企業(yè)管理制度--中煤第六十八工程處會計(jì)管理制度
中煤第六十八工程處會計(jì)檔案管理辦法 為了加強(qiáng)我處會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法 》和《中華人民共和國檔案法》、《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。 凡我處進(jìn)行會計(jì)核算的各級單位，應(yīng)當(dāng)依照本制度管理會計(jì)檔案。 各基層單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管 、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、 散失和泄密。 處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部是全處會計(jì)檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)出臺會計(jì)檔案管理辦法，審查解 體項(xiàng)目部送存的會計(jì)檔案，協(xié)助解體項(xiàng)目部把會計(jì)檔案送存處檔案室。 本辦法解釋修改權(quán)歸處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部，與上級文件有抵觸的，按上級文件執(zhí)行。 一、會計(jì)檔案的構(gòu)成 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算 及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： 會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。 會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其 他財(cái)務(wù)報(bào)告。 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì) 檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。 二、會計(jì)檔案日常管理 （一）賬冊管理 當(dāng)月工作結(jié)束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊。 月末結(jié)賬后，須及時編制并打印月度會計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說明等歸檔； 月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)歸檔的會計(jì)資料及時歸檔 ； 年終決算后，須及時打印會計(jì)賬簿，裝訂成冊并歸檔。 年終決算后，須將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時歸檔。 （二）磁介質(zhì)管理 軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細(xì)賬、參數(shù)文件（包括科目明細(xì)、部門明細(xì)、客戶明 細(xì)）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份； 硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不 同地點(diǎn)。 各單位每年形成的會計(jì)檔案，按照歸檔要求，由我處財(cái)務(wù)資產(chǎn)部部和各基層單位會計(jì) 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。 三、會計(jì)檔案的整理立卷 會計(jì)年度終了后，對會計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦 法，及分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。 分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一 一般將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他； 檔案形成統(tǒng)一 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一； 管理要求統(tǒng)一 建立財(cái)務(wù)會計(jì)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄；會計(jì)資料裝訂成冊，報(bào)表和文字資料 分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 四、會計(jì)檔案的裝訂 會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他文字資料的裝訂。 （一）會計(jì)憑證的裝訂 一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份和月份妥善保管歸檔。 會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作： 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全； 按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)； 摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同 記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整； 整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是 否漏缺，發(fā)票、耗料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單、結(jié)算單是否隨附齊全； 記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全； 會計(jì)憑證裝訂時的要求： 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在憑證左側(cè)打三個針眼，實(shí)行三眼一線 打結(jié)，節(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證 及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； 裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。 會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)： 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章； 在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調(diào)閱。 （二）會計(jì)賬簿的裝訂 各種會計(jì)賬簿年度結(jié)賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?；?要求是： 賬簿裝訂前 首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是 否連續(xù)；然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁 、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂； 活頁賬簿裝訂要求 保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)量好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊； 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類 賬頁裝訂在一起； 在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽 章。 賬簿裝訂后的其他要求 會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象； 會計(jì)賬簿封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章； 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序 為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、分戶明細(xì)賬； 會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類 明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 （三）會計(jì)報(bào)表的裝訂 會計(jì)報(bào)表編制完成及時報(bào)送后，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部將基層單位報(bào)送的報(bào)表，按月裝訂成冊。 基層單位可按年裝訂成冊； 會計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平， 防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺的裝訂； 會計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?jì)報(bào)表封面、會計(jì)報(bào)表編制說明、財(cái)務(wù)情況說明書、各種會 計(jì)報(bào)表按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會計(jì)報(bào)表附注。 按保管期限編制卷號。 五、會計(jì)檔案的移交 當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng) 當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng) 在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封 重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 財(cái)務(wù)會計(jì)部門在會計(jì)檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： 開列清冊，填寫交接清單； 在帳簿使用日期欄填寫移交日期； 交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。 六、會計(jì)檔案的保管 （一）會計(jì)檔案的保管要求 會計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)得防火器 材； 采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞； 會計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀； 會計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止 潮濕； 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密； 會計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 （二）會計(jì)檔案的借閱 處內(nèi)部各單位需要查閱會計(jì)檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔 案，必須持本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部同意，方能由檔案管理人員接待查閱。 集團(tuán)外部人員需要查閱會計(jì)檔案時，持單位正式介紹信，經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)財(cái)務(wù)資 產(chǎn)部會簽后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，詳細(xì) 登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會計(jì)檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸 還期等情況登記清楚。 會計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部 批準(zhǔn)，方可提供查閱或者復(fù)印，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)印會計(jì)檔案的 人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 各基層應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)印登記制度和會計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有 關(guān)內(nèi)容。 （三）會計(jì)檔案的保管期限 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年 、25年5類。 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。 本規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦 法附表所列期限執(zhí)行。 七、會計(jì)檔案的銷毀 會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)部門共同鑒 定、嚴(yán)格審查，并編制銷毀清冊，檔案管理部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部部長會簽后，報(bào)我 處分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。 會計(jì)檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證， 不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案 ，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。 保管期滿的會計(jì)檔案，除上述情形外，可以按照以下程序銷毀： 由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì) 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間 等內(nèi)容。 單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會 計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé) 人。 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù) 主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。 項(xiàng)目部解體后，在解體前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部審查并移交檔案室保管。 法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 基層單位分立后原單位存續(xù)的；其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可 查閱、復(fù)印與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案；基層單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng) 經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案案保管，各方可查閱、復(fù)印與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會 計(jì)檔案。基層單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相 關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單 位可查閱、復(fù)印與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證 ，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合 并后的單位統(tǒng)一保管；基層單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位 保管。 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接 受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 基層單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。 移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷 號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙 方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交 清冊上簽名或者蓋章。 基層單位會計(jì)主管人員或會計(jì)檔案管理人員工作若有變動，應(yīng)及時將所保管會計(jì)檔案進(jìn) 行登記，并移交給接管人員，接管人員應(yīng)該及時清點(diǎn)，清點(diǎn)無誤后，在會計(jì)檔案移交清 冊上簽名或者蓋章。會計(jì)檔案若有遺失，應(yīng)由保管人員說明情況，并追究保管人員的責(zé) 任，涉及犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 附件： 企業(yè)會計(jì)和建設(shè)單位會計(jì)檔案保管期限表 |順 |檔 案 名 稱 |保管 |備 注 | |序 | |期限 | | |號 | | | | | |一、會計(jì)憑證類 | | | |1 |原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 |15年 | | | |其中：涉及外事和對私改造的會計(jì)|永久 | | | |憑證 ...
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