十、公司重要文件保管處理規(guī)定
十、公司重要文件保管處理規(guī)定 第一條 范圍 本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行。 第二條 種類(lèi) 重要文件分為以下四種，分別處理。 1．最重要文件（日常用）。 2．最重要文件（非日常用）。 3．一般重要文件（日常用）。 4．一般重要文件（非日常用）。 其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是 指其重要程度輕于前者的文件。 日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常 用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。 第三條 保管場(chǎng)所 在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的 性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。 1．地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于公司特別重要的材料。 2．各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件。 3．地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。 4．各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 5．現(xiàn)場(chǎng)保管（在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽Ｉ霞?jí)對(duì)現(xiàn) 場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。 第四條 分類(lèi)保管期限 各種重要文件的分類(lèi)保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定。 對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文 件更應(yīng)如此。 第五條 重要文件的另行保管 重要的賬票或文件，在沒(méi)有其他材料可以替代時(shí)，即在確認(rèn)除原件外沒(méi)有其他可以反 映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)，需將該件做出表示其內(nèi)容 的特別標(biāo)記，辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)。 第六條 保管的主管部門(mén) 重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由總務(wù) 部門(mén)承擔(dān)。 各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門(mén)?？?務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率。 第七條 搬運(yùn)、收藏時(shí)間 將各業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時(shí)須 遵照?qǐng)?zhí)行。 1．正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)。 2．在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)。 3．在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)， 第八條 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置 收藏文件在倉(cāng)庫(kù)的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門(mén)決定。在搬運(yùn)、收藏文件時(shí)要 注意準(zhǔn)確無(wú)誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場(chǎng)所不足時(shí)，應(yīng)預(yù)先與 總務(wù)部協(xié)商，要求給予增加或變更保管場(chǎng)所。 第九條 銷(xiāo)毀處理 對(duì)于保管期滿的文件，總務(wù)部門(mén)在征求業(yè)務(wù)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后可予以銷(xiāo)毀。 第十條 向公司外轉(zhuǎn)移 對(duì)于重要文件，在公司沒(méi)有特別命令時(shí)原則上不允許攜帶搬運(yùn)至公司以外。 分公司及工廠的文件，在無(wú)特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿 文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門(mén)。
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