百貨公司新店籌備管理體系設(shè)計(jì)方案
X X百貨（集團(tuán)） 新店籌備管理體系設(shè)計(jì)方案

一、前言
二、新店的項(xiàng)目開發(fā)
三、新店籌備的職能工作主體
四、新店籌備期業(yè)務(wù)流程
五、新店籌備的組織形式和組織管理
六、新店籌備期的文件管理體系
七、構(gòu)建新店籌備體系的問(wèn)題點(diǎn)及解決對(duì)策分析
八、后話
一、前言

“辦法永遠(yuǎn)都比問(wèn)題多”
——引用05年度工作計(jì)劃會(huì)議經(jīng)典用語(yǔ)

請(qǐng)注意！
能解決問(wèn)題的辦法，其實(shí)并不多；
能正確解決問(wèn)題的辦法，可能只有一條。
因此，必須——
分析、判斷，然后行動(dòng)！
——“謀定而后動(dòng)”。
構(gòu)建新店籌備管理體系的思路……

“新店籌備管理體系”用來(lái)做什么？——目的
怎樣完成這件事情？途徑？——流程
由什么人，以怎樣的結(jié)合方式來(lái)完成？
——組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)職權(quán)
完成這個(gè)事情，采用什么樣的規(guī)則？
——標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則和規(guī)定
構(gòu)建新店籌備管理體系的步驟：
1.形成體系構(gòu)建方案[草案]（經(jīng)機(jī)制建設(shè)范圍討論）
2.確定方案（經(jīng)職能部門討論）
3.方案評(píng)審（經(jīng)戰(zhàn)略管委會(huì)評(píng)審、總經(jīng)理批準(zhǔn)）
4.手冊(cè)編寫和程序編寫分配（機(jī)制建設(shè)中心）
5.程序和作業(yè)指導(dǎo)文件編寫（各職能部門）
6.文件評(píng)審、發(fā)布（戰(zhàn)略管委會(huì)評(píng)審、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布）
7.文件的系統(tǒng)培訓(xùn)和按需求配發(fā)（機(jī)制建設(shè)中心）
8.文件執(zhí)行情況檢查（總經(jīng)理指定授權(quán)部門檢查）
9.文件修訂（機(jī)制建設(shè)中心）
10.文件正式實(shí)施
11.體系業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估（總經(jīng)理指定授權(quán)部門評(píng)估）
二、新店的項(xiàng)目開發(fā)
新店籌備所必須的前提
——新店的項(xiàng)目開發(fā)階段
新店項(xiàng)目開發(fā)工作的質(zhì)量，決定項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)時(shí)所產(chǎn)生的效益水平。應(yīng)在項(xiàng)目開發(fā)階段形成科學(xué)的管理系統(tǒng)，以滿足下列基本要求：

1.收集到足夠的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行科學(xué)的判斷與分析，以供決策；
2.進(jìn)行充分的談判，確保公司進(jìn)入項(xiàng)目的利益；
3.進(jìn)行周詳?shù)暮贤瑴?zhǔn)備和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估，保證進(jìn)入項(xiàng)目的投資安全性；
4.在公司內(nèi)部的工作職能轉(zhuǎn)換和移交時(shí)，可以平穩(wěn)過(guò)度。


新店的項(xiàng)目開發(fā)階段與項(xiàng)目籌備期應(yīng)明確控制節(jié)點(diǎn)（里程碑），并予以識(shí)別。
識(shí)別的方式應(yīng)同時(shí)采用報(bào)告和會(huì)議的方式，以便于新店項(xiàng)目開發(fā)階段職能工作主體和新店籌備期職能工作主體的權(quán)責(zé)劃分和工作事項(xiàng)的追溯。
新店項(xiàng)目開發(fā)階段的職能工作主體應(yīng)形成：
1.新店項(xiàng)目交底報(bào)告
——描述新店項(xiàng)目概況、地區(qū)概況、發(fā)展商（合作方）概況、社會(huì)資源概況和項(xiàng)目的工程概況。
——列明與發(fā)展商合作的方式、條件和合作模式等信息，必要時(shí)，向相關(guān)工作崗位提供合同文本。
——公司負(fù)責(zé)新店項(xiàng)目開發(fā)的拓展部門承擔(dān)編制報(bào)告的工作。
新店項(xiàng)目開發(fā)階段的職能工作主體應(yīng)形成：
2.組織實(shí)施“新店項(xiàng)目籌備協(xié)調(diào)會(huì)議”，以：

——確定項(xiàng)目的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)人選；
——確定各工作小組的組長(zhǎng)和工作成員；
——確認(rèn)對(duì)工作階段開始和結(jié)束的“里程碑”。

籌備期開始的前提，是各職能工作部門能夠獲得對(duì)于新店項(xiàng)目的必要信息，因此，應(yīng)由這些職能部門提出要求，列明需要掌握的新店項(xiàng)目信息，責(zé)成負(fù)責(zé)新店項(xiàng)目開發(fā)的部門提交。
否則，新店項(xiàng)目交底工作的實(shí)用性和效率將大打折扣！??！
三、新店籌備的職能工作主體
從新店籌備的整個(gè)工作流程來(lái)看，應(yīng)確認(rèn)三個(gè)主導(dǎo)職能工作主體：
1.工程
工程進(jìn)度決定新店籌備的進(jìn)度。
2.招商
招商進(jìn)度同樣決定新店籌備進(jìn)度，但其受工程進(jìn)度制約。
招商工作后期，該職能主體分裂為招商維護(hù)職能工作主體和營(yíng)運(yùn)管理職能工作主體，在新店獨(dú)立運(yùn)營(yíng)時(shí)期，上述兩個(gè)職能主體是并行獨(dú)立的職能部門。
3.品牌推廣
品牌推廣形式上雖然不受工程和招商進(jìn)度制約，但從效率（投入和產(chǎn)出）和效果（配合招商和開業(yè)后運(yùn)營(yíng)）的角度應(yīng)全面考慮。
完成三個(gè)主導(dǎo)職能工作主體所承擔(dān)的工作，需要一系列支持職能工作主體的資源提供：
1.統(tǒng)籌
跟進(jìn)合同條款，監(jiān)督和協(xié)調(diào)各職能工作主體開展籌備工作，需要設(shè)定專門的崗位或職能主體工作。
2.財(cái)務(wù)
資金提供，審計(jì)和其他財(cái)務(wù)管理功能，應(yīng)有職能工作主體承擔(dān)。
3.人力資源
承擔(dān)招募、培訓(xùn)等工作的職能工作主體。
4.行政
承擔(dān)物資設(shè)備采辦和文件管理的職能工作主體。
待定位的職能工作主體：
1.營(yíng)運(yùn)
在新店籌備期前期的角色定位。
2.信息
整個(gè)籌備期的角色定位。
四、新店籌備期業(yè)務(wù)流程
籌備期定義
 總定義：
新店項(xiàng)目總過(guò)程進(jìn)行分解后，新店籌備期的位置：


新店項(xiàng)目開發(fā)期→新店項(xiàng)目籌備期→新店項(xiàng)目獨(dú)立運(yùn)營(yíng)期
分類定義：
整個(gè)籌備期可分解為五個(gè)階段：

1.新店籌備初期——規(guī)劃期
2.新店籌備中期——展開工作前期
3.新店籌備后期——展開工作后期
4.開業(yè)期
5.開業(yè)后
分類定義：
1.新店籌備初期——規(guī)劃期
（1）工程職能工作主體：項(xiàng)目調(diào)查、形成工作進(jìn)度計(jì)劃和施工預(yù)算；
（2）招商職能工作主體：市場(chǎng)調(diào)研、招商定位、條件設(shè)定、動(dòng)線規(guī)劃、招商計(jì)劃和預(yù)算；
（3）品牌職能工作主體：市場(chǎng)調(diào)研、計(jì)劃和預(yù)算；
（4）確定項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人：總工作進(jìn)度計(jì)劃
（5）支持職能工作主體：調(diào)研、計(jì)劃和預(yù)算；
（6）財(cái)務(wù)職能：總資金預(yù)算
分類定義：
2.新店籌備中期——展開工作前期

（1）工程職能工作主體：出施工圖、評(píng)審施工圖、工程招標(biāo)；
（2）招商職能工作主體：招商；
（3）品牌職能工作主體：前期推廣活動(dòng)；
（4）支持職能工作主體：各項(xiàng)資源供給；
分類定義：

3.新店籌備后期——工作后期

（1）工程職能工作主體：施工、裝修和驗(yàn)收；
（2）招商職能工作主體：招商、供應(yīng)商進(jìn)場(chǎng)；
（3）品牌職能工作主體：推廣活動(dòng)、導(dǎo)示系統(tǒng)；
（4）支持職能工作主體：各項(xiàng)資源供給；
分類定義：
4.開業(yè)期

（1）工程職能工作主體：工程遺留問(wèn)題處理；
（2）招商（營(yíng)運(yùn)）職能工作主體：專柜營(yíng)業(yè)準(zhǔn)備、培訓(xùn)；
（3）品牌職能工作主體：開業(yè)慶典；
（4）支持職能工作主體：各項(xiàng)資源供給；
分類定義：
5.開業(yè)后

綜合檢查
權(quán)責(zé)移交
新管理組織管理運(yùn)行

五、新店籌備的組織形式和組織管理
新店籌備期各職能工作主體的設(shè)置和演變分析
1.新店籌備初期（規(guī)劃期）
——確定項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人 2.新店籌備中期（展開工作前期）
——組建工程工作小組、招商工作小組、品牌推廣工作小組和行政工作小組 （行政工作小組的主要職能：管理文件的編制、物資設(shè)備采買和項(xiàng)目安全管理等） 3.新店籌備末期（展開工作后期）
——組建財(cái)務(wù)工作小組和人力培訓(xùn)工作小組
新店籌備期各職能工作主體的設(shè)置和演變分析
4.開業(yè)期 ——招商工作小組分出招商工作職能和營(yíng)運(yùn)工作職能；行政工作小組分出防損工作職能 5.開業(yè)后 ——各工作小組進(jìn)行名稱變更，成立：物管部、招商部、營(yíng)運(yùn)部、策劃部、財(cái)務(wù)部、行政人事部和防損部，其中，原行政小組一部分分為防損部，一部分與人力培訓(xùn)小組合為行政人事部。

新店籌備期管理工作崗位演變分析
1.新店籌備初期
——聘任項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人
2.新店籌備中期
——聘任工程工作組長(zhǎng)、招商工作組長(zhǎng)、品牌工作組長(zhǎng)和行政工作組長(zhǎng)
3.新店籌備末期
——聘任財(cái)務(wù)工作組長(zhǎng)（財(cái)務(wù)部經(jīng)理人選）、培訓(xùn)工作組長(zhǎng)（行政人事部培訓(xùn)主管人選）和行政工作副組長(zhǎng)（行政人事部經(jīng)理人選）
新店籌備期管理工作崗位演變分析
4.開業(yè)期
——聘任項(xiàng)目副聯(lián)絡(luò)人（總經(jīng)理人選）、工程工作副組長(zhǎng)（物管部經(jīng)理人選）、招商工作副組長(zhǎng)（兩名，招商部經(jīng)理人選和營(yíng)運(yùn)部經(jīng)理人選）、品牌工作副組長(zhǎng)（策劃部經(jīng)理人選）和行政工作副組長(zhǎng)（防損部經(jīng)理人選）
5.開業(yè)后
——進(jìn)行工作和權(quán)責(zé)移交，總部人員撤回，聘任總經(jīng)理和各部門常駐負(fù)責(zé)人。

六、新店籌備期的文件管理體系

1.新店籌備管理手冊(cè)
用于描述新店籌備管理體系的框架，識(shí)別體系的各大過(guò)程和關(guān)鍵的控制節(jié)點(diǎn)（里程碑）。
2.程序
用于對(duì)新店籌備管理體系各個(gè)過(guò)程進(jìn)行描述和說(shuō)明的文件。
3.作業(yè)指導(dǎo)文件
用于規(guī)定如何完成新店籌備過(guò)程中各環(huán)節(jié)和各工作單元的規(guī)則指引文件。
新店籌備期文件體系與其他文件體系的關(guān)系： 體系文件相對(duì)獨(dú)立，但如有存在通用關(guān)系的其他體系文件，可引用其他體系文件。
七、構(gòu)建新店籌備管理體系的問(wèn)題點(diǎn)及解決對(duì)策分析
1.工作績(jī)效的管理與評(píng)估的問(wèn)題
（1）新店籌備期的績(jī)效管理對(duì)象：
項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人、各職能工作小組組長(zhǎng)、成員；
（2）新店籌備期的績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)：
新店各項(xiàng)籌備進(jìn)度和費(fèi)用符合計(jì)劃和預(yù)算的程度；（注意預(yù)留不可控因素）
（3）具體績(jī)效指標(biāo)依據(jù)不同階段的工作單元展開而設(shè)定；
（4）新店籌備期的績(jī)效評(píng)估人：
項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人——總經(jīng)理、職能體系負(fù)責(zé)人、工作組長(zhǎng)
工作小組組長(zhǎng)——職能體系負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人、小組成員
小組成員——項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人、工作小組組長(zhǎng)
2.各階段“里程碑”識(shí)別和交付件要求的問(wèn)題：
（1）新店籌備期是三個(gè)主職能工作主體和五個(gè)支持職能工作主體共同開展工作的過(guò)程，因此，確定各階段的“里程碑”，對(duì)于各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)展開、控制工作進(jìn)度和合理利用各項(xiàng)資源至關(guān)重要；
（2）每個(gè)階段“里程碑”規(guī)定交付件的要求，確保這一階段被明確識(shí)別，各職能工作主體依據(jù)階段要求開展工作，形成交付件；
（3）“里程碑”的過(guò)渡，意味著不同工作階段的結(jié)束和開始。
3.一個(gè)工作單元由多個(gè)職能工作主體參與的問(wèn)題：
解決方法：
（1）流程識(shí)別、組織設(shè)定和文件規(guī)定；
（2）確定該工作單元的主導(dǎo)職能工作主體，賦予該主體規(guī)劃、組織、實(shí)施、協(xié)調(diào)和報(bào)告的職權(quán)，對(duì)該工作單元進(jìn)行統(tǒng)籌管理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；
（3）賦予主導(dǎo)職能工作主體對(duì)該工作單元的申述權(quán)和建議權(quán)，由總經(jīng)理或授權(quán)人員裁決，以確保該工作單元實(shí)施的進(jìn)度和質(zhì)量；
（4）進(jìn)行管理授權(quán)細(xì)分工作。
4.流程或職權(quán)重疊的問(wèn)題
因慣例形成的流程或職權(quán)重疊問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)制定合理、清晰的管理制度和職責(zé)分配來(lái)予以界定。
進(jìn)行制度設(shè)計(jì)時(shí)，考慮兩種情形：
1.流程中工作或職權(quán)分配重疊，產(chǎn)生一件事情幾個(gè)職能工作主體管理的狀況；
2.流程中工作或職權(quán)分配出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，即出現(xiàn)了誰(shuí)都不管的“真空地帶”的狀況。
5.改變“擦屁股”觀念和強(qiáng)化后工序檢查意識(shí)
改變傳統(tǒng)觀念：
從流程進(jìn)度的角度出發(fā)，后段工序的職能工作主體有權(quán)責(zé)要求前段職能工作主體提交符合要求的工作效果，而非扔下一個(gè)“爛攤子”，讓承擔(dān)后續(xù)工作的職能工作主體來(lái)“擦屁股”。

強(qiáng)化檢查意識(shí)：
對(duì)于承擔(dān)前段工序的職能工作主體而言，其工作質(zhì)量好壞的評(píng)定權(quán)在于承擔(dān)后續(xù)工作的職能工作主體。
八、后話

新店籌備期介于項(xiàng)目管理的中段，由于整個(gè)項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)是相互銜接和互為因果的，所以，對(duì)于前段的新店項(xiàng)目開發(fā)期和后段的新店項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)期也應(yīng)采取和新店籌備期一樣的體系管理方式進(jìn)行管控。
 
目前，公司可以形成的相對(duì)獨(dú)立的管控體系，包括：
——ISO9000質(zhì)量管理體系；
——財(cái)務(wù)管理體系；
——新店從開發(fā)到籌備到運(yùn)營(yíng)的三個(gè)不同的管理體系。
演示完畢！

百貨公司新店籌備管理體系設(shè)計(jì)方案