企業(yè)內(nèi)部控制—采購(gòu)授權(quán)審批制度
采購(gòu)授權(quán)審批制度
制度名稱 采購(gòu)授權(quán)審批制度 受控狀態(tài)
文件編號(hào)
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1條 目的
為明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。
第2條 進(jìn)行授權(quán)審批
采購(gòu)業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。
第3條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)
1．采購(gòu)員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。
2．對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，采購(gòu)員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。
第4條 專家論證適用情形
對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。
第5條 請(qǐng)購(gòu)
使用部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門及其他相關(guān)部門根據(jù)企業(yè)采購(gòu)預(yù)算、實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要等提出采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，及時(shí)向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。
第6條 審批
采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少?gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核、審批。
1．采購(gòu)預(yù)算內(nèi)采購(gòu)額在×萬(wàn)元以內(nèi)的，采購(gòu)經(jīng)理審批；采購(gòu)額在×׬—¬××萬(wàn)元的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；采購(gòu)額在×׬—¬××萬(wàn)元以上的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。
2．采購(gòu)預(yù)算及計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目均由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。
3．對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求請(qǐng)購(gòu)人員調(diào)整采購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。
第7條 采購(gòu)
1．采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)組織采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。
2．采購(gòu)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核并提出參考意見(jiàn)，交總裁最終確定合格供應(yīng)商名單。
3．采購(gòu)部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購(gòu)談判，采購(gòu)員擬定采購(gòu)合同后，交采購(gòu)經(jīng)理審閱，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂購(gòu)貨合同。
（1）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬(wàn)元以內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目合同，由財(cái)務(wù)部審核后交采購(gòu)部簽訂購(gòu)貨合同即可。
（2）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬(wàn)元—××萬(wàn)元的采購(gòu)項(xiàng)目合同，須交財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后交采購(gòu)部簽訂購(gòu)貨合同。
（3）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在××萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后交采購(gòu)部簽訂合同。
（4）采購(gòu)計(jì)劃外的所有采購(gòu)項(xiàng)目合同，須由財(cái)務(wù)部核對(duì)后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批后，簽訂購(gòu)貨合同。
第8條 驗(yàn)收
質(zhì)量管理部門根據(jù)企業(yè)有關(guān)驗(yàn)收規(guī)定對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門，采購(gòu)員根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行辦理。
1．驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的采購(gòu)商品或勞務(wù)數(shù)量不符合企業(yè)規(guī)定的情況，采購(gòu)員需提出解決方案，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。
2．采購(gòu)的商品存在重大質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)部等部門開(kāi)會(huì)共同討論解決，解決方案報(bào)總裁審批后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)處理。
第9條 付款
1．財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購(gòu)的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。
2．應(yīng)付賬款在×萬(wàn)元以內(nèi)的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在×׬—¬××萬(wàn)元的，由總裁審批。
3．預(yù)付款與定金在×萬(wàn)元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在×׬—¬××萬(wàn)元的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，在××萬(wàn)元以上的，由總裁審批。
4．審核無(wú)誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)開(kāi)具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商。
第10條 賬務(wù)處理
1．財(cái)務(wù)部在采購(gòu)單據(jù)齊全的情況下，按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。
2．將請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、外購(gòu)物資入庫(kù)單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報(bào)關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。
3．每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。
第11條 對(duì)賬
1．財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)。
2．取得供應(yīng)商對(duì)賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

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