時間管理-舒曉東(ppt)
時間管理
美國培訓(xùn)與發(fā)展協(xié)會
湖南某企業(yè)管理顧問有限公司
舒曉東博士
一、單元引導(dǎo)
培訓(xùn)目標(biāo)
學(xué)會分析“時間哪里去了”的方法？
掌握時間管理的幾個原則
提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變
二、忙亂的中層經(jīng)理
我們?yōu)槭裁疵y？
二、忙亂的中層經(jīng)理
時間管理的障礙
障礙一、我的時間安排的挺好，我是一個有序的人
障礙二、時間管理有什么用，計劃趕不上變化
障礙三、時間掌握在別人手中
障礙四、時間管理太麻煩
障礙五、時間管理各有各的習(xí)慣，我的習(xí)慣就是這樣，不好改
二、忙亂的中層經(jīng)理
中層經(jīng)理時間管理的特點
特點一、中層經(jīng)理由于關(guān)聯(lián)多，在時間上處理沒有輕重緩急，沒有主次。
特點二、中層經(jīng)理的任用提拔注重業(yè)務(wù)能力，缺乏組織管理能力
特點三、中層經(jīng)理沒有自己可支配的“自由時間”，所有時間都屬于他人或事的“應(yīng)對時間”，自己處于被動、應(yīng)付的狀態(tài)。
特點四、中層經(jīng)理由于受上司決策的影響，掌握不好時機(jī)，常常過分專注于小事。
特點五、中層經(jīng)理由于其工作的特點經(jīng)常有很多零散時間，但是往往對零散時間不能夠有效運用
特點六、中層經(jīng)理一般會議多，會議管理能力有待加強(qiáng)
三、時間哪里去了----對時間分析
分析一、計算你的時間價值
時間價值的兩種計算方法
（1）成本價值法 （2）收入價值法
2、時間管理的啟示
啟示一，你的每一天，每一分鐘都有很大價值
啟示二、工作業(yè)績需要過程管理，是工作時間的每一分鐘工作成果的累積
啟示三、確定自己的時間價值，肯定自己的價值
啟示四、規(guī)劃你的時間，將寶貴的、有限的時間資源用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上
三、對時間分析
分析二、你能支配自己的時間嗎？
目標(biāo)一、分析你支配自己時間的能力
目標(biāo)二、了解自己的生活規(guī)律，以便科學(xué)地安排你的時間
三、對時間分析
分析三、時間清單分析
目標(biāo)：了解每天的工作時間是如何應(yīng)用的
方法：運用《時間清單》進(jìn)行分析
時間管理問題分析：
計劃性如何
有多少時段記不起做什么
浪費/超時多少
三、對時間分析
分析四、工作清單分析
目標(biāo)：分析一個法定工作日都做了哪些工作事項，用時如何
方法：運用《工作清單分析表》
時間管理問題：
時間利用率
各個工作事項，延誤、浪費了多少時間？
一個工作日中總共浪費和延誤了多少時間
尋找原因與對策
三、對時間分析
分析五、工作（活動）分項分析
目標(biāo)：分析在一個工作日，各項工作分別花費了多少時間
方法：運用《工作分項分析表》
時間管理問題：
“計劃用時”與“實際用時”排序為什么不一致？原因何在？
“計劃用時”與“實際用時”差異最多的是哪三項工作？
“無計劃用時”最多的是哪三項？
三、對時間的分析
分析六、每周時間分析
目標(biāo)：分析一周的時間使用狀況
方法：運用《每周時間分析表》
時間管理問題：
你的各項工作（活動）每周總計用多少時間？
各項工作（活動）計劃用時排序？找出前三項。
各項工作（活動）實際用時順序？找出前三項。
誤差最大的前三項工作（活動）？分析原因。
一周里，誤差的總小時數(shù)。
三、對時間分析
分析七、工作分析
目標(biāo)一、分析你的職位在組織中的地位和作用，觀察和分析你工作的內(nèi)容、責(zé)任、特征，必要的資格條件等，從而判斷你的職位與其他職位的性質(zhì)差異。
目標(biāo)二、了解你的職位與時間管理的關(guān)系
方法：運用《工作分析問卷》
三、對時間分析
分析八、工作緊急性分析
目標(biāo)：分析出每天的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序
方法：運用《工作緊急性分析表》
時間管理問題：
你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？
非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。
“緊急事項”越多，時間管理問題越大
三、對時間分析
分析九、工作重要性分析
目標(biāo)：分析出每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。
方法：運用《工作重要性分析表》
時間管理問題：
你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？
非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。
重要的工作事項所占的時間越多，時間管理越合理。
一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項。

三、對時間分析
分析十：高效益活動分析
什么是高效益活動？
就是單位時間內(nèi)投入產(chǎn)出比最大的活動。
目標(biāo)：分析出每天（每周、每月）中的高效益活動，為根據(jù)活動（工作事項）的效益高低使用時間提供依據(jù)。
方法：運用《高效益活動分析表》
時間管理啟示：
優(yōu)先做高效益活動。
根據(jù)活動效益的高低安排工作時間和順序，以保證效益活動的進(jìn)行。
高效益活動的衡量有三個指標(biāo)：目標(biāo)（職務(wù)）貢獻(xiàn)度、必要程度、所需時間
三、對時間分析
分析十一、低效益活動分析
目標(biāo)：分析出每天、每周、每月中的低效益活動，為克服低效益活動提供依據(jù)。
方法：與高效益分析的方法相同，方向相反。運用《低效益活動分析表》

三、對時間分析
分析十二、授權(quán)分析
目標(biāo)：分析各項工作的授權(quán)程度，以便采取相適應(yīng)的授權(quán)策略。
方法：運用《授權(quán)分析表》
時間管理的啟示：
把可以由下屬做的事情，一定交給下屬去做。
大多數(shù)的工作，下屬絕對沒有你做得好，但并不等于下屬永遠(yuǎn)沒有你做得好。
授權(quán)剛開始時，會花費你較多的時間。一旦下屬能夠勝任，你就會節(jié)省很多時間。
自己做應(yīng)該下屬做的事情的原因常常是很可笑的。

三、對時間分析
分析十三、會見分析
目標(biāo)：公司里有太多的會見和會談。分析出會見中所浪費的時間，為提高會見效率提供依據(jù)。
方法：運用《會見分析表》
時間管理的啟示：
不良的會見容易浪費時間，而且還會打亂其他時間安排，所以，要堅決克服。
學(xué)會約定會見用時。
盡可能事先確認(rèn)會見目標(biāo)，以便較為準(zhǔn)確的予估用時。
學(xué)會應(yīng)對無故拖延的方法。
三、對時間分析
分析十四、會議分析
目標(biāo)：分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求響應(yīng)的解決方法。
方法：運用《會議分析表》。
時間管理的啟示：
中層經(jīng)理用于會議的時間會占到工作時間的20%以上。
對需要開的會議必須要先評估。
嚴(yán)格會議紀(jì)律
三、對時間分析
分析十五、公出分析
目標(biāo)：對于公出的必要性和用時情況進(jìn)行分析，從中尋求節(jié)省時間的措施。
方法：運用《公出分析表》
時間管理啟示：
外出頻繁的中層經(jīng)理，應(yīng)進(jìn)行公出必要性評估。
外出中最浪費時間的環(huán)節(jié)是拜訪后。
減少拜訪后時間浪費的方法：合理安排拜訪線路、剩余的時間回公司
三、對時間分析
分析十六、干擾因素分析
目標(biāo)：分析都是哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。
方法：運用《干擾因素分析表》
時間管理啟示：
通過對干擾性因素，找出最需要克服的因素。
在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。
在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”
四、時間原理的原則
原則一、80/20原則
原則二、目標(biāo)ABC
原則三、排出優(yōu)先順序
原則四、制訂計劃
原則五、養(yǎng)成習(xí)慣

時間管理-舒曉東(ppt)