××傳真機有限公司信息系統(tǒng)分析報告
上海理光傳真機有限公司 信息系統(tǒng)分析報告 策劃設(shè)計：專家組 上海三元企業(yè)管理有限公司 2001年12月20日 目 錄 第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析 1 一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 1 二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析 3 應(yīng)用情況 4 存在問題 5 三、銷售系統(tǒng)分析 9 應(yīng)用現(xiàn)狀 9 存在問題 10 四、財務(wù)系統(tǒng)分析 12 應(yīng)用現(xiàn)狀 12 存在問題 13 五、NOTES辦公系統(tǒng)分析 16 應(yīng)用現(xiàn)狀 16 存在問題 16 第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析 18 一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析） 18 二、企業(yè)缺乏一個比較前瞻性的戰(zhàn)略，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確 18 三、子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)信息共享 22 四、缺少一個統(tǒng)一負責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺 乏總體協(xié)調(diào) 23 第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對策建議 26 一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標(biāo) 26 二、信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)分析 27 （一）信息系統(tǒng)愿景 27 （二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu) 30 （三）訂單獲取與完成流程 31 （四）制造與物料流程應(yīng)用系統(tǒng) 33 （五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程 35 （六）售后服務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng) 36 (七)財務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng) 37 （八）人力資源流程應(yīng)用系統(tǒng) 38 三、信息系統(tǒng)實施方案的簡單建議 39 四、關(guān)于WEB應(yīng)用的建議 41 五、關(guān)于成立信息中心的建議 42 附錄…………………………………………………………………………………………….46 第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析 一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 　從信息技術(shù)基礎(chǔ)框架角度而言，上海理光目前擁有終端200多臺，服務(wù)器4臺，包括一 臺AS400的服務(wù)器，配置良好。在金橋的辦公大樓已經(jīng)形成了一套較好的網(wǎng)絡(luò)體系，有D DN專線與外高橋PCB部門連接，與日本的信息傳播使用的是日本理光的衛(wèi)星專線系統(tǒng)，可 以直接連接到日本理光的R- WAN系統(tǒng)，與日本理光世界各地的公司共享數(shù)據(jù)和信息。從平均水平上看，上海理光的硬 件環(huán)境與一般企業(yè)相比處在中上水平，即便在上海同類的IT行業(yè)也能處在中等水平。 從上海理光的信息系統(tǒng)應(yīng)用分析，目前主要包括用于生產(chǎn)本部的EDP系統(tǒng)、經(jīng)理課的 金蝶財務(wù)系統(tǒng)、經(jīng)營部的一套小型的用友經(jīng)營軟件以及部分科室使用的比較多的“Notes 　辦公系統(tǒng)”。具體分管部門職能如下： 本報告的目的是希望通過對上海理光目前信息系統(tǒng)的分析，找出具體原因，并提出 相應(yīng)的對策建議。下面分別就每個系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行詳細的描述： 二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析 EDP系統(tǒng)涉及到的部門主要包括生產(chǎn)管理課、資材課、進出口課、經(jīng)理課、配膳課、 部品檢查課、部品管理課。負責(zé)EDP系統(tǒng)日常維護工作和管理工作的有4個人，對EDP系統(tǒng) 的應(yīng)用與技術(shù)比較熟悉，可以針對業(yè)務(wù)的需求對EDP系統(tǒng)進行一定的擴展和開發(fā)。 目前EDP主要的應(yīng)用范圍如下： o 生產(chǎn)管理課：部品基準(zhǔn)情報維護，BOM的編制，生產(chǎn)體制與生產(chǎn)計劃維護，組付實績 輸入，數(shù)據(jù)查詢等。 o 資材課：供應(yīng)商情報維護，單價等訂貨參數(shù)維護，訂單的自動發(fā)行，手工訂單的發(fā) 行、變更，緊急部品情報查詢，交貨期延遲情況查詢等。 o 進出口課：進口部件手冊輸入，出口清單輸入，各類核銷假報表輸出，關(guān)聯(lián)情報查 詢等。 o 經(jīng)理課：每日部品在庫清單，每月部品收發(fā)存情報，每月部品購損情報、每月生產(chǎn) 實績情報等。 o 部品檢查科：檢查結(jié)果報告的輸入，進貨預(yù)定情況查詢，檢查區(qū)部品情況查詢等。 o 部品管理課：入庫實績報告的輸入，自動發(fā)行出庫票，出庫實績報告的輸入，殘返 票自動打印，雜入雜出票據(jù)的輸入，各類情報查詢；收貨實績報告的輸入，AIS自 動、注殘查詢等。 應(yīng)用情況 總的來說，EDP系統(tǒng)是上海理光當(dāng)前生產(chǎn)運營不可或缺的一部分，在生產(chǎn)協(xié)調(diào)中起著 非常重要的作用。從EDP的現(xiàn)行能力角度分析，目前的應(yīng)用情況如下： o EDP系統(tǒng)是日本理光集團采用的統(tǒng)一的計算機生產(chǎn)輔助系統(tǒng)，上海理光與日本方的技 術(shù)交流和溝通一定程度上也依賴于EDP。 o EDP與同類產(chǎn)品相比在部品管理方面的效果比較明顯，比較適合上海理光目前的生產(chǎn) 方式。 o EDP系統(tǒng)本身是一套比較簡單、易維護的系統(tǒng)，對服務(wù)器、PC機等硬件的要求不是很 高，對維護人員的要求也不是很高。而且上海理光在EDP方面的應(yīng)用經(jīng)驗時間比較 長，解決問題的能力也比較強。 o EDP可以在目前的生產(chǎn)模式下比較好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)本部的信息交換，滿足基本的信息需 求和信息控制。EDP系統(tǒng)經(jīng)過了EDP管理部門的一系列開發(fā)和功能補充后，已經(jīng)與 現(xiàn)有的生產(chǎn)流程互相適應(yīng)，日常運行基本正常。 o 通過EDP積累的生產(chǎn)性基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相對比較全，在經(jīng)過一定的處理后，能打印出一些相 關(guān)的報表、清單提供給需求的部門或主管，如經(jīng)理課，但不能進行系統(tǒng)之間直接 的數(shù)據(jù)交換。也可以在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)挖掘提煉出一 些綜合性的數(shù)據(jù)，提供給上層領(lǐng)導(dǎo)輔助決策。 存在問題 盡管從目前來看，EDP能夠基本滿足當(dāng)前的生產(chǎn)管理的要求，但就目前而言該系統(tǒng)也 還存在許多問題： 1) EDP系統(tǒng)的目的主要是針對部品物流過程，而不是向經(jīng)營層提供產(chǎn)品成本、在庫、品 質(zhì)等經(jīng)營信息，這就造成了經(jīng)營層很難及時地了解生產(chǎn)方面的信息，更不用說通 過信息對企業(yè)的運營進行管理和控制了。 2) 目前上海理光的EDP系統(tǒng)的功能不及深圳理光EDP功能的1/3，其它模塊如，產(chǎn)品計劃 、BOM、物料管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、產(chǎn)品管理、銷售與分發(fā)管理等都沒有實 現(xiàn)，整個系統(tǒng)的整合水平如與財務(wù)、設(shè)計系統(tǒng)的連接等也遠不及深圳理光。對比 先進的制造系統(tǒng)如Oracle公司的產(chǎn)品，還缺少物料管理、粗能力計劃、能力計劃 、車間作業(yè)管理、成本管理等模塊。從上海理光的業(yè)務(wù)角度出發(fā)，至少還需要成 本管理、銷售與分發(fā)管理、能力計劃、質(zhì)量管理等模塊。所以很多流程仍需要人 工協(xié)調(diào)，且目前還沒有實現(xiàn)與日本理光管理系統(tǒng)的直接連接。 3) EDP系統(tǒng)從計算機技術(shù)而言，采用了簡單的工作站/服務(wù)器的二層結(jié)構(gòu)，而不是把數(shù) 據(jù)庫另列為一層的三層結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開放性等問題。 比如說在運行過程中，有時會出現(xiàn)EDP系統(tǒng)的流程與當(dāng)前業(yè)務(wù)流程相沖突的情況， 需要人工干預(yù)，而這種干預(yù)只能是直接對數(shù)據(jù)庫操作，危害到數(shù)據(jù)的安全。更不 用說有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫時系統(tǒng)的安全性問題。EDP的軟件結(jié)構(gòu)框架決定了安全性 的問題無法通過EDP本身來解決。 4) 同時由于EDP的界面是與DOS類似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面， 信息的可讀性非常差，且不支持日文版。一般的員工需要經(jīng)過較長時間才能適應(yīng) ，也引起培訓(xùn)成本以及因員工流失而引起的成本的增加。 5) EDP系統(tǒng)的靈活性較差，在很多流程規(guī)則上與現(xiàn)有的先進的生產(chǎn)流程完全不兼容?，F(xiàn) 在上海理光靠著“打補丁”修修補補的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長期看，除 非企業(yè)想維持這種生產(chǎn)方式，否則EDP是堅持不了多長時間的。 6) EDP系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置與文檔問題。EDP系統(tǒng)的權(quán)限管理應(yīng)該規(guī)范起來，如負責(zé)輸 入部品數(shù)量的人就不應(yīng)該讓他負責(zé)貨物的盤點。同時EDP系統(tǒng)的每次修改和開發(fā)都 應(yīng)該有文檔的記錄，否則后來的人很難對系統(tǒng)有全面的了解。 上海理光已經(jīng)充分認識到了EDP目前的缺陷，但對于EDP在企業(yè)戰(zhàn)略角度的缺陷很 少意識到。實際上從長期的戰(zhàn)略角度來看，EDP可能存在的問題就更嚴重了。 A. 隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，EDP系統(tǒng)已經(jīng)調(diào)整了很多次。但目前為止，還有很多規(guī)則被人為 地違反，軟件設(shè)計的科學(xué)性也被破壞，如采購訂單的發(fā)注基本都沒有按EDP系統(tǒng)自動 生成地進行，原因是自動的訂單可能會造成庫存的積壓，這樣整個游戲規(guī)則都被破壞 掉了，其它子系統(tǒng)的功能也受到影響。這些問題隨著時間的積累越來越嚴重，當(dāng)然問 題的最根本原因在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人為的因素。企業(yè)無論采用什么系 統(tǒng)，都會存在這個問題。 B. 上海理光的EDP系統(tǒng)基本只包含了計劃模塊、庫存模塊、采購模塊以及一些相關(guān)的查詢 功能，缺少完整的生產(chǎn)制造系統(tǒng)中應(yīng)有的車間作業(yè)管理、生產(chǎn)能力平衡模塊等。所以 只能勉強支持流水線組裝的生產(chǎn)方式，對于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細 胞式生產(chǎn)方式等復(fù)雜型的制造方式就難以適應(yīng)。如果企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略改變，EDP 就會成為最大的障礙。PCB事業(yè)部目前沒有應(yīng)用計算機系統(tǒng)的主要原因也正于此。一 般完整的制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)模式如下圖所示： C. EDP系統(tǒng)無法與開發(fā)部門、技術(shù)部門的產(chǎn)品構(gòu)成進行直接的數(shù)據(jù)連接。從長期發(fā)展而言 ，如果企業(yè)自我開發(fā)的產(chǎn)品比重加大，目前的設(shè)計部門與生產(chǎn)部門之間的溝通方式很 有可能不適應(yīng)生產(chǎn)和需要。而且一些先進的生產(chǎn)方式如并行工程，F(xiàn)MS等都無法在ED P的基礎(chǔ)上實現(xiàn)，僅僅利用管理而不通過信息技術(shù)來提高工作效率，提高的程度非常 有限。 D. EDP無論經(jīng)過何種處理，都不能達到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由EDP系統(tǒng) 的定位決定的。 E. 上海理光不只是一個生產(chǎn)中心，還包括開發(fā)、銷售等功能，而EDP系統(tǒng)只是生產(chǎn)制造系 統(tǒng)，不是企業(yè)信息系統(tǒng)的全部，即使EDP在生產(chǎn)管理方面做的再好，如果不能與企業(yè) 的其它信息進行整合、不支持企業(yè)的戰(zhàn)略也是不夠完善的，甚至在某種程度上阻礙了 未來企業(yè)信息系統(tǒng)的整合。 三、銷售系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 銷售公司之所以購買銷售系統(tǒng)，最根本的原因是財務(wù)部門無法及時地提供詳細的統(tǒng)計 信息，如日銷售報表、月銷售報表、擔(dān)當(dāng)銷售排行等，只能有市場課人員手工編制，工 作量非常大。購買了用友公司的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件并進行一定的二次開發(fā)后，這部分工作就 由計算機來完成了。 這套系統(tǒng)的功能主要包括銷售計劃的制定、發(fā)貨管理、訂貨管理、開票管理、銷售賬 表、銷售統(tǒng)計與分析、應(yīng)收管理等，目前用到的最主要的是開票管理、計劃的制定和應(yīng) 收管理，統(tǒng)計打印功能是另行開發(fā)的，其它模塊因為業(yè)務(wù)特征的原因基本沒有用起來。 總的來說，銷售系統(tǒng)只是一個統(tǒng)計、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動的功 能， 存在問題 o 只是為了滿足上級部門對相關(guān)報表的需求，沒有起到任何管理功能，更談不上信息 系統(tǒng)對企業(yè)應(yīng)有的戰(zhàn)略意義，只能作為部門內(nèi)部的一個小應(yīng)用軟件，稱不上系統(tǒng) 。真正意義上的銷售系統(tǒng)應(yīng)該能夠處理整個功能鏈從定單處理的詢價到發(fā)貨和貨 單的需要。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺的報價管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷 商信息與業(yè)績管理、銷售訂單管理、客戶退貨管理、客戶資料管理、售后服務(wù)文 檔管理、售后服務(wù)配件管理等，然后與財務(wù)、倉庫等部門一起實現(xiàn)應(yīng)收賬款管理 、銷售成本管理、售后服務(wù)管理、貨物庫存管理等。 o 重復(fù)數(shù)據(jù)輸入情況嚴重。實際上銷售系統(tǒng)目前所做的工作財務(wù)部門都能提供，已經(jīng) 在財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存在相關(guān)的數(shù)據(jù)，但是財務(wù)部門因為本身的業(yè)務(wù)處理引起 效率太低，或者不愿意給銷售部門提供比較瑣碎的報表。所以銷售部門專門設(shè)一 個人負責(zé)輸入財務(wù)已經(jīng)輸入過的發(fā)票信息、應(yīng)收賬款信息，導(dǎo)致重復(fù)輸入，引起 潛在的數(shù)據(jù)不一致。 o 維修中心目前有一個簡易的自我開發(fā)的庫存管理系統(tǒng)，對維修中心的部品倉庫進行 管理。這一部分似乎與企業(yè)的銷售系統(tǒng)沒有任何的相關(guān)關(guān)系，而是直接與財務(wù)打 交道，其中也存在重復(fù)輸入的問題。實際上，售后服務(wù)也是銷售的一部分，客戶 信息、產(chǎn)品信息、質(zhì)量問題都應(yīng)該與銷售部門實現(xiàn)共享，并且與客戶滿意度直接 相關(guān)，應(yīng)該與銷售統(tǒng)一管理。 銷售系統(tǒng)的存在從企業(yè)整體管理的角度來說，是沒有意義的。在當(dāng)前“顧客第一”的市場 競爭下，上海理光可以沒有CRM，可以沒有online服務(wù)，但銷售系統(tǒng)應(yīng)該在經(jīng)銷商管理、 產(chǎn)品信息反饋、客戶管理與服務(wù)等角度來為企業(yè)服務(wù)，所以銷售系統(tǒng)的內(nèi)容、功能和定 位都需要重新制定。 四、財務(wù)系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 財務(wù)系統(tǒng)采用的是金蝶2000（工業(yè)版V6.2），主要用于財務(wù)系統(tǒng)中的憑證管理、賬本 管理、報表管理及固定資產(chǎn)的管理，以及一些簡單財務(wù)指標(biāo)的計算等。目前銷售公司（ SRS）的財務(wù)與上海理光（SRF）的財務(wù)是分開核算的，SRS需要通過一套內(nèi)部的價格核算 體系單獨計算銷售收入、銷售成本等。到月底由經(jīng)理課課長手工合并這兩份報表，作為 上海理光的總財務(wù)報表。 目前SRS財務(wù)專員，因為沒有銷售分析、財務(wù)管理等職能，只需要記記賬、做做報表 ，所以這套系統(tǒng)基本能滿足業(yè)務(wù)的需求。從SRF角度來說，除了手工處理的部分工作外， 其它財務(wù)功能也基本能得以實現(xiàn)，問題的焦點不在于財務(wù)系統(tǒng)本身。 上海理光的財務(wù)人員共計11人，具體功能結(jié)構(gòu)如下： 存在問題 o 金蝶2000版底層用的是簡單access數(shù)據(jù)庫，不具備支持數(shù)據(jù)量大、運算復(fù)雜的功能 。導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定，不適應(yīng)上海理光的財務(wù)規(guī)模等，如開給經(jīng)銷商的增值稅發(fā)票 必須要用另一套系統(tǒng)合計之后，再做成憑證輸入，單張發(fā)票作為單張憑證輸入就 會導(dǎo)致數(shù)據(jù)量過大，導(dǎo)致系統(tǒng)...
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