某上市公司ISO9000-2005之管理標準文件控制程序
QG 湖南計算機股份有限公司管理標準 QG/PLA 07.00-2002 文 件 控 制 程 序 2005-03-25發(fā)布 2005-03-28實施 湖南計算機股份有限公司發(fā)布 質量管理體系文件控制流程圖： 湖南計算機股份有限公司管理標準 文件控制程序 QG/PLA07.00-2002 1 范圍 本標準規(guī)定了本公司與質量體系有關的文件及資料的控制要求，以確保各有關場所使用 文件的有效版本。 本標準適用于本公司與質量體系有關的文件和資料的管理。 2 引用標準 QG/PLA07.04-2002 評審及更改程序 QG/PLA08.02-2002 質量記錄控制程序 QG/PLA07.01-2002 產(chǎn)品（軟件）研制程序 3. 定義 本標準采用下列定義。 3.1 文件和資料。包括兩種形式： a、以書面文字、圖表形式表達的； b、用計算機媒體，如磁盤、存貯芯片等形式表達的。 4 職責 4.1 質量管理部負責質量管理手冊、程序文件的發(fā)放、更改控制和管理。 4.2 項目負責人負責設計文件的存檔。 5 工作程序與要求 5.1 文件和資料的分類 5.1.1 質量體系文件 a. 質量管理手冊（包括質量方針和質量目標）； b. 質量計劃 c. 程序文件； d. 崗位職責（包括分解的質量目標）； e. 質量記錄。 2. 技術文件 a. 各類設計文件，包括圖紙和檢測文件； b. 工藝文件，包括作業(yè)指導書。 5.1.3 外來文件 a. 各類質量體系標準、技術標準； b. 相關法律法規(guī)。 5.2 《質量管理手冊》的編制、批準、發(fā)布、更改、版本控制按《質量管理手冊》中“手冊控制 ”的規(guī)定執(zhí)行。 5.3 質量計劃和程序文件的發(fā)布、更改等控制由質量管理部負責。 5.4 技術文件的編制、批準、發(fā)放控制按《產(chǎn)品（軟件）研制程序》執(zhí)行；更改按《評審及 更改程序》執(zhí)行。 5. 質量記錄的編寫、批準、更改按《質量記錄控制程序》執(zhí)行。 5.6 文件的編寫 a、《質量管理手冊》和質量計劃由管理者代表組織； b、程序文件由質量管理部經(jīng)理組織； c. 管理文件（制度）由相關部門領導組織。 5.7 文件的編號規(guī)定 5.7.1 程序文件 QG/ PLA .××.×××-----×××× 年份 文件序號 文件分類號 企業(yè)標準代號 企業(yè)管理標準代號 5.7.2 質量記錄表格 JL / PLA **. ** - **** 年份 文件序號 文件分類號 企業(yè)標準代號 記錄表格代號 各部門按質量記錄名稱編目，并按規(guī)定時間間隔裝訂。 5.8 文件的批準 5.8.1 質量體系文件 a、 《質量管理手冊》由最高管理者批準； b、 程序文件和質量計劃由管理者代表批準； c、 管理文件（制度）由相關部門負責人批準。 5.8.2 外來文件（標準） a. 質量管理體系標準由公司法人代表批準選用； b. 強制性國家標準和法律法規(guī)，本公司必須執(zhí)行； c. 推薦性國家標準，由項目負責人批準選用。 9. 文件的發(fā)放 5.9.1 《質量管理手冊》和質量計劃由質量管理部負責發(fā)放到各部門負責人，編號后在[文件 發(fā)放登記表]上登記。 5. 9. 2 程序文件由質量管理部負責在公司局域網(wǎng)絡發(fā)布。各部門和崗位可通過計算機從公司 局域網(wǎng)絡瀏覽文件，無法借助網(wǎng)絡瀏覽的個別部門，質量管理部負責另行登記發(fā)放。 除質量記錄表格外，從網(wǎng)絡復制和下載均屬無效版本。 5.9.3 外來標準由標準檔案室保管，凡需要者，可到標準檔案室借閱或復印，管理員作好借 閱或發(fā)放記錄。 5.10 文件的補發(fā) 5.10.1 凡文件損壞無法使用時，文件資料持有人可持損壞文件到發(fā)放部門補領，損壞文件由 發(fā)放部門負責人監(jiān)督銷毀。 5.10.2 文件丟失，由文件丟失人寫出書面報告，部門負責人審批，到發(fā)放部門補領。文件管 理員應給予新的編號，并注銷丟失文件的編號；必要時，將注銷的文件編號通知相關 部門，防止誤用。 5.11 文件的更改 程序文件的更改，由提出人填寫[文件更改申請表],質量管理部實施并填寫[文件更 改登記表],收回舊文件;其更改批準是管理者代表。更改后的文件在公司局域網(wǎng)絡發(fā) 布執(zhí)行。 5.12 文件的定期評審與更新 5.12.1 在下列情況下，質量管理部經(jīng)理應組織對文件進行評審： a. 組織結構發(fā)生變化時； b. 產(chǎn)品結構有重大調(diào)整時； c. 過程有重大變化時； d. 適用的法律法規(guī)有重大變化時； e. 內(nèi)部審核時。 5.12.2 在每年的內(nèi)部審核結束時，質量管理部經(jīng)理應組織對文件進行評審，確定是否需要更 新；其評審意見應記錄在[內(nèi)部質量審核報告]中。 5.12.3 文件經(jīng)評審修改后，《質量管理手冊》需經(jīng)最高管理者批準后實施，程序文件需經(jīng)管理 者代表批準后實施，操作性文件需經(jīng)部門領導批準后方可實施。 5.13 文件的版本控制 5.13.1 程序文件更改時，版本由A至Z依次使用，在程序文件名稱后面加注版本號；本公司2 005年3月發(fā)布的質量體系文件均為A版。 5.13.2 附在程序文件后面的記錄表格式樣及附錄，更改時版本不予控制。 5.13.3 外來標準：標準檔案室管理員每年底應對其版本的有效性進行核 查，及時通報有關部門。 5.14 文件的管理 5.14.1 《質量管理手冊》、程序文件、由質量管理部保存。 5.14.2 質量記錄由各相關部門保存。 5.14.3 外來標準由標準檔案室保存。 5.14.4 技術文件由標準檔案室保存。 5.15 文件的作廢與銷毀 5.15.1 文件更改有實質性操作變化時由質量管理部確認更換版本，原版本文件作廢。 5.15.2 文件銷毀，由文件管理員填寫[文件（記錄）處理清單]，質量管理部經(jīng)理批準予以銷 毀；有利用價值的作廢文件需保存時，質量管理部經(jīng)理批準，文件管理員在“作廢”印 章上劃一圓圈，以示標識。 5.15.3失效標準銷毀，由標準檔案室管理員填寫[作廢標準處理清單]，質量管理部經(jīng)理 批準予以銷毀；有利用參考價值的作廢標準需要保存時，質量管理部經(jīng)理批準，標準 檔案室管理員在“作廢”印章上劃一圓圈，以示標識。 6 支持文件 不需用。 7 記錄 7.1 質量記錄 7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件發(fā)放登記表 7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申請表 7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登記表 以上記錄由質量管理部 保存3年。 2. 工作記錄 1. 文件（記錄）處理清單。 2. 部門發(fā)放文件一覽表。 3. 作廢標準處理清單。 以上記錄分別由相關部門和質量管理部保存。 湖南計算機股份有限公司 文件更改申請表 JL/PLA 08.01-2002 |更改文件的名稱 | |申請部門 | | | 更 及 | | |改 意 | | |原 見 | | |因 | | | |(簽字) 年 月 日 | |申請部門 | | | | | |領導意見 | | | | | | |(簽字) 年 月 日 | |相關 |1 | (簽字) 年 月 日 | |部門 | | | |意見 | | | | |2 | (簽字) 年 月 日 | | |3 | (簽字) 年 月 日 | | | | | | | |更 | | | | | |改 | | | | | |概 | | | | | |要 | | | | | | |(簽字) 年 月 日 | |審核部門 | | | | | |意 見 | | | |(簽字) 年 月 日 | |批 準 | | | |(簽字) 年 月 日 | 湖南計算機股份有限公司 文 件 發(fā) 放 登 記 表 JL/PLA08.00- 2002 |文 件 名 稱 |文 件 編 號 |版本號 |份數(shù) |收文部門 |簽字 |日期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 湖南計算機股份有限公司 文件(記錄)處理清單 (工作記錄) |編 號 | 文件(記錄)名稱 |數(shù)量(份) |保存期限 |處理時間 | 備 注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
某上市公司ISO9000-2005之管理標準文件控制程序