小家電報表匯總方法及審核應注意事項
小家電報表匯總指南 一、小家電系列報表合并要求： 1、資產負債表、利潤表 只需把各個分公司的報表拆離出來，放在“我的文檔”中的文件夾“小家電報表”的子文 件夾“會計報表”里，并按各個省的名稱命名各分公司的會計報表即可以，如：河南省 的會計報表，拆離命名為“河南.xls”就可以，但甘肅除外，應命名為“甘青.xls”，但 需注意表內結構與匯總表的結構必須一致，并按要求把工作簿內的表命名為“資產負 債表”與“利潤表”，并且必須要按此要求命名。把資產負債表名稱統(tǒng)一后再打開匯總 表“資產負債表.xls”，更新鏈接就可以完成各分公司小家電資產負債表的合并；把利 潤表名稱統(tǒng)一后再打開匯總表“利潤表.xls”，更新鏈接就可以完成各分公司小家電利 潤表的合并。匯總完后，在利潤表中應保持：“本月累計=上月累計+本月發(fā)生”的一致 ，要求保持利潤表中每一個項目的一致。由于廣東和浙江分公司小家電業(yè)務直接在總 部核算，我們的合并報表取的數(shù)據(jù)實際只有26個分公司。 2、費用報表 同樣只需把各個省的費用拆離出來，放在C盤文件夾“銷售費用”里，并按如下要求命 名，如河南省的費用報表，應命名為“河南”，甘肅的費用報表應命名為“甘青”，并應 把各省的費用工作簿內按如下要求命名：“營業(yè)費用明細表”、“分部門本月費用”與“ 分部門累計費用”，并且這三個報表應按如下要求保持行列一致： 1. 營業(yè)費用明細表 此表應保持A至G列不變，第60行為“合計”； 2. 分部門累計費用、分部門本月費用 此表現(xiàn)應保持A至O列不變，60行為“合計”；各個部門的名稱依次是“營銷支持科” 、“顧客服務中心”、“整合傳播科”、“渠道營銷科”、“直銷營銷”和“特殊渠道科” 共6個部門，與冰箱、空調、冷柜的費用報表是有區(qū)別的。每個部門下分為2002和 2003年兩列。 匯總完畢以后，首先應保持營業(yè)費用匯總表里的各個小表之間的數(shù)據(jù)一致，如： 省別、分部門累計費用、分部門本月費用、匯總、其他等，還應保持“本月累計=上月 累計+本月發(fā)生”的正確；另外還要檢查費用報表的匯總數(shù)據(jù)與利潤表中的費用數(shù)據(jù)一 致，包括本月發(fā)生與本月累計的核對；該報表要求各區(qū)域管理員在每月4號將上月的 銷售費用表收齊并審核完畢后發(fā)到合并人郵箱，合并人要求在6號完成合并報表。這 是與冰箱、空調、冷柜報表的報送時間不同的地方。 3、收發(fā)存報表 同樣應把各省的報表拆離出來，放在“我的文檔”中的文件夾“小家電報表”的子文件夾 “收發(fā)存”里，并按如下要求命名，如河南的收發(fā)存報表應命名為：“河南.xls”，并把 工作簿內的表格嚴格命名為“上月累計”、“本月發(fā)生”與“本月累計”，并且這三個表應 維持如下情況不變： 1、A至U列收發(fā)存部份不變； 2、V、W列分別為“商品名稱”和“規(guī)格型號”列，與B列和C列完全相同； 3. X至AI列銷售利潤表部份不變； 4. 本月發(fā)生、本月累計與上月累計三個表的下列行不變； A. 377行是“科龍灶具合計”，等于第5行到376行合計加上789行“科龍灶具自增加合 計”； B. 504行是“科龍風扇合計”，等于第378行到503行合計加上800行“科龍風扇自增加 合計”； C. 640行是“科龍電飯煲合計”，等于第505行到639行合計加上811行“科龍電飯煲自 增加合計”； D. 691行是“科龍油煙機合計”，等于第641行到690行合計加上822行“科龍油煙機自 增加合計”； E. 703行是“科龍電磁爐合計”，等于第692行到702行合計加上833行“科龍電磁爐自 增加合計”； F. 727行是“科龍電熱水器合計”，等于第704行到726行合計加上844行“科龍電熱水 器自增加合計”； G. 734行是“科龍電火鍋合計”，等于第728行到733行合計加上855行“科龍電火鍋自 增加合計”； H. 737行是“科龍火鍋合計”，等于第735行到736行合計加上866行“科龍火鍋自增加 合計”； I. 740行是“科龍其他系列合計”，等于第738行到739行合計加上877行“科龍其他系 列合計”； J. 741行是“科龍產品合計”，等于第377、504、640、691、703、727、734、737、 740行的合計； K. 751行是“康拜恩灶具合計”，等于第741行到750行合計加上888行“康拜恩灶具自 增加合計”； L. 757行是“康拜恩風扇合計”，等于第752行到756行合計加上899行“康拜恩風扇自 增加合計”； M. 761行是“康拜恩飯煲合計”，等于第758行到760行合計加上910行“康拜恩飯煲自 增加合計”； N. 766行是“康拜恩油煙機合計”，等于第762行到765行合計加上921行“康拜恩油煙 機自增加合計”； O. 770行是“康拜恩電熱水器合計”，等于第767行到769行合計加上932行“康拜恩電 熱水器自增加合計”； P. 785行是“康拜恩燃氣熱水器合計”，等于第771行到784行合計加上943行“康拜恩 燃氣熱水器自增加合計”； Q. 786行是“康拜恩合計”，等于第751、757、761、766、770、785行的合計； R. 787行是“折扣與折讓”； S. 788行是“總計”，等于第741、786、787行的合計； T. 789、800、811、822、833、844、855、866、877、888、899、910、921、832 、943行是各個分類產品的自增加合計，每個分類預留10行。如果10行不夠,只 能在954行后面增加，并將其按照相應的分類計入該分類的自增加合計； 把每個分公司的報表都檢查完，并發(fā)現(xiàn)都是按如上要求做好以后，就可以著手匯總本 月發(fā)生與本月累計收發(fā)存匯總表，匯總完畢以后就可以進行報表關系檢查，發(fā)現(xiàn)問題 再行解決問題： 資產負債表、利潤表與收發(fā)存報表（含本月發(fā)生與本月累計兩個表） 利潤表“主營業(yè)務收入”與收發(fā)存“銷售金額”合計； 利潤表“主營業(yè)務成本”與收發(fā)存“銷售出庫金額”、“銷售成本”的核對； 利潤表“主營業(yè)務利潤”與收發(fā)存“銷售利潤”的核對； 利潤表“營業(yè)費用”與收發(fā)存“銷售費用”及費用報表的核對； 資產負債表“存貨”的期末數(shù)與收發(fā)存“期末庫存”的核對； 收發(fā)存“銷售出庫”的“數(shù)量”與“銷售合計”的數(shù)量的核對； 利潤表“商業(yè)折扣與折讓”與收發(fā)存的“折扣與折讓”的核對，數(shù)值一致，符號相反 。 收發(fā)存匯總表中的“自增加小計”與自增加明細表的匯總數(shù)的核對。 上述關系的檢查統(tǒng)一在一張檢查表中詳細列示。 若經過上述檢查以后發(fā)現(xiàn)表與表之間的數(shù)據(jù)核對不上，就應該分每個小表進行檢查，然 后再在小表中分省檢查，檢查問題出來以后應即時通知各區(qū)域管理員跟蹤檢查，以免下 月再出現(xiàn)相同的問題。 4、收發(fā)存報表中的自增加小計的匯總（以本月發(fā)生為例） A、首先把收發(fā)存報表的行標題復制到一個EXCEL表格中，并把第一列設為“分公司名 稱”列； B. 后進入每個分公司的收發(fā)存報表把每個省的自增加部份復制一份，并用“選擇性粘貼 ”中的“粘貼數(shù)值”粘貼在本月發(fā)生自增加小計匯總表，各省都從此表的第二列開如 粘貼，在此表的第一列打上該分公司的名稱； C、把26個分公司的數(shù)據(jù)都復制完畢以后，按“省份”進行分類匯總，并把此數(shù)據(jù)與收 發(fā)存匯總表的自增加小計進行核對； D、本月累計的自增加按本月發(fā)生的一樣做法就可以； E、自增加表的檢查方法與收發(fā)存匯總報表的檢查方式一致，應嚴格保持報表關系的 一致。 把上述報表都匯總并檢查正確完畢，把本月匯總報表壓縮備份一份就可以，以后月份 的工作都跟這差不多，只需把報表里面的時間進行相應改動就可以； 另外再一次重申，要求各分公司所有報表必須嚴格按照總部統(tǒng)一格式進行填報，不得 做任何修改。發(fā)現(xiàn)問題請打電話與本人溝通，電話0765- 8362571，很高興我們一起討論工作 5、銷售發(fā)票統(tǒng)計表匯總 同樣應把各省的報表拆離出來，放在“我的文檔”中的文件夾“小家電報表”的子文 件夾“銷售發(fā)票”里，并按如下要求命名，如河南的銷售發(fā)票表應命名為：“河南.xls ”，并把工作簿內的工作表按照省別命名，如“河南”。銷售發(fā)票統(tǒng)計表的行數(shù)與收發(fā) 存報表完全相同，第1列的格式和內容除了自增加以外的型號有所不同以外，其他都 一致，同樣我們的匯總目前不包括廣東和浙江兩個分公司。匯總時也必須先做自增加 的匯總，在做自增加匯總的同時可以檢查分公司報表在公式、格式已經命名等各方面 是否有錯誤。該報表要求各區(qū)域管理員在每月4號將上月的銷售發(fā)票表收齊并審核完 畢后發(fā)到合并人郵箱，合并人要求在6號完成合并報表。冰箱、空調、冷柜不需要報 送銷售發(fā)票統(tǒng)計表。 6、收發(fā)存附表匯總 同樣應把各省的報表拆離出來，放在“我的文檔”中的文件夾“小家電報表”的子文件 夾“收發(fā)存附表”里，并按如下要求命名，如河南的收發(fā)存附表應命名為：“河南.xl s”，小家電收發(fā)存附表包括兩個表格，發(fā)票到貨未到明細表和暫估作價表，要求兩 個表放在一個工作簿內，該工作簿要求分公司單獨命名為“***分公司小家電收發(fā)存 附表”，而不能混雜在會計報表的工作簿里。匯總時分別做2個匯總表，只匯總各分 公司的合計數(shù)，不用匯總明細。 7、應收賬款分析表 首先應把各省的報表拆離出來，放在“我的文檔”中的文件夾“小家電報表”的子文件 夾“應收賬款”里，并按如下要求命名，如河南的小家電應收賬款分析表應命名為： “河南.xls”，應收賬款分析表暫時不由營銷財務處匯總，9月開始可能有變動，之前 的小家電的應收賬款分析表營銷財務處只負責收集完整后發(fā)郵件給科龍家電公司經 營部有關人員。該表要求分公司單獨命名為“***分公司小家電應收賬款分析表”，而 不能混雜在會計報表的工作簿里。 8、退貨統(tǒng)計表 目前各分公司小家電報表的退貨統(tǒng)計表無數(shù)據(jù)，暫時不要求匯總。但必須要求各分 公司有退貨統(tǒng)計數(shù)據(jù)時一定要單獨作為一個工作簿，命名為“***分公司小家電退貨 統(tǒng)計表”，以防止遺漏。 二、小家電系列報表審核的要求 作為一個報表合并人，不能光按照如上方法把報表合并完，工作就算完成，還應對表 內的各個項目進行分析，包括表內數(shù)據(jù)的分析、與同期比較分析、與上月比較分析等， 如發(fā)現(xiàn)某些分公司的某些項目的數(shù)據(jù)特別異常，應把此情況反映給部門領導，并與相應 分公司進行聯(lián)系，及時了解分公司的業(yè)務操作，并督促各分公司按照正常的業(yè)務處理方 法進行操作。 營銷財務處 胡昊 2003-08-26
小家電報表匯總方法及審核應注意事項