看房員負責接待。 5.2入住手續(xù)： 5.2.1住戶持《房屋分配單》來辦理手續(xù)時，物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購房合 同正本、購房結算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購房合同上的房 屋面積、房號是否一致。通過購房結算清單檢查房屋設施費用是否交清,確認后將購房合 同正本退還住戶。 5.2.2確認上述程序后，物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進行登記，向住戶發(fā)放《住 戶須知》，當場請住戶填寫《住戶登記表》，并檢查填寫內容與身份證、戶口本是否一致。 5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領住戶對房屋設施狀況、設備、數量 進行清點，對鑰匙逐一試用，并檢查熱水、冷水、電表、燃氣表底數，一并填入《房屋設 備明細表》。 5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時，收費員將住戶姓名、房號、面積請綜合辦公室人員輸入電 腦，打印出《物業(yè)管理委托服務收費表》，并核對表上金額;物業(yè)管理員填寫《物業(yè)管理委 托合同》。 5.2.5住戶完成5.2.3程序后，收費員向住戶收取費用，并開具票據，再將收費表蓋章后 移交物業(yè)管理員。 5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購房結算清單》、《住戶登記表》、《房屋設備明細 表》、《物業(yè)管理委托服務收費表》，核實無誤后，與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。 5.2.7合同簽定后，物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數交與住戶，并請住戶在《房屋 設備明細表》上簽字。 5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情 況，接洽裝修之事。 5.2.9完成上述程序后，物業(yè)管理員及時將住戶資料建檔歸案，并綜 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: １ EJ-QP 3.1 物業(yè)的入住管理 頁 碼: 3/3 合辦公室輸入電腦?！段飿I(yè)管理委托合同》一份存在經營管理部,另一份由收費員與所收費 用一起交予財務部。 5.3房屋產權單位（人）更改（買賣）后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋 分配單》應調整為《產權證書》。 5. 4對于在ISO9002質量保證體系運行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應保留其原有的文件。 5.5在執(zhí)行本程序全過程中,工作人員言行應執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服 務規(guī)范行為》。 5.6在ISO9002質量保證體系運行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運行后簽定 的合同名稱為《物業(yè)管理委托合同》。 6.支持性文件與質量記錄: 6.1《住戶登記表》 EJ-QR-QP3.1-01 6.2《房屋分配單登記表》 EJ-QR-QP3.1-02 6.3《房屋設備明細表》 EJ-QR-QP3.1-03 6.4《物業(yè)管理委托服務收費表》 EJ-QR-QP4.13-03 6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》 EJ-WI-QP8.1-01` 6. 6《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 EJ-WI-QP8.1-02 6.7《整改通知書》 EJ-QR-QP4.9-05 6. 8《住戶須知》 6.9《物業(yè)管理委托合同》
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