辦公室工作規(guī)范與技巧培訓班(ppt)
辦公室工作規(guī)范與技巧培訓班
培訓專題內容
第一專題：公文寫作基本規(guī)則
第二專題：常用公文起草要領
第三專題：辦公室建設與管理


第一專題：公文寫作基本規(guī)則

一、認識公文寫作的特點
公文寫作的根本特點：規(guī)范性強
受領導之命，代機關立言。“以文輔政”
目的：為處理公務服務，排斥個性化寫作。
內容：真實地反映事實，排斥文學手法。
格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標準。
表達：采用應用文體，恰當運用公文術語。
時限：在領導規(guī)定的時間內完成任務。
二、遵循公文格式規(guī)范
依據(jù)國家機關公文格式標準（GB/T9704-1999)
眉首：發(fā)文機關標識；發(fā)文字號；密級與保密
期限；緩急時限；簽發(fā)人標識；份號。
主體：標題；主送機關；正文；附件；生效標
識；成文日期；附注。
版記：主題詞；抄送機關；印發(fā)機關；印發(fā)日
期；印數(shù)。
三、公文寫作基本步驟與方法
（一）做好準備工作
思想準備：接受擬稿任務后，擬稿人要明確行
文目的？主題？文種？公文重點？
材料準備：圍繞主題收集材料。
方案準備：總體構思，確定篇章形式與表達方
式，擬制提綱，確定各部分的基本
框架。
三、公文寫作基本步驟與方法
（二）正式起草階段（操作要領）
擬寫規(guī)范標題； 設計好開頭和結尾；
安排主體結構； 確定表達方式。
注意事項：
（1）接受任務后抓緊辦理。
（2）根據(jù)提綱有條理地寫作。
（3）聯(lián)合發(fā)文做好協(xié)商工作。
（4）處理好材料和觀點的關系。
（5）遵循公文格式規(guī)范。
（6）符合文字表達規(guī)范。
三、公文寫作基本步驟與方法
（三）加工修改階段
作用：保障文稿更加準確、鮮明、簡練。
范圍：
審讀內容：主題、觀點、材料、數(shù)據(jù)等。
推敲文字：字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒
方法：
擬稿人讀改法；
請人代改法；
集體討論法；
冷處理法。
四、公文寫作的基本要求
（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。
1、明確“為了……”；
2、明確“根據(jù)……”；
3、明確“干什么”。如：請示何事？通知何事？
（二）內容合法、務實、符合領導意圖。
1、符合法律法規(guī)、上級規(guī)定、本機關既定政策規(guī)章，
這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。
2、從實際出發(fā)，注意針對性、真實性、可行性。
3、符合領導意圖。（動筆前、起草中、完稿后）
四、公文寫作的基本要求
（三）文字表達準確、鮮明、簡練、得體。
準確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規(guī)范）
鮮明（觀點明確、用好標題、褒貶得當、段旨撮要）
簡練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明）
得體（文體要求、書面語言、術語規(guī)范）
（四）合理組織語言。
表意清晰；合乎事理；搭配合理；
成分完整；語序得當。
組織
修改

五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（一）提高邏輯思維水平。
常用思維方法如下：
模式化思維（從不同文種角度思考）
對象化思維（從收文機關角度思考）
辯證思維（全面、發(fā)展、變化地思考）
散點思維（多角度地思考）
求同存異思維（思維與領導趨同）
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（二）找好角色定位與行文角度
總原則：受領導之命，代機關立言。
代擬文稿：要認準領導身份和職位特征；
對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機關的地位特征；
區(qū)別文稿應用范圍，內外、上下有別。
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（三）符合行文的邏輯（嚴謹性）要求
題文相符，首尾呼應，前后貫通
橫向（并列）結構
沒有嚴格的順序要求，重要內容前排。
縱向（遞進）結構
務虛到務實 或 務實到務虛
提出問題——分析問題——解決問題
為什么——干什么——怎樣干
縱橫結合結構（總結、領導講話稿）
因果結構（查清問題的調查報告）
總分結構（外在的表達形式）
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（四）認真處理好三種關系
作人和作文的關系
先作人，后作文。文如其人，人如其文。
有定法和無定法的關系
文有定法：符合公文法規(guī)與約定俗成的規(guī)則。
文無定法：具體問題具體分析，在實踐中學習運
用和掌握規(guī)則。
文中無我和文中有我的關系
代表機關發(fā)言，不能有“我”的看法。
反映個人修養(yǎng)，有時要突出體現(xiàn)“我”的看法。
第二專題：常用公文起草規(guī)范
請示的起草
報告的起草
通知的起草
怎樣編寫計劃
怎樣起草總結
編寫會議紀要的要領
領導講話稿的起草
請示的起草
（一）應用范圍
1、對上級的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應本單位
情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、
指示與認可。
2、請求審批或批轉本機關制定的重要文件。
3、請求批準人員編制、機構設置、干部任免、經(jīng)費預
算以及對人員或事故的處理。
4、請求協(xié)調解決本機關無法解決的問題。
5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。
（二）請示的分類
1.請求指示：
解決“我們請求該怎樣做”的問題。接
2.請求批準：
解決“請求批準我們這樣做”的問題。接
3.請求批轉：
解決“我們請求有關單位這樣做”的問題。接

（三）請示正文的寫作方法
（1）開頭：說明請示的根據(jù)、目的，需要時明確交代請示事項的背景或理由。
（2）主體：明確提出請示事項。針對請示事項提出本單位的意見、建議或方案。如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級機關出謀獻策，不能簡單上交矛盾。
（3）結尾：恰當使用結語。
“以上請示妥否，請指示。”
“以上請示如無不妥，請批準。”
“以上請示如無不妥，請批轉××執(zhí)行。”

（四）起草請示的注意事項
1、行文之前要與主管領導充分溝通；
2、請示理由要充分，要求和建議要具體；
3、嚴格執(zhí)行一文一事制度；
4、按照隸屬關系逐級行文；
5、請示與報告不能混用。
接范文
接病文

報告的起草
（一）報告的用途
用來向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。
注意：報告與請示的聯(lián)系與區(qū)別。接
（二）報告的分類
按照內容劃分：
綜合報告；專題報告。
按照目的劃分：
工作報告；總結報告；情況報告；調查報告；
建議報告；檢討報告。
（三）工作報告正文的寫作方法
開頭：對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作項目、工作進程、總體效果評價等。
主體
重點回顧工作進展情況和主要成績；
提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會；
找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進意見與辦法；
提出今后工作的意見或進一步做好工作的愿望。
結尾：使用下列公文術語
特此報告，請審閱。
以上報告如有不當，請指正。

（四）注意事項
采用記敘為主的表達方式。
按時間順序、工作過程或問題的邏輯關系，概述工作內容及完成情況，避免羅列過多事例。
重點突出，點面結合。
突出中心工作進展情況及主要成績；在重點敘述的同時，對面上的情況要有概括性敘述，適當引用數(shù)據(jù)材料，增強說服力。
實事求是，如實報告成績和不足。
節(jié)儉篇幅。
報告中不能寫請示事項。接
通知的起草
（一）熟悉用途
用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
（二）把握特點
1.內容單純，行文靈活簡便。
2.表述具體，可操作性強。
3.時效性強，需要及時周知或執(zhí)行。
（三）明確分類
1. 指示性通知
2. 規(guī)定性通知
3. 知照性通知
4. 事務性通知
5. 批轉、轉發(fā)、公布性通知
6. 任免性通知
（四）事務性通知（會議通知）
篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時性、內部會議
要素：時間、地點、參加人、會議名稱等。接
分層表達式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重
要會議。
導語部分：會議目的、根據(jù)、名稱等。
主體部分：分項說明時間、地點、參加人、內
容、注意事項、聯(lián)系方式等。
結尾部分：提出準時到會的要求，或用結語
“特此通知”。接
（五）指示性通知（ 分層表達式）
導語部分
說明指示事項產(chǎn)生的背景、強調發(fā)文目的、依據(jù)；或說明問題的現(xiàn)狀、嚴重性與危害性。
注意：針對性、表述政策與法規(guī)依據(jù)。
主體部分
圍繞主題，分項說明要求收文機關領會、知曉、執(zhí)行、承辦的事項。
通常包括：基本原則、指導思想、工作任務、政策措施、方法步驟、注意事項等內容。

結尾部分 1.意盡言止。 2.請認真貫徹執(zhí)行。 3.圍繞主題發(fā)出號召。 4.說明注意事項。
（六）撰寫通知的注意事項
1.事務性通知注意要素齊備，事項具體，讀者無疑問。
講究政策法規(guī)依據(jù)，增強發(fā)文的權威性。
2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好效果。
3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領會理解。
4.注重發(fā)文時限，
怎樣編寫計劃
（一）計劃與管理職能密不可分
管理有四大基本職能：計劃、組織、領導、控制。計劃是管理職能中的首要職能。計劃的制定與執(zhí)行的好壞，決定一項工作的成敗得失，決定著事業(yè)的興衰存亡。
計劃的種類、稱謂很多。
（二）計劃的重要功能
1、指明努力方向，協(xié)調行動步調。 2、預測未來變化，減少不利因素影響。 3、減少浪費現(xiàn)象，避免利益損失。 4、加強行為控制，避免無序狀態(tài)。
（三）計劃的編寫方法
1、標題：單位名稱、適用期限、內容事項、文種

例如： ××區(qū)人事局
2002年軍隊轉業(yè)干部培訓工作計劃
2、正文寫法（5 W，1 H） 做什么？為何做？何時做？ 何地做？誰去做？如何做？
開頭：闡明計劃的依據(jù)（指導思想；現(xiàn)狀分析；計劃的總任務；做好工作的意義）
主體：制定計劃的“三要素”。
目標（做什么：具體工作內容）
措施（怎么做：工作方式方法）
步驟（何時做：工作時間安排）
結尾：說明注意事項或檢查落實方法。
描繪前景，鼓舞士氣。
（四）主體內容表述方式
開列式：把工作事項逐項列出，分項編寫。
（適合于大型綜合性計劃）
展開式：圍繞中心工作，將具體目標、措施要
求、實施步驟、依次展開編寫。
（適合于單項計劃）接
階段式：按工作階段或時間順序編寫。
（適合于階段性明顯的工作）接
圖表式：將計劃內容列成圖表的主要項目，依
次填寫。（單獨或作為附件均可）
（五）如何增強計劃的操作性
內容方面：制定科學合理的目標和指標。
總目標明確、具體、合法、方向正確。
任務的數(shù)量和質量要求要合理；
任務的指標要能夠考核和控制；
任務指標要相對穩(wěn)定，可以衡量；
任務指標要符合實際，可以實現(xiàn)；
任務指標要有明確的時間限制。

（五）如何增強計劃的操作性
形式方面：
要做到表達簡要、條理清晰、要素完整
程序方面：
堅持民主集中制原則，自下而上，自上而下相結合，要發(fā)揮上下兩方面的積極性；
善于聽取專家意見。
注意制定預案，以防不測。
怎樣起草總結
（一）含義目的與實質
總結是對以往一段工作的回顧與反思,并以書面
形式表達的事務性文件。
目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。
實質：對人類社會實踐的再認識。
（二）功能
1.認識事物發(fā)展規(guī)律，制定切實的方針政策；
2.有助于推廣先進經(jīng)驗，提高管理水平。
3.有助于上級機關對本單位工作的針對性指導。
怎樣寫總結
一、含義目的與實質
總結是對以往一段工作的回顧與反思,并以
書面形式表達的事務性文件。
目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。
實質：對人類社會實踐的再認識。
二、功能
1.認識事物發(fā)展規(guī)律，制定切實的方針政策；
2.有助于推廣先進經(jīng)驗，提高管理水平。
3.有助于上級機關對本單位工作的針對性指導
（三）總結寫作要領
做好寫前準備
1.調查研究，占有資料；
2.歸納整理，篩選材料；
3.學習理論，掌握政策；
4.總體構思，擬制提綱。
總結正文的起草要領
前言：
概括工作的基本情況，交代總結針對的背景、時間、工作事項、點明中心思想。
主體內容
回顧完成工作情況：內容、措施、方法、成績
提煉工作中的經(jīng)驗體會。
指出存在的不足之處。
今后的努力方向。
結尾： 簡要說明今后工作的意見。
（四）主體內容表述方式
1.兩段式寫法（采用敘述＋議論方式)
2.概述式寫法（情況—成績—經(jīng)驗—問題—意見）
3.階段式寫法（分階段總結，注意各階段特點）
4.經(jīng)驗式寫法（略寫工作內容，重點論述工作經(jīng)驗，以便發(fā)揮總結的指導作用）

（五）如何發(fā)揮總結的指導作用
1、避免為了總結而總結的做法。
2、明確重點，即工作中的成功做法與體會，取
得成績的主觀因素。這是總結的重點。
3、在反應新思想、新做法、新材料上下功夫。
4、領導機關的總結應當少寫干了什么工作，多
寫工作中的理性思考。
5、加強總結交流工作。
6、從群眾中來，到群眾中去，資源信息共享。
7、注重經(jīng)驗的傳播 ，不能以歸檔為目的。
（六）寫好總結的注意事項
1、真正重視總結工作?？朔?ldquo;例行公事”思想，自下而上與自上而下相結合。只有上級認真讀，才有下級認真寫。
2、運用辯證分析的方法。堅持兩點論，反對絕對化，要實事求是地總結機關工作。
3、努力做好材料工作，做到觀點和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的閃光點，善于運用新材料，掌握全面情況和整個工作進程。堆砌材料是失敗的總結。
4、注重理性分析。抓住重點問題，注意提煉規(guī)律性認識。
編寫會議紀要的要領
（一）會議紀要的用途與類型
用途：
會議紀要用于記載和傳達會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達貫徹執(zhí)行的依據(jù)。
類型：
按照會議紀要性質分：
1、決議性紀要； 2、部署性紀要；
3、學術性紀要； 4、消息性紀要。
按照會議紀要內容劃分
1、綜合性會議紀要
2、專題性會議紀要
（二）會議紀要的格式要素
文頭部分：
紀要名稱、編制單位名稱、編制日期。
主體部分：
標題、正文。
文尾部分：
主題詞、報送單位、印制部門、印發(fā)日期。

（三）衡量會議紀要質量的基本標準
1、會議基本概況交代得清楚；
2、會議主要精神傳達得完整。
抓住領導人和權威人士的發(fā)言。
注意聽取主持人的總結性意見。
區(qū)分討論性意見和表態(tài)性意見。
以多數(shù)人意見為結論性意見。
學術性紀要，要寫清一致意見和重要不同意見。
3、會議決定事項記載得準確。

（四）會議紀要正文寫作要領
開頭：說明會議概況：時間、地點、主持人、
參加人、議題等。（概述或分項式）
主體：介紹會議主要精神和決定事項：
包括會議研討的主要問題、會議意見、
會議取得的成果、決定事項等。
結尾：1、號召干部群眾落實會議精神；
2、強調落實會議精神的關鍵問題；
3、對會議作簡要說明。
（五）正文主體部分表述方式
概述式 ：將會議主要精神歸納為幾個部分概述。
適合內容較簡單的辦公會議。
條款式：將會議決定事項用條款方式簡要說明，
以便會后檢查落實，明確責任。
適合現(xiàn)場辦公會和協(xié)調會。
歸納分類式：根據(jù)會議討論內容進行歸納集中，
分列標題。適合專題會議或理論研討會。
發(fā)言記錄式： 根據(jù)發(fā)言記錄整理而成，較多保
留發(fā)言原貌，以備查考。
適合日常辦公會、例會。
（六）編寫會議紀要的注意事項
1、寫作之前做好必要的準備工作。
2、忠實于會議內容，準確反映會議決定事
項和主要精神。
3、抓住要點，體現(xiàn)“要”字。
4、語言簡明，講究邏輯性和條理性。 接

領導講話稿的起草
（一）講話稿的性質與文體特征
講話稿是領導人在會議或相關公務活動中，發(fā)表正式講話的直接依據(jù)，是為了集中而有條理地表達思想、傳達信息、部署工作、闡明觀點、增進友誼等目的，事先撰制的具有特定效用的講話文稿。

領導講話稿的起草
（一）起草講話稿的幾個重點問題

1、準確把握領導意圖是關鍵 領導意圖是秘書思維的原點和立意根據(jù)。
把握領導意圖，主要包括幾個方面的內容：
（1）領導的整體工作思路及基本的思想觀
點和意見。
（2）講話所要達到的基本目的。
（3）領導者對行文的具體要求。

（一）起草講話稿的幾個重點問題
2、做好資料收集工作是基礎
收集資料應注意的幾點：
（1）勤于收集
（2）善于收集（重點突出、分門別類）
（3）及時整理
收集整理資料范圍包括以下幾個方面：
（1）國內外、本行業(yè)本地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展情況。
（2）有關領導人的重要講話。
（3）有關會議重要信息和相關網(wǎng)絡信息。
（4）圖書報刊上的重要理論文章及其有關資料。

做好資料收集工作是基礎
要力爭“全” ，包括以下七點要求：
（1）客觀與主觀材料相結合
（2）感性與理性材料相結合
（3）正面與反面材料相結合
（4）內部與外部材料相結合
（5）直接與間接材料相結合
（6）全局與局部材料相結合
（7）縱向與橫向材料相結合
（一）起草講話稿的幾個重點問題
3、加強個人修養(yǎng)是必要條件 （1）注重理論學習和政策學習。
（2）既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學習重點，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運用自如。
（3）注重廣泛涉獵各種知識。
（4）注重積累工作閱歷。

（二）掌握寫作要求與技巧

1、全面正確地把握領導意圖，明確講話的背景，務必求得與領導意圖的一致性。
2、主動豐富和完善領導意圖，體現(xiàn)參謀助手
價值。
3、認真構思和錘煉提綱，征詢領導意見。
4、努力增強措施和要求的可操作性，突出體
現(xiàn)現(xiàn)行效用。
5、站在領導角度考慮問題，主動換位思考。
如何站在領導角度考慮問題
從現(xiàn)實的角度看問題。（當前存在的主要問題）
從全局的角度看問題。（與其他單位的差距）
從未來的角度看問題。（今后發(fā)展的獨到見解）
從實踐的角度看問題。（目前可以立即解決的問題，怎樣解決問題）
從上下結合的角度看問題。（與上級要求相銜接，明確主要差距）
（三）講話稿的格式規(guī)范與文體特征
五大要素
1、講話標題
2、講話日期
3、講話人姓名
4、稱謂
5、正文（前言、主體、結尾）
符合講話稿的文體特征
明顯的口語化特征
飽滿的感情化特征
多彩的藝術化特征
符合不同場合講話需要
第三專題 加強辦公室建設與管理

一、辦公室人員崗位認知與基本職責
二、加強辦公室建設
三、辦公室辦會工作基本規(guī)范
四、加強辦公室的日常管理

一、辦公室人員崗位認知與基本職責
（一）辦公室的地位與職能
重要地位：
中心：管理運轉中心、信息處理中心、文檔管理中心、
會議管理中心、綜合統(tǒng)計中心、信訪接待中心。
樞紐：聯(lián)結決策層與執(zhí)行層的紐帶。
聯(lián)結各職能部門的紐帶。
窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質量及其工作
人員的禮儀風范、精神面貌，在很大程度上代表
社會組織的形象。
職能定位：
行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調、參謀輔助。

一、辦公室人員崗位認知與基本職責
（二）辦公室工作內容與特點
工作內容：
按性質分：
程序性工作；智囊性工作；臨時性工作。
按內容分：
辦文；辦會；辦事。（簡稱“三辦”）
工作特點：
綜合性；服務性；程序性；被動性；機要性。

一、辦公室人員崗位認知與基本職責
（三）辦公室人員角色定位
辦事員、筆桿子、領導助手、參謀智囊
（四）辦公室工作對人員的要求
2003年2月6月在中央辦公廳工作會議上，王
剛主任傳達了江澤民同志對中辦工作的幾條指示：
一、要講事業(yè)心和責任感；
二、要認真細致；
三、要講究程序(不要打亂仗)；
四、要講工作效率。
（四）辦公室工作對人員的要求
1、思想素養(yǎng)
熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。
政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，
處理辦公室工作，聽招呼，能自律，嚴保密。
責任感強。將自己的工作職責與單位的發(fā)
展、集體利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準的
一種表現(xiàn)。
踏實肯干。舍得為工作投入。
（四）辦公室工作對人員的要求
2、業(yè)務素養(yǎng)
具備較高的政策水平。
具有較強的綜合分析能力。
調研能力。善于通過調研掌握大量情況。
思維能力。善于思考問題，抓住關鍵。
表達能力。能準確簡明地闡述己見。
良好的協(xié)調能力。
較強的應變能力。
（四）辦公室工作對人員的要求
3、心理素養(yǎng)
心理素養(yǎng)，指人對環(huán)境及其相互關系的適應能力。
注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對事物具有職業(yè)的注意力。
調控力(控制情緒的能力)。
意志力。
（四）辦公室工作對人員的要求
4、角色意識
做好辦公室工作，必須強化以下角色意識：
服從意識 全局意識 責任意識 創(chuàng)新意識
奉獻意識 信息意識 程序意識 學習意識
（五）領導對辦公室人員的期待
領導測評辦公室人員的20道題目
1．他知道你在組織中的職責范圍和全部活動嗎? 他是否了解你的目標和意向? 他怎樣將目標和意向同組織的總目標相結合?
2．你外出2～3周，是否深信他仍能認真負責地處理你交辦的各項工作?
3．他是否幫你安排活動日程、協(xié)調約會，使你如期踐約，一切不用你催促? 他是否很會安排時間?
4．別人不提醒，他能否主動完成你交給的任務?
領導測評辦公室人員的20道題目
5．他對待你的同事、來訪者是否有禮貌? 能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?
6．他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎? 能否提出一些新的設想和建議供你參考，能否經(jīng)常采用新方法改進工作? 能否制訂新的工作制度或工作程序? 他的工作有條理嗎?
7．他是一個機智的人嗎? 能否主動地解決一些問題而不麻煩你?他害怕困難嗎?
8．他能否提高文件運轉效率? 能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領導人正等著看的文件? 能否及時地從其他領導那里取來你正需要的文件?
領導測評辦公室人員的20道題目
9．他所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打電話、接待服務等)是否無可指責?
10．他在危急關頭是否沉著冷靜? 當你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍能平靜地繼續(xù)工作?
11．他對你的忠誠值得信賴嗎? 你能把一些機密信息資料委托給他嗎?
12．他是否有較廣的閱讀面和知識面? 是否經(jīng)常提醒你注意本單位及與你個人有關的出版物?
領導測評辦公室人員的20道題目
13．他是否成為本單位有價值的信息來源? 而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?
14．他是否有個人學習計劃? 是否學習管理方面的知識或參與管理活動? 是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顧客，你的行業(yè)?
15．他語言表達是否清晰? 能否以書面或口頭方式簡要匯報情況? 能否準確地傳達你的指示? 能否了解你關于某項政策和行動的想法，并把它準確地傳達給別人?
16．他是否按時完成每天的工作? 是否根據(jù)需要自愿在休息時間加班?
領導測評辦公室人員的20道題目
17．他能否像管理者那樣，必要時將未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
18．在你不插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事?
19．在調研工作中他是否稱職? 能否收集資料、調查事情經(jīng)過，并寫出有事實、有分析、有建議的調查報告?
20．他是一個細心的人嗎？能否記住一些重要日期(如紀念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代你為上級、家庭或顧客安排好慶祝、慰問或相應活動?
啟示……
二、加強辦公室建設
（一）辦公室建設方向
1、不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境
2、積極推進建章立制工作
3、努力營造和諧人文氛圍
4、大力倡導團隊精神
（二）建設“形象工程”——辦公室禮儀常規(guī)
良好的禮儀形象
良好的電話形象
良好的文字形象
良好的語言形象
二、加強辦公室建設
（三）人人爭作辦公室受歡迎的人員
1、分內工作決不推托，并主動協(xié)助同事工作；
2、掌握自己的情緒，做情緒的主人；
3、把同事當作客人，盡力做到同事滿意；
4、懂得鼓勵他人，用贊揚代替批評；
5、隨時讓同事知道你對他的感激；
6、尊重個人隱私，公私之間分明；
7、樂于向同事提供資訊與經(jīng)驗，分享成功快樂；
8、不居功自傲，有容人雅量。
三、辦公室辦會工作基本規(guī)范
（一）會議服務的基本內容
會前準備工作
1、設立會議承辦部門和服務機構
2、協(xié)助領導確定會議目標和議題
（1）確定會議目標
（2）擬訂會議議題
3、擬訂會議財務預算和會議方案
（1）擬訂會議財務預算
（2）擬定辦會方案
（一）會議服務的基本內容
會前準備工作
4、確定會議的議程、日程和程序
5、分工撰寫會議文件
6、確定與會人員名單以及會議編組方案
7、會場的布置工作
營造會議氣氛
會場格局與座次
主席臺的布置
懸掛會標
設施準備
8、食宿、交通、醫(yī)療、保健等準備。
（一）會議服務的基本內容
會中服務工作
1、報到與接待工作
2、會議簽到
3、會場服務與管理
會前檢查會場
引導座位、維護秩序
做好會場事務工作
會后檢查會場
4、做好會議記錄
5、編寫會議簡報
6、安全保密工作
（一）會議服務的基本內容
會議善后工作
1、做好相關文字工作
整理會議記錄
編寫會議紀要、簡報
會議文件制發(fā)
文件整理與保管
2、認真做好會議總結
3、做好會議的宣傳報道工作
4、會議決定事項的催辦工作
5、會議收尾工作
（二）做好會議服務工作的技巧
其一：領會“一個精神”
指的是領導對于舉辦會議的指示精神。辦會人員要主動、全面了解領導的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準確、越詳細越好，切實做到全局在胸。
其二：構思“一個方案”
指的是籌辦會議的具體依據(jù)。方案要思路清楚，詳細周到，簡潔明快，科學可行。
1．整體性原則
2．動態(tài)性原則
3．超前性原則
（二）會議服務技巧
其三：擬定“一個程序”
是指把握整個會議進程，確保會議環(huán)環(huán)相扣，合理有序，開得緊湊，開出氣氛。要把握好三個環(huán)節(jié)：
1、把握重點程序。
2、把握會場布置。
3、把握會議細節(jié)。
其四：準備“一套文件”
是指準備好會議文件，這是籌辦工作的重要內容，也是會議成功召開的主要標志，應盡早準備。
其五：保證“一支隊伍”
有一支素質高、業(yè)務精、作風好、善合作的隊伍。
（三）會議服務與管理要求
服務要求
1．準備工作要細致充分
2．組織工作要嚴密協(xié)調
3．服務工作要周到熱情
4．善后工作要及時穩(wěn)妥
管理要求
1．要精簡可開可不開的會議
2．要提高會議效益與效率
3．要努力改變會議作風
4．要努力降低會議成本
四、加強辦公室的日常管理
（一）辦公室管理的三維空間
辦公室管理的實施環(huán)節(jié)
辦公室管理的基本方式
辦公室管理的條件保障
改進和完善辦公室的管理，提高辦公室管理水平，必須圍繞上述三個維度思考和實踐。
四、加強辦公室的日常管理
（二）嚴格按照領導意圖辦事
1、領導意圖的含義
領導意圖：領導在布置工作、下達任務、發(fā)出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。
2、獲取領導意圖的途徑
從主動詢問中獲得；
從領導批示中領會；
從平時言談中捕捉；
從講話材料中把握；
從積零為整中綜合。
3、明確領導對于辦公室人員的期待
四、加強辦公室的日常管理
（三）處理與領導關系的原則、方法與藝術
辦公室人員既要為領導者服務，也要為領導集體服務。他們與領導者形成了一種特定的人際關系。要為領導提供滿意的服務，就必須善于處理與領導關系。要講究的方法與要領：
了解上級領導
適應上級領導
尊重上級領導
支持上級領導

四、加強辦公室的日常管理
（四）加強機要管理，保證安全運轉
（五）加強時間管理，實現(xiàn)雙效合一
（六）辦公室工作的基本規(guī)則
衷心感謝各位領導和同志
歡迎大家批評指正
愿與大家更多交流

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