采購組織機構(gòu)設計的原則
采購物流組織與控制 采購物流涉及諸多內(nèi)容，需要經(jīng)過比較復雜的過程，參與作業(yè)活動的機構(gòu)和人員較多 ，為了保證采購物流目標的完成，提高采購物流的效果，必須建立有效的采購物流組織 機構(gòu)，加強采購物流活動的組織和控制。采購物流組織的建立和運行要受到一系列因素 的影響，需要將各種資源有效地整合，特別是要加強人力資源的整合，因此人員管理必 不可少的重要方面。為了保證采購物流活動按照計劃實施，必須加強控制工作，防止出 現(xiàn)各種偏差。本章主要介紹組織機構(gòu)建設、規(guī)章制度建設、人員管理和業(yè)績評價與控制 等管理方面的內(nèi)容。 §1 采購物流組織機構(gòu) 1．1 采購組織機構(gòu)設計的原則 在市場經(jīng)濟條件下，市場需求的不確定性和多變性導致現(xiàn)代企業(yè)的采購工作非常復雜， 特別是一些大中型企業(yè)，采購的商品品種繁多、數(shù)量大，采購工作往往不是由一個人來 完成，而是由一部分人組成的采購隊伍來進行的。要使采購工作高效而順利地開展，保 證商品供應不間斷，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務正常運轉(zhuǎn)，必須建立一整套強有力的采購機構(gòu)。在實 際工作中，采購機構(gòu)的設計應遵循以下原則： 1．1．1 精簡的原則 精兵簡政最早是在解放區(qū)的政府建設中提出的，在企業(yè)采購機構(gòu)設計中同樣有效，這個 “精”指人員精干；“簡”是機構(gòu)簡化，只有人員精干機構(gòu)才能簡化；如果人員素質(zhì)差而過 分強調(diào)簡化機構(gòu)，應該開展的工作開展不起來，應該完成的工作完成不了，同樣是不可 取的。 1．1．2 責、權、利相結(jié)合的原則 “責”指責任，起約束的作用；“權”指權力，是履行職責的保證；“利”指利益，起激勵作 用。責、權、利相結(jié)合，才能充分調(diào)動采購隊伍的積極性，發(fā)揮他們的聰明才智。如果 有權無責，必然會出現(xiàn)瞎指揮、盲目決策甚至損公肥私的現(xiàn)象；如果有責無權，什么事 情都要請示匯報才能決策，也難以真正履行責任，還會貽誤時機，影響效率。同樣沒有 相應的利益刺激，也難以保證采購工作的高效、準確。只有“責、權、利”有機地結(jié)合起 來，發(fā)揮各自的職能，才能保證采購組織工作的有效性。 1．1．3 統(tǒng)一的原則 任何一個企業(yè)的采購組織要順利地完成采購任務，都必須上下一心、齊心協(xié)力、遵循統(tǒng) 一的原則。統(tǒng)一的原則基本上包括三個方面內(nèi)容：一是目標統(tǒng)一，都是為了完成采購任 務，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標?？偟哪繕硕ㄏ聛恚賹⒖偰繕朔纸獾礁鱾€部門、各分支機構(gòu)的 崗位和個人，形成子目標，當子目標與總體目標出現(xiàn)矛盾或不快調(diào)時，我們強調(diào)局部應 服從總體。二是命令要統(tǒng)一，采購部門的多種決策、指令、命令要及時下達，一方面要 防止令出多頭，下級無法執(zhí)行，無所適從的現(xiàn)象；另一方面也要杜絕上有政策、下有對 策的散亂現(xiàn)象。三是規(guī)章制度要統(tǒng)一，各種規(guī)章制度是大家行為的準則，采購部門有總 體規(guī)章制度；多分支機構(gòu)也應有自己相應的規(guī)章制度，但二者之間不能自相矛盾，應形 成一個相配套的體系，在制度面前人人平等。 1．1．4 高效的原則 采購工作要高效開展，必須有一套高效運轉(zhuǎn)的組織機構(gòu)，這種高效的組織機構(gòu)應確定 合理的管理幅度與層次。橫向方面，各部門、各層次、各崗位應加強溝通、各負其責、 相互扶持、相互配合；縱向方面，上情下達迅速，同時領導要善于聽取下級的合理化建 議，解決下級之間出現(xiàn)的矛盾與不協(xié)調(diào)。這樣形成一個團結(jié)嚴謹、戰(zhàn)斗力強的采購隊伍 ，才能使采購工作高效地開展。 閱讀助手 組織設計是指對組織結(jié)構(gòu)、部門構(gòu)成、職責權利及其相互關系等組織問題進行的系統(tǒng) 規(guī)劃。組織設計是組織機構(gòu)建立和與運行的基礎，對組織的有效性影響很大，正所謂“設 計不良，屬先天缺陷，后患無窮。組織設計具有三大任務：一是職務分析與設計。職務 是完成工作的基本崗位，要根據(jù)組織使命提出職務數(shù)量、類型以及要求的基本素質(zhì)；二 是部門劃分與設計。將相同職務或聯(lián)系比較密切的職務集中在一個單元中，就形成了部 門。要界定部門的屬性和層次；三是結(jié)構(gòu)分析與設計。主要是規(guī)定部門之間的關系，形 成有效的管理框架和組織體系。 1．2 影響采購組織機構(gòu)設計的因素 任何組織系統(tǒng)都應有對內(nèi)外環(huán)境的適應性，不能適應環(huán)境的組織是沒有生命力的，采購 機構(gòu)也是一樣，必須適應外部環(huán)境與企業(yè)內(nèi)部條件，并且隨著外部環(huán)境的變化與企業(yè)內(nèi) 部條件的改變，而進行相應的調(diào)整，這樣的機構(gòu)才會充滿活力。為此，我們須研究影響 采購機構(gòu)設計的各種因素。概括來講，影響采購組織機構(gòu)設計的因素有以下幾個方面： 1．2．1 企業(yè)規(guī)模 一般來說，企業(yè)采購機構(gòu)的大小與企業(yè)規(guī)模成正比關系。企業(yè)規(guī)模大、業(yè)務量大，對 生產(chǎn)企業(yè)而言，所耗費的原材料數(shù)量多，就商業(yè)企業(yè)而言，商品的銷售量大，無論是為 了保證生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)需要，還是為滿足商業(yè)企業(yè)的銷售需要，都必須完成大批量的采 購任務，從而也就需要較為龐大的采購隊伍；反之，企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務量小，采購人員 數(shù)量也就少。 1．2．2 采購供應狀況 采購供應工作實在一定的市場上進行的，因此，確定企業(yè)采購機構(gòu)應思考市場供應狀 況，一般應思考兩個方面的問題： （1）市場供求態(tài)勢。如果市場的商品供不應求，采購較為困難，要四處求購，采購 隊伍應龐大些；反之，如果市場上的商品供過于求，貨源充足，購買方便，采購隊伍可 小些。 （2）供應點的分布情況。有些產(chǎn)品產(chǎn)地分散、供應點多面廣，這種采購帶有一種“收 集”的性質(zhì)，采購隊伍應龐大些；反之，采購地點集中的產(chǎn)品，采購人員可少些。 1．2．3 經(jīng)營范圍 值得提出的是不同類型的企業(yè)對采購機構(gòu)的要求也有差異。經(jīng)營品種繁多的綜合性商場 ，由于貨源來源廣泛、采購業(yè)務量大、采購機構(gòu)應該大些；相反，經(jīng)營品種較為單一的 企業(yè)，如：專業(yè)商店由于進貨地點較為集中，業(yè)務簡單，采購機構(gòu)可小些。 1．2．4 采購人員素質(zhì) 企業(yè)采購人員素質(zhì)的高低不僅決定了采購工作的質(zhì)量，也影響著采購機構(gòu)的大小。一般 來說，采購人員素質(zhì)高、業(yè)務熟練、工作能力強、效率高，采購隊伍可小些，這也符合 精簡的原則；反之，如果采購人員素質(zhì)差、業(yè)務生疏、工作責任心差、效率低下，這樣 要完成相應的采購工作，只能使用更多的采購人員，采購機構(gòu)也就較為龐大。 1．2．5 企業(yè)內(nèi)部各部門的配合程度 采購工作是由一系列相互配合的業(yè)務環(huán)節(jié)所組成的，包括選貨——面談——簽訂合同——運 輸——驗收——入庫——結(jié)算付款等，要使采購工作效率高，采購部門應與企業(yè)內(nèi)的其他部門 （如運輸、倉庫、財務部門等）加強配合，使采購員集中精力搞好采購工作。相反，如 果一個企業(yè)采購員將大量精力放在發(fā)運驗收、付款上其工作效率就會非常低下，這樣要 完成相應的采購任務，需要的采購人員也會較多。 1．2．6信息傳遞形式與速度 市場需求信息是企業(yè)采購的依據(jù)，這樣，我們要求企業(yè)應有一整套靈敏的信息傳輸系統(tǒng) ，及時把握市場行情的變化，信息傳輸速度越快，采購決策越及時，效率越高，采購工 作的準確性越高，無效勞動越少，采購人員數(shù)量可少些；反之，如果企業(yè)沒有靈敏的信 息傳輸系統(tǒng)，企業(yè)采購人員滿天飛，必然效率低，采購隊伍就會龐大。 1．2．7 其他因素 其他影響采購機構(gòu)設計的因素也很多，如國家相關政策、交通運輸條件、通信現(xiàn)代化水 平、自然條件等都從不同的方面影響著一個企業(yè)的采購組織的設立。 1．3 采購組織機構(gòu)的類型 按照采購組織機構(gòu)設計的原則，在充分考慮影響采購組織機構(gòu)設計因素的前提下，不同 的企業(yè)有不同的采購組織機構(gòu)，按一定標準劃分，有以下幾種采購組織機構(gòu)的形式： 1．3．1 按業(yè)務過程分工劃分的組織形式 按照采購業(yè)務過程，將采購計劃的制定、詢價、比價、簽訂合同、催貨、提貨、貨款 結(jié)算等工作交給不同人員辦理。這種組織形式適合采購量大。采購物品品種較少、交貨 期長的企業(yè)采用，這種組織形式要求部門內(nèi)各成員密切配合，具體形式如圖10- 1所示。 1．3．2 按物品類別劃分的組織形式 不同的物品有不同的特點，按物品的類別將采購部門劃分為不同的采購小組，每一小 組承擔物品采購的計劃制定、詢價、招標、比價、簽訂合同、貨款結(jié)算等一系列采購業(yè) 務，這種形式適合于采購物品繁雜的企業(yè)采用。圖10—2為某制造企業(yè)按物品的類別劃分 的采購組織機構(gòu)的形式。 1．3．3 按采購地區(qū)劃分的組織形式 企業(yè)采購的貨源來自不同的地區(qū)。可以是本地，也可以是外地，可以是國內(nèi)，也可以 是國外，可以按采購地區(qū)的不同，將采購組織機構(gòu)分為不同的小組，每個采購小組承擔 一系列的采購業(yè)務，具體形式如圖10—3所示。 1．3．4 按采購物品的價值劃分 為了加強對物品的管理，一般將采購的對象按其價值和品種分為A、B、C三類物品， 如表10-1和圖10-4所示。 表10—1 ABC分類表 |物品 |采購額 / 總采購額 |品種數(shù) / 總品種 | |A |70% |10% | |B |20% |20% | |C |10% |70% | A類物品，價值高，是重要的物品，具體表現(xiàn)在：價值高，采購合理與否直接影響采 購成本；要確保其貨源的質(zhì)量關系到企業(yè)經(jīng)營風險的大小，一般交由采購主管負責。B、 C類物品價值不高，可交給一般采購人員負責。 1．3．5 混合式組織形式 不同的企業(yè)有不同的特點，一般企業(yè)將以系列的物品、地區(qū)、價值、業(yè)務等為基礎， 混合式構(gòu)建組織形式，可以形成不同的混合式組織形式，如圖10—5和圖10—6所示。 總之，不同的企業(yè)要根據(jù)采購組織機構(gòu)設計的原則，充分考慮企業(yè)內(nèi)外部影響因素，建 立適合本企業(yè)的采購組織機構(gòu)。同時，值得注意的是，采購組織機構(gòu)建立后不是一成不 變的，隨著企業(yè)所面臨的內(nèi)、外部環(huán)境的變化，要不斷調(diào)整自身的采購組織機構(gòu)，以便 于更好地適應環(huán)境，完成采購任務，最終實現(xiàn)企業(yè)的目標，但就短期而言，采購機構(gòu)是 相對穩(wěn)定的。 §2 采購物流管理制度 2．1采購管理制度的含義 為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以 此作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效 地運行，從而圓滿地完成采購任務，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務的要求。 采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準則、業(yè)務規(guī) 范等做出的具體規(guī)定。 采購管理制度居于上層建筑的范圍，體現(xiàn)一定的生產(chǎn)力與市產(chǎn)關系的發(fā)展要求，企業(yè)采 購管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一個長期的過程，應由企業(yè)管理層所倡導，能 被廣大的采購員工所認可，在實際工作中，它往往是集體智慧的結(jié)晶。 建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責、權及相互關系；明確采購 人員的業(yè)務操作要求，從而有利于加強考核；有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有 利于激發(fā)職工的責任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購管理制度作用的發(fā)揮是建立在采 購制度本身科學性的基礎上的，為此，企業(yè)采購管理制度應體現(xiàn)以下幾個方面的特點： 2．1．1 文字化 任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令 或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、 任何采購活動均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā) 給每一個采購人員，要求大家領會其內(nèi)容，自覺地按采購制度要求自己。 2．1．2可行性 任何企業(yè)的采購制度都應在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標、行業(yè)特點以 及采購人員本身實際情況的基礎上制定，應切實可行。不同類型企業(yè)的采購制度可以有 差異，即使是同一個企業(yè)在不同時期也應有不同的采購制度，我們反對照搬照抄和一成 不變的采購制度，強調(diào)采購制度在實施貫徹中的切實可行性，而不是僵化的教條與清規(guī) 戒律。 2．1．3 嚴肅性 采購管理制度一旦確定，采購人員應不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強執(zhí)行與實施 的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的采購人員應有 相應的制裁措施，應提倡采購制度的嚴肅性。 2．1．4協(xié)調(diào)性 采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機 地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。 2．1．5 相對穩(wěn)定性 采購制度已確定，一般地，短期內(nèi)不要變動，通常一兩年、甚至更長時間應保持穩(wěn)定， 便于大家執(zhí)行。如果經(jīng)常變動，采購人員剛剛領會了老制度，又出現(xiàn)了新制度，這樣就 會難以適應，容易造成采購工作的混亂。當然，采購制度并不是長期固定不變的，隨著 外部環(huán)境的變化，企業(yè)內(nèi)部條件的改進，采購制度也可以適當進行調(diào)整。 2．2 采購管理制度的內(nèi)容 采購管理的主要制度有采購領...
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