文件管理制度
一、 目的
1、 文件管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，歷年文件可以體現(xiàn)一個企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展、壯大的歷史過程，是公司日常運作及參與各種法律行動的重要依據(jù)。
2、 為了確保工廠各部門有效地制作、宣傳、執(zhí)行、修改、保管文件，避免資料遺失，使各種管理措施和指令落到實處，并具有連貫性，結(jié)合工廠的實際情況特制定本制度：

二、 適用范圍
本管理制度適用工廠各部門各種文本文件，電腦文件，電子文件及特殊裁體文件，但不包括人事檔案文件。（注：特殊裁體文件包括但不限于照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤、磁帶、CD、VCD、工程藍圖）

三、 管理組織與權(quán)責(zé)
1、 工廠制作，頒發(fā)的所有文件由行政人事部安排文職人員管理（注：將來公司發(fā)展壯大了，應(yīng)專門設(shè)立文管中心或檔案中心），其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：
（1）、負責(zé)工廠內(nèi)所有文件的收集、整理、登記、保管、維護、借閱及作廢文件的銷毀審核工作。
（2）、負責(zé)監(jiān)查其它各部門文件有效性，歸檔、保管、維護工作，各部門必須全力予以配合。
（3）、嚴格執(zhí)行及遵守《文件管理制度》，對于違反本制度的，文件管理人員有權(quán)提出批評，制止或糾正，情節(jié)嚴重者可呈報行政人事經(jīng)理予以處罰。
（4）、嚴格執(zhí)行文件管理的借閱程序，有權(quán)拒絕未經(jīng)申請批準的文件借閱者，有權(quán)拒絕非權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱者，有權(quán)拒絕未經(jīng)批準擅自復(fù)印文件人員收回已復(fù)印的文件，有權(quán)追究借閱后缺損文件人員的責(zé)任。
（5）、嚴格遵守及執(zhí)行工廠檔案的保密制度。
2、 各部門要指定文職人員保管該部門制作頒發(fā)的文件，其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：
（1）、熟練掌握《文件管理制度》，了解本部門的工作業(yè)務(wù)。
（2）、負責(zé)本部門文件的登記、打印、復(fù)印、保管、分發(fā)的具體實施及過期無效文件的回收、作廢、銷毀實施工作。
（3）、根據(jù)文件分類原則，對本部門內(nèi)所有文件進行文本立案及電腦立案登記。
（4）、負責(zé)本部門內(nèi)所有文件原稿及電子備份文件的收集和整理。
（5）、負責(zé)本部門內(nèi)業(yè)務(wù)客戶、關(guān)系客戶的資料收集，整理立案。

發(fā)送至 總經(jīng)理室 保存期限 永久保存
版次 第1版 密級 機密 生效日期 2002年10月
制訂 李再魁 審核 批準
四、 文件的分類，分類原則，部門編號，打印格式
1、根據(jù)工廠的實際情況，內(nèi)部文件按如下性質(zhì)分為A、B、C三類文件：
（1）、A類文件：是指各類管理手冊和規(guī)章制度，是工廠的基本法，是為加強內(nèi)部管理，提高管理效
率而對內(nèi)部各種行為進行規(guī)范而形成的具有普遍約束力的文件，這類文件必須永久保存，并按規(guī)定的格式打印，A類文件的編寫一般須具備但不限于五個要素：目的，適用范圍，管理組織與權(quán)責(zé)，管理規(guī)定，附表（見附表一）。
（2）、B類文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎罰通報或未經(jīng)完善整理的緊急性文件或規(guī)定，此類文件需按確定的格式打印（見附表二），經(jīng)過半年或一年時間的試用，整理，合并，匯編成A類文件，要作廢。
（3）、C類文件指部門之間的溝通性文件，如備忘錄、工作總結(jié)、評比結(jié)果的公布等只在短期內(nèi)起臨時性約束作用的文件，格式不限。
（4）、傳真件發(fā)送時須具備如下要點：收件單位（收件人）、發(fā)送單位（發(fā)送人）、發(fā)文日期、發(fā)文編號、頁數(shù)、主題、主要內(nèi)容，見附表三。
（5）、會議記錄須具備如下要點，會議時間、會議地點、會議記錄、參會人員、主持人、會議內(nèi)容格式參照附表四。
（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根據(jù)實際情況自行酌情制作。
1、 編號格式：CLF+部門+文件類別+年號+順序號，CLF指東菱工廠，部門以該部門的簡稱，例如《文件管理制度》的編號為CLF行A2002/001
2、 文件的第一頁下面有一表格，說明如下內(nèi)容，發(fā)送部門，保存期限，生效日期，版次，頁次，制訂人，審核人，批準人，如本文式樣。
3、 對外文件包括但不限于各類公函，報刊，雜志，信件，傳真資料。

五、 內(nèi)部文件的收集整理。
1、 文件經(jīng)本部門經(jīng)理確認后正本由本部門整理歸檔建立案卷目錄進行登記，如需發(fā)送其它部門的由文件制作部門復(fù)印發(fā)送。
2、 文件的發(fā)布應(yīng)在生效日期前，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。
3、 文件管理員應(yīng)做好文件發(fā)布歸檔登記（見附表五），登記表必須與文件正本一齊裝釘歸檔，并于每月月底收集整理歸檔。
4、 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的文件由主辦單位收集歸檔。
5、 工廠主辦的公共活動，以項目方式整理檔案，并由活動主辦部門于活動結(jié)束后一周內(nèi)完成資料整理歸檔。
6、 文件管理員負責(zé)收集本部門在對外社會活動交往中的客戶資料（包括客戶名稱，公司名稱，職銜，聯(lián)絡(luò)地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)內(nèi)容）整理后歸檔。

六、 對外文件的收集整理。
1、 所有外來信件，報刊，雜志，公函等經(jīng)郵遞員送至保安室后，由保安分類，屬于工廠的文件在收件后20分鐘送交行政部，屬于員工的在白板上公布員工姓名至保安室簽名領(lǐng)取，如沒有注明收件人姓名的，交由行政人事部處理。
2、 根據(jù)部門業(yè)務(wù)類型分別建立外來文件檔案，并于外來文件案卷目錄中逐一登記，報部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核，批復(fù)后，正本存本部門，并作好文件發(fā)布日期登記，登記表與文件正本一并裝訂。


七、 文件的簽批權(quán)限
1、 所有A類文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽署方可生效，否則視為無效文件。
2、 所有人事任免，重要政令，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽署才能生效。
3、 各部門職責(zé)范圍之內(nèi)的工作指令，獎罰通報由部門經(jīng)理簽署即可生效。
4、 部門主管及主管以下人員一般不得跨部門簽署指令性文件命令，工作指示等文件。

八、 借閱規(guī)定
1、 本部門人員如需查閱文件檔案，不可擅自開啟文件柜查找，而必須填寫《文件借閱單》(附表六)至文管員處辦理手續(xù)后，方可借閱查找。
2、 如借閱其他部門的文件，則須通過部門之間的文件管理員辦理借閱手續(xù)，跨部門員工與文件管理員不發(fā)生直接的關(guān)系。
3、 借閱的文件檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，否則必須辦理續(xù)借手續(xù)。

九、 文件的銷毀
1、 對已到期或無保存價值的文件要及時予以銷毀，具體要求如下：
（1）、填寫準備銷毀的文件清單、文件名稱、銷毀原因、期限，交公司總經(jīng)理批準方可銷毀。
（2）、對銷毀文件必須有兩個以上人員在場，待文件被徹底銷毀方可離去。
2、 未結(jié)算、有爭議、有可疑的文件、尤其是合同、各種財務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證等不得銷毀，確實需要銷毀的必須征詢專業(yè)意見并經(jīng)批準后方可進行。
3、 已經(jīng)作廢的文件，資料一上律蓋上“作廢”章，作廢的文件除留一份存底外，全部銷毀。

十、 違規(guī)處罰標(biāo)準
序號 違規(guī)內(nèi)容 處罰標(biāo)準
1、 人為毀壞文件 開除，因此造成公司損失者照實賠償
2、 致使保密文件泄密 開除，因此造成公司損失者照實賠償
3、 故意篡改文件內(nèi)容， 開除，因此造成公司損失者照實賠償
4、 損壞文件或積壓文件 記小過一次
5、 遺失文件 記中過一次
6、 未按規(guī)定時間歸還文件 記小過一次
7、 非法獲取文件 開除，因此造成公司損失者照實賠償
8、 未經(jīng)允許擅自在工廠公告欄張貼文件 記大過一次
9、 撕毀工廠公告（信息）欄文件 開除







附表一：
A類文件格式

順德市東菱集團有限公司（隸書小二號字）
東菱裝修材料廠（隸書小二號字）
文件名稱（黑體二號字）
文件編號（黑體五號字）
一、 目的（小標(biāo)題用黑體四號字，標(biāo)題下的內(nèi)容用小四號黑體字）

二、 適用范圍

三、 管理組織與權(quán)責(zé)

四、 管理規(guī)定
1、
2、
3、（小點開頭對齊）















附表二：
B類文件格式

順德市東菱集團有限公司（隸書小二號字）
東菱裝修材料廠（隸書小二號字）
通 告（黑體二號字）
文件編號：（黑體五號字）


內(nèi)容（黑體小三號字）










部門名稱
日期



附表三：
傳真件格式
順德市東菱集團有限公司
東菱裝修材料廠

致： （收件單位或收件人） 編號：
由： （發(fā)送單位或發(fā)送人） 日期：
主題： 頁次：
內(nèi) 容
















附表四：
會 議 記 錄
一、時間： 年 月 日 時
二、地點：
三、出席：
四、缺席：
五、主持：
六、記錄人：
七、內(nèi)容：
會 議 內(nèi) 容

























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