六、公司文書制作制度

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清華大學(xué)卓越生產(chǎn)運營總監(jiān)高級研修班

綜合能力考核表詳細內(nèi)容

六、公司文書制作制度
六、公司文書制作制度 第一條 適應(yīng)范圍 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件,除有特殊規(guī)定外,一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外,也適用本制度。 第二條 名義 公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署,有些簡單事項的文件,應(yīng)以部門的名義簽 署。 第三條 呈交公司經(jīng)理的文件 凡需呈遞公司經(jīng)理文件,須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫出意見,注 明需呈報經(jīng)理的理由,然后上報。若不需呈報,則在該文書右上方空白處注明公司部門 的名稱、文號、年月日。 第四條 文書格式 1.公務(wù)文件應(yīng)使用楷書,盡可能簡單準(zhǔn)確。 2.陳述理由和經(jīng)過時,若正文繁復(fù),則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼,還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號 碼和年月日,以便處理。 第六條 書寫格式 1.通常在第一行寫文號,第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題,另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā) 者名稱,再一行寫明收文件人的姓名,然后再寫文件內(nèi)容。 2.在屬于提復(fù)審報的情況下,通常采取在文件末尾處用后記的形式證明,在文件末 尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼、必要事項、年月日及復(fù)審者姓名。 3.由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱,必要時要寫上號 碼和年月日。 第七條 簽署應(yīng)用 文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù),根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人(或單位) 的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章,作為文件處理的依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位 的文件如通知等,為了簡便,多采用印制好的印刷品,此時簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄,依照以下各條進行。 1.在用于普通文件的信封上,要寫明送達單位的名稱,同時在左側(cè)寫上是否加急、 掛號等,并在其下寫上發(fā)文號碼,信封背面寫發(fā)文單位。 2.秘密文件的信封上,除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外,其他參照第一項。 3.必須由收文者親自開啟的文件,信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。 4.機密文件要用二層信封,內(nèi)封上寫文件標(biāo)題,外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè) 寫明“秘”的字樣。 5.文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。 6.本條第一項中所列內(nèi)容,除有關(guān)機密的外,簡易的文件可依照第二條進行,只要 在封面左下角用小號字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定(略)。 第十條 墨水 文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫,在使用墨水時要選用性能較好的紙張,文字應(yīng)清晰可 辨。 第十一條 文件種類的區(qū)分 部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用,按以下原則區(qū)別使用不同文種。 1.提案,不僅僅是發(fā)出的指令,而且希望將其意見進行廣泛討論。 2.承認,就有關(guān)事務(wù)進行認定。 表23-9 定期報表發(fā)送記錄 |報表名稱 |類 別 |報告提出日期 |份 |呈 送 單 位 | | | | |數(shù) | | | |日 |月 |年 | | | | | |報 |報 |報 | | | | 1.現(xiàn)金收支表 | | | |隔日或翌月1日 |1 |副總經(jīng)理 | | | | |2.營業(yè)報告表 | | | |隔月初日 |2 |自存 |副總經(jīng)理 | | | |3.損益表 | | | |隔月15 |3 |自存 |副總經(jīng)理 |總經(jīng)理 | | |4.資產(chǎn)負債表 | | | |” |” |” |” |” | | |5. | | | | | | | | | | |6. | | | | | | | | | | |7. | | | | | | | | | | |8. | | | | | | | | | | |9. | | | | | | | | | | |10. | | | | | | | | | | |11. | | | | | | | | | | |12. | | | | | | | | | | |13. | | | | | | | | | | |14. | | | | | | | | | | |15. | | | | | | | | | | |16. | | | | | | | | | | |17. | | | | | | | | | | |18. | | | | | | | | | | |19. | | | | | | | | | | |20. | | | | | | | | | | |21. | | | | | | | | | | |22. | | | | | | | | | | |23. | | | | | | | | | | |24. | | | | | | | | | | | 3.請求,所報內(nèi)容等候裁定。 4.報告,關(guān)于指示的答復(fù)性匯報。 5.申請,請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認,也可用于單方面提出申請。 第十二條 指示類文件的區(qū)別 公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 1.指示,對申請、請示及要求的答復(fù)。 2.傳達,有關(guān)事務(wù)上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達的文件,要求特別簡明,避免使用容易誤解的文字,并省略敬語以使電 文簡短。電報通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號。重要的電信文書,在發(fā)出電報的同時 ,還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實施。
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