發(fā)貨管理制度
第一條 交運期限控制
1．凡遇下列情況之一者，物料管理應于一日前辦妥“成品交運單”，并于一日內(nèi)交 運。
(1)計劃產(chǎn)品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。
(2)內(nèi)銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。
2．直接外銷訂制品繳庫后，配合結(jié)關日期交運。
第二條 發(fā)貨注意事項
1．物料管理科接到“訂貨通知單”時，經(jīng)辦人員應依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列檔，內(nèi)容不明確應及時反映業(yè)務部門確認。
2．因客戶業(yè)務需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定辦理：
(1)經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應經(jīng)業(yè)務部主管核 簽方可辦理交運。
(2)收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。
(3)物料管理科接獲“訂制(貨)通知單”才能發(fā)貨，但有指定交運日期的，依其指定 日期交運。
(4)訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運” 的，物料管理科若因庫位問題需提前交運時，應先聯(lián)絡業(yè)務人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收到業(yè)務 部門的出貨通知后始得提前交運。若系緊急出貨時，應由業(yè)務部主管通知物料管理科主管先 予交運，再補辦出貨通知手續(xù)。
(5)未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手續(xù) 。
(6)訂制品交運前，物料管理科如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時，應立即 暫緩交運，等收到業(yè)務部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通 知物料管理科主管，但事后仍應立即補辦手續(xù)。
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(7)“成品交運單”填立后，須于“訂貨通知單”上填注日期、“成品交運單”編號 及數(shù)量等以了解交運情況，若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。
第三條 承運車輛調(diào)派與控制
1．物料管理科應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。
2．物料管理科應于每日下午4點以前備妥第二天應交運的“成品交運單”，并通知 承運公司調(diào)派車輛。
3．如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址者，成品交運前，物料管理科應 將預定抵達時間通知業(yè)務部門轉(zhuǎn)告客戶準備收貨。
第四條 內(nèi)銷及直接外銷的成品交運
1．成品交運時，物料管理科應依“訂制(貨)通知單”開立“成品交運單”，由業(yè)務 部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票于下月二日前匯送會計部門。
2．“訂貨通知單”上注明有預收款的，于開立“成品交運單”時，應于“預收款” 欄內(nèi)注明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交運時為原則，但“訂貨 (制)通知單”內(nèi)有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
3．承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、 二聯(lián)經(jīng)送業(yè)務部核對后第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)會計核對入賬，第三、四、五聯(lián)交由承運商 于出貨前核點無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運客戶，第四、五聯(lián)交由承運商送 回物料管理科，把第四聯(lián)送回業(yè)務依實際需要寄交指運客戶，第五聯(lián)承運商持回，據(jù)以申請 運費，第六聯(lián)物料管理科自存。
第五條 客戶自運
1．客戶要求自運時，物料管理科應先聯(lián)絡業(yè)務部門確認。
2．成品裝載后，承運人于“成品交運單”上簽認，依第十二條規(guī) 定辦理。

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第六條 直接外銷的成品交運
1．物料管理科應于結(jié)關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用(如特驗 費、監(jiān)視費等)。
2．成品交運時，物料管理科應依“外銷訂貨通知單”開立“成品交運單”一式六聯(lián) ，第四、五聯(lián)，交由承運商送碼頭或貨柜場的報關行簽收后，第四聯(lián)免送客戶，仍存于物料 管理科，第五聯(lián)經(jīng)報關行簽收后由承運人持回，據(jù)此申請費用。
3．外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務部門收存，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會 計部門。
4．成品需于廠內(nèi)裝柜時應依下列規(guī)定辦理：
(1)物料管理科應于接到業(yè)務部門領柜通知后，即聯(lián)絡貨柜入廠裝運。
(2)裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應以封條加封。
第七條 成品交運單的更正
“成品交運單”因交運內(nèi)容更改或填單錯誤需更正時，依下列規(guī)定辦理：
1．“內(nèi)銷交運單”的更正：
(1)尚未交運：開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則 將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。作廢的“成品交運單” 第一聯(lián)留倉運科，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢” 章，存于原發(fā)票本。
(2)已交運：開單人員應立即開立“交運更正單(內(nèi)銷)”

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第一、二、三聯(lián)送業(yè)務部核 對后，第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)送會計，第三聯(lián)依實際需要轉(zhuǎn)送交運客戶，第四聯(lián)寄指送客 戶，第五、六聯(lián)存于倉運科。
(3)如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應將新開發(fā)票連同“ 交運更正單”第四聯(lián)送業(yè)務部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。
2．“外銷成品交運單”的更正：
(1)尚未交運：比照本條第一款第一項的規(guī)定辦理。
(2)已交運：經(jīng)辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關文件的更正，并立即開立“交運更正單”，其流程與發(fā)票的更正比 照第一款的規(guī)定辦理。
(3)“交運更正單”不得作為出廠憑證。
第八條 “成品交運單”簽收回聯(lián)的審核及追責
1．審核：物料管理科收到“成品交運單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應即附有關單據(jù)送業(yè)務部門轉(zhuǎn)客戶補簽：
(1)未蓋“收貨章”。
(2)“收貨章”模糊不清難以辨認，或非公司名稱全銜。
(3)其他用途章(如公文專用章)充當“收貨章”。
2．追責：物料管理科于每月10日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回的，應立即追責，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于月底前收集齊全，依序裝訂成冊送會計．科 核對存查。
第九條 運費審核
1．物料管理科每月接獲承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯(lián)、“運費明細表’ ’及發(fā)票存根，應于5日內(nèi)審核完畢，送回會計科整理付款。
2．物料管理科審核運費時，應檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達或 違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運費。
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3．若“成品交運單”簽收回聯(lián)有第十六條的簽收異常者，除依規(guī) 定辦理外，其運費亦應暫緩支付。
第十條 成品領用與發(fā)票逾月反應
1．物料管理科收到領用部門開立的“成品領用單”經(jīng)審核無誤后，依其請領數(shù)量發(fā)貨。
2．業(yè)務部每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，訂貨(制)單、品名規(guī)格、數(shù)量 、交運地點及原因與對策填立于“發(fā)票逾月未開立匯總表”一式二份，一份業(yè)務部存，一份 送會計科據(jù)以核對。

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