五、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)細(xì)則
五、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)細(xì)則 （一）請(qǐng)購(gòu) 第一條 請(qǐng)購(gòu)部門的劃分 各項(xiàng)材料的請(qǐng)購(gòu)部門如下： 1．常備材料生產(chǎn)管理部門。 2．預(yù)備材料物料管理部門。 3．非常備材料： （1）訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門。 （2）其他用料：使用部門或物料管理部門。 第二條 請(qǐng)購(gòu)單的開立、遞送 1.請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算,參酌庫(kù)存情況開立請(qǐng)購(gòu)單,并注明材料 的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)主管審核后依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核并編號(hào)(由 各部門依事業(yè)部別編訂),“請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))（外購(gòu)）”附“請(qǐng)購(gòu)案件寄送清單”送采購(gòu)部門。 2.需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)材料,請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)以請(qǐng)購(gòu)單附表，一單 多品方式，提出請(qǐng)購(gòu)。 3.緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“請(qǐng)購(gòu)單”“說明欄”注明原因,并加蓋“緊急采購(gòu)”章，以 急件卷宗遞送。 4.材料檢驗(yàn)須待試車方能實(shí)施者，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明“試車檢驗(yàn)”及“預(yù)定 試車期限”。 5.庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況，填制“請(qǐng)購(gòu)單”提出請(qǐng) 購(gòu)。 表12-4 材料請(qǐng)購(gòu)單 部門: 年 月 日填制 |材 料 |規(guī)范 |部門 |核定 |請(qǐng)購(gòu) |估計(jì) |估計(jì) |預(yù)算 | | | | |數(shù)量 |數(shù)量 |單價(jià) |總價(jià) |月份 | |材 |編號(hào) |核 |新 | |料 | |對(duì) |舊 | |別 | |碼 |廢 | |備 注 | | | |請(qǐng)料單|字第 號(hào) | 第三條 免開請(qǐng)購(gòu)單部分 1．下列總務(wù)性物品免開請(qǐng)購(gòu)單，并可以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門辦理，但其 核決權(quán)限另訂，其列舉如下： （1）賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 （2）招待用品：飲料、香煙等。 （3）書報(bào)（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片、文具等。 （4）打字、刻印、報(bào)表等。 2．零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。 第四條 請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限 1．內(nèi)購(gòu)： （1）原物料： ①請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬元以下者，由科長(zhǎng)核決。 ②請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （2）財(cái)產(chǎn)支出： ①請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元以下者，由科長(zhǎng)核決。 ②請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （3）總務(wù)性用品 ①請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元以下者，由科長(zhǎng)核決。 ②請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注:凡列入固定資產(chǎn)管理的請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 2．外購(gòu) （1）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬元（含）以下者，由經(jīng)理核決。 （2）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請(qǐng)購(gòu)案件的撤銷 1．請(qǐng)購(gòu)案件的撤銷應(yīng)由原請(qǐng)購(gòu)部門立即通知采購(gòu)部門停止采購(gòu)，同時(shí)在“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi) 購(gòu)）”或“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 2．采購(gòu)部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理： （1）采購(gòu)部門于原請(qǐng)購(gòu)單加蓋“撤銷”章后，送回原請(qǐng)購(gòu)部門。 （2）原“請(qǐng)購(gòu)單”已送物料管理部門待辦收料時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理 部門據(jù)以將原請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門。 （3）原請(qǐng)購(gòu)單未能撤銷時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門。 （二）一般采購(gòu)規(guī)定 第六條 采購(gòu)部門的劃分 1．內(nèi)購(gòu)：由國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理。 2．外購(gòu)：由國(guó)外采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 3．總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購(gòu)，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料， 必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購(gòu)作業(yè)。 第七條 采購(gòu)作業(yè)方式 除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的 方式進(jìn)行采購(gòu)： 1．集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利者，可核 定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門定期集中辦理采購(gòu)。 2．長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定廠 商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)。 第八條 采購(gòu)作業(yè)處理期限 采購(gòu)部門應(yīng)依采購(gòu)地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，通 知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。 （三）國(guó)內(nèi)采購(gòu)作業(yè)處理 第九條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 1．采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及 過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)應(yīng)以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供 應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。 2．若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采?gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)檢查 所附資料并于“請(qǐng)購(gòu)單”上予以證明，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，先讓使用部門或請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見 后呈核。 3．屬于買賣慣例超交者（如最低采購(gòu)量超過請(qǐng)購(gòu)量），采購(gòu)經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng) 于請(qǐng)購(gòu)單“詢價(jià)記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。 4．對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠 商議價(jià)。 5．采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先 進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。 6．“試車檢驗(yàn)”的采購(gòu)條件，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”注明與廠商議定的付款條件 呈核。 第十條 呈核及核決 1．采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，在“請(qǐng)購(gòu)單”上詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購(gòu)廠商” “交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核。 2．采購(gòu)核決權(quán)限見表12-5。 表12-5采購(gòu)核決表 |采 購(gòu) 類 別 |核 決 限 額 |采購(gòu)核決權(quán)限 | |列屬統(tǒng)購(gòu)項(xiàng)目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |非屬統(tǒng)購(gòu)項(xiàng)目的原料、物料（包括燃|不論金額多少 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |料） | | | |財(cái)產(chǎn)支出（包括雜項(xiàng)購(gòu)置）的非生產(chǎn)|3000元以下 |采購(gòu)主管 | |器材 |3001元至100000元 |經(jīng)理直接核決 | | |100000元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | | |3000元以下 |采購(gòu)主管 | |財(cái)產(chǎn)支出（包括雜項(xiàng)購(gòu)置）的生產(chǎn)器|3001元至20000元 |經(jīng)理直接核決 | |材 |20001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | |庶務(wù)用品 |3000元以下 |采購(gòu)主管 | | |3001元至50000元 |經(jīng)理直接核決 | | |50001元以上 |經(jīng)理 總經(jīng)理 | 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 第十一條 訂購(gòu) 1．采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購(gòu)單”后，應(yīng)以“訂購(gòu)單”向廠商訂購(gòu)，并以電話或 傳真確定交貨（到貨）日期，同時(shí)要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方 式”。 2．若屬分批交貨者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。 3．采購(gòu)經(jīng)辦人員使用暫借款采購(gòu)時(shí)，應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”加蓋“暫借款采購(gòu)”章，以資識(shí)別 。 第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系 1．國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，以“采購(gòu)進(jìn)度控制表”控制采購(gòu)作 業(yè)進(jìn)度。 2．采購(gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常 原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核實(shí)后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門，依請(qǐng)購(gòu)部門意見擬訂對(duì)策處理 。 第十三條 整理付款 1．物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請(qǐng)購(gòu)單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料 檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購(gòu)部門，經(jīng)與發(fā)票核 對(duì)無誤，于翌日前由主管核章后送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如 為分批收料的，“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。 2．內(nèi)購(gòu)材料須待試車檢驗(yàn)的，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部 分，依采購(gòu)部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。 3．短交應(yīng)補(bǔ)足的，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。 4．超交應(yīng)經(jīng)主管核示，方能依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 （四）境外采購(gòu)作業(yè)處理（含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)） 第十四條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 1．外購(gòu)部門依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料 ，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，但因特殊情況（ 獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商 詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。 2．請(qǐng)購(gòu)的材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)附上各廠商所報(bào)材料的重要規(guī)范并簽注意 見后，再讓請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)。 第十五條 呈核及核決 1．比價(jià)、議價(jià)完成后，外購(gòu)部門應(yīng)填制“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”，擬訂“訂購(gòu)廠商”“預(yù)定裝 船日期”等，連同廠商報(bào)價(jià)資料，送請(qǐng)購(gòu)部門依采購(gòu)核決權(quán)限核決。 2．核決權(quán)限 （1）采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合在×××元（含）以下者由經(jīng)理核決。 （2）采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合超過×××元以上者由總經(jīng)理核決。 3．采購(gòu)案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依更改后的采 購(gòu)金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核 決主管核決。 第十六條 訂購(gòu)與合同 1．“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”經(jīng)核決送回外購(gòu)部門后，即向廠商訂購(gòu)并辦理各項(xiàng)手續(xù)。 表12-6 物資境外請(qǐng)購(gòu)單 廠 商： 電 話 地 址： 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) |項(xiàng) 次 |物資編號(hào) |品名規(guī)格 |單 位 |數(shù) 量 |單 價(jià) |合 計(jì) | | | | | | | | | |交貨日期 | | |交貨地點(diǎn) | | |注 | | |交 | | | | |意 | | |易 | | | | |事 | | |條 | | | | |項(xiàng) | | |款 | | | | 審核： 經(jīng)辦： 2．需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同者，外購(gòu)部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書，依采購(gòu) 核決權(quán)限呈核后辦理。 第十七條 進(jìn)度控制及異常處理 1．外購(gòu)部門應(yīng)以“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及“采購(gòu)控制表”控制外購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。 2．外購(gòu)部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開立“進(jìn)度異常及反應(yīng)單”，記明異常原 因及處理對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購(gòu)部門。 3．外購(gòu)部門于外購(gòu)案件“裝船日期”有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立 “進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購(gòu)部門，并依請(qǐng)購(gòu)部門意見處理。 第十八條 進(jìn)口簽證前（“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”核準(zhǔn)后）的專案申請(qǐng) 1．專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請(qǐng) 專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請(qǐng)核發(fā)“輸入許可證”，申請(qǐng)函中并 應(yīng)請(qǐng)求“國(guó)貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國(guó)內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑 以向海關(guān)申請(qǐng)專案進(jìn)口及分期繳稅。 2．進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)于申請(qǐng)“輸入許可證”之前，準(zhǔn)備“報(bào)價(jià)單 ”及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請(qǐng)核準(zhǔn)進(jìn)口。 第十九條 進(jìn)口簽證 外購(gòu)材料訂購(gòu)后，外購(gòu)部門應(yīng)立即檢具“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及有關(guān)申請(qǐng)文件，以“申請(qǐng) 外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填“緊急外購(gòu)案件聯(lián)絡(luò)單”）送進(jìn)口單位辦理 簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國(guó)貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知外購(gòu) 部門。 第二十條 進(jìn)口保險(xiǎn) 1．FOB、FAS、C＆F條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”外購(gòu)部門指示 的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。 2．進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口 必須公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 進(jìn)口船務(wù) 1．FOB、FAS的進(jìn)口案件，...
五、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)細(xì)則