采購流程管理
采購流程管理 |文件編號： |生效日期： |受控編號： | |NW607103 |2000.3.20 | | |密級：秘密 |版次：Ver1.0 |修改狀態(tài)： | |總頁數(shù) |14 |正文 |6 |附錄 |8 | |編制：李曉銳 |審核：韓冬梅 |批準：孟莉 | 沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 （版權所有，翻版必究） 文件修改控制 |修改記錄編號 |修改 |修改頁碼及條款 |修改人|審核人|批準人|修改日期 | | |狀態(tài) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目錄 1. 目的 2. 適用范圍 3. 術語和縮略語 4. 規(guī)定內(nèi)容 4.1 供方的評定 4.2 采購活動的觸發(fā) 4.3 采購實施 4.4 采購驗收 5. 引用文件 5.1 NW607101《合格供方評定辦法》 5.2 NW607104《采購驗收規(guī)定》 3. NW607105《庫房管理規(guī)定》 6. 質量記錄 6.1 NR607103A“東大阿爾派自用設備申請表” 6.2 NR607103B“設備采購通知單” 6.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單” 6.4 NR607103D“送貨驗收單” 6.5 NR607103E“設備直發(fā)（自采）驗收單” 6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單” 附錄 ：購貨合同 1. 目的 規(guī)范采購流程，明確采購責任，對采購過程進行控制，確保本公司所采購的產(chǎn)品/服務 滿足規(guī)定的要求。 2. 適用范圍 1. 適用于本公司各部門在軟件產(chǎn)品和軟件項目開發(fā)過程中所需要的，且影響軟件開 發(fā)質量的產(chǎn)品/服務（以下簡稱內(nèi)部自用品）的采購。 2. 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產(chǎn)品/服務。 3. 術語和縮略語 1. 直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運費，采購部門按照合同執(zhí)行員申請將設備直接從 供應商處發(fā)給用戶或分支機構。 2. 自采：為縮短交貨周期，當?shù)夭少弮r格合理，并能得到更好的服務，駐外分支 機構在當?shù)剡M行的采購行為。 3. 購貨合同：采購部門就采購內(nèi)容與供方達成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、 采購訂單、及對方提供經(jīng)我方認可的合同。 4. 規(guī)定內(nèi)容 4.1 供方的評定 1. 批準采購的產(chǎn)品/服務應從合格供方采購。采購部門負責按照NW607101《合格供方 評定辦法》對供方進行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供 方。 2. 常用產(chǎn)品采購部門應按照比質比價原則，評定兩家以上合格供方。 3. 為合格供方建立檔案。進行動態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對不合格供方及時通報。 4. 將評定結果及時反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固 的關系。 1. 采購活動的觸發(fā) 1. 總部采購 1. 內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)設備管理部門提交的并經(jīng)主管負責人審批的 “東大阿爾派自用設備申請表”，進行內(nèi)部自用設備的采購； 2. 合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關采購產(chǎn)品/服務的規(guī)定，由合同 執(zhí)行員負責填寫“設備采購通知單”，經(jīng)其部門負責人批準，直接向采購員 申請采購。 2. 自采 對于自用及合同中的設備，駐外分支機構可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合 同執(zhí)行本地采購申請單”，由其組織相關部門進行評審，并將評審結果反饋給 采購部門及申請部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本 地采購申請單”后方可執(zhí)行。 2. 采購實施 4.3.1 采購員根據(jù)已批準的“東大阿爾派自用設備申請表”或“設備采購通知單”進行采 購。 4.3.2 實施采購時，采購部門應與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部 門負責人審查后，由法定代表人或其授權代理人簽字生效。合同金額在10萬元 以上，由公司總經(jīng)理或授權主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬元以下，由采 購部門負責人簽字；不允許未經(jīng)授權及超越權限在合同上簽字。 4.3.3 采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時 ，采購員應及時與供方協(xié)調解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當?shù)拇胧?4.3.4 采購部門接到設備直發(fā)申請后安排發(fā)貨，并將“設備直發(fā)（自采）驗收單”傳真 給用戶及分支機構，然后憑“設備直發(fā)（自采）驗收單”及NR607105C“商品出庫 單”辦理入庫手續(xù)。 4.3.5 采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評審并批準的自采申請后，區(qū)分不同情況付款。 1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報銷付款。 2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應商。 3）金額50000元以上，由采購部門直接與供應商簽訂合同，并直接付款給供應 商。 4.4 采購驗收 4.4.1 采購產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員填寫“送貨驗收單”通知 檢驗員對所購產(chǎn)品進行驗收。 4.4.2 檢驗員按照NW607104《采購驗收規(guī)定》負責采購產(chǎn)品的到貨驗收，并將驗收結論 填寫在“送貨驗收單”上。由庫房管理員負責保存和管理“送貨驗收單”。 4.4.3 驗收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。 4.4.4 驗收不合格的采購產(chǎn)品，檢驗員應將該產(chǎn)品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時將 該產(chǎn)品的“送貨驗收單”交采購員備份。采購員負責按購貨合同中的約定處理。 5. 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗員/采購員故障確認，由采購員負責按購貨合同中的約定處理 ，同時保證產(chǎn)品的及時返回并加以記錄。 6. 直發(fā)（自采）設備驗收由駐外分支機構負責，驗收通過后，將“設備直發(fā)（自采 ）驗收單”提交采購員，由采購員轉交檢驗員簽署處理意見。 5. 引用文件 1. NW607101《合格供方評定辦法》 2. NW607104《采購驗收規(guī)定》 5.3 NW607105《庫房管理規(guī)定》 6. 質量記錄 6.1 NR607103A“東大阿爾派自用設備申請表” 6.2 NR607103B“設備采購通知單” 6.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單” 4. NR607103D“送貨驗收單” 5. NR607103E“設備直發(fā)（自采）驗收單” 6. NR607103F“產(chǎn)品返修單” 附錄：購貨合同 　 東大阿爾派自用設備申請表 記錄編號：NR607103A- |申請部門: |采購期限： |聯(lián)系電話： | |申請|設備名稱 |配置及性能描述 |申請數(shù) |備注 | |采購| | |量 | | |清單| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |用途| | |說明| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |申請人簽字/日期： | |部門| | |負責| | |人意| | |見 | | | | | | | | | |部長簽字/日期： | |主管| | |領導| | |意見| | | | | | | | | |主管領導簽字/日期： | |采購| | |倉儲| | |部執(zhí)| | |行情| | |況 | | | | | | | | | |經(jīng)辦人簽字/日期： | 1. 本頁不足記述設備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定?？傢摂?shù)包括本頁與所有 附頁。 第 頁/共 頁 設 備 采 購 通 知 單 記錄編號：NR607103B- 通知時間： 年 月 日 |銷售合同編號： |合同名稱： |項目名稱： | |簽定部門： |簽定人： |聯(lián)系方式： |項目負責人： | |項目所屬行業(yè)： |采購部合同管理員： |接到日期： | 合同采購清單 |序號 |采購產(chǎn)品/服務名稱/型號(A) |數(shù)量(B|采購期限(C|出廠價(D)|交貨日期(|交貨地點(|采購人 |購貨合同號(H|執(zhí)行情況| | | |) |) | |E) |F) |（G） |) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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