某大型集團公司行政管理制度
集 團 行政管理制度 二○○四年三月 目 錄 第一篇 行政管理制度 1 第一章 制度建設(shè)基本規(guī)定 1 第二章 一般行政管理規(guī)定 2 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 2 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 5 第三節(jié) 檔案管理規(guī)定 8 第四節(jié) 保密管理規(guī)定 10 第五節(jié) 會議組織管理規(guī)定 13 第六節(jié) 臺帳管理規(guī)定 14 第七節(jié) 值班管理規(guī)定 15 第八節(jié) 安全保衛(wèi)管理規(guī)定 16 第九節(jié) 保安管理規(guī)定 17 第十節(jié) 基本信息管理規(guī)定 18 第十一節(jié) 資產(chǎn)管理規(guī)定 19 第十二節(jié) 辦公用品管理規(guī)定 22 第十三節(jié) 電腦管理規(guī)定 23 第十四節(jié) 司機、車輛管理規(guī)定 24 第十五節(jié) 圖書管理規(guī)定 26 第十六節(jié) 通訊費用管理規(guī)定 27 第十七節(jié) 出差管理規(guī)定 28 第十八節(jié) 辦公區(qū)管理規(guī)定 30 第十九節(jié) 員工著裝管理規(guī)定 32 第二十節(jié) 接待工作管理規(guī)定 32 第二十一節(jié) 罰則 34 第三章 行政費用預(yù)算管理規(guī)定 37 第一節(jié) 總則 37 第二節(jié) 預(yù)算的編制及審批 37 第三節(jié) 執(zhí)行 38 第四節(jié) 監(jiān)控 38 第五節(jié) 賬務(wù)處理 39 第六節(jié) 附則 39 第四章 行政費用預(yù)算管理實施細則 40 第一節(jié) 預(yù)算的編制及審批 40 第二節(jié) 執(zhí)行 41 第三節(jié) 監(jiān) 控 42 第四節(jié) 帳務(wù)處理 43 第五節(jié) 獎懲規(guī)定 43 第五章 獎懲管理規(guī)定 46 第一節(jié) 總則 46 第二節(jié) 獎勵規(guī)定 46 第三節(jié) 懲罰規(guī)定 48 第四節(jié) 獎懲權(quán)限 51 第五節(jié) 獎懲程序 52 第六節(jié) 獎懲管理與監(jiān)督 52 第六章 附則 53 第二編 附 表 54 第一篇 行政管理制度 第一章 制度建設(shè)基本規(guī)定 1. 目的：加強大型項目的制度建設(shè)，健全管理體系。 2. 適用范圍：大型項目管理中心、項目籌建處、大型項目。 3. 適用時間：包括鋼鐵、火電、高速公路等大型項目籌建期。 4. 制度建設(shè)的負責(zé)部門： 原則性制度由大型項目管理中心的各職能部門制定； 籌建處的各項制度及實施細則，由各籌建處職能部門根據(jù)原則性制度進行編寫， 各項目的職能部門提供必要的配合。 5. 制度審批： 管理中心各項原則性制度，由集團相關(guān)職能部門、監(jiān)事會、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批； 籌建處各項制度及實施細則，由管理中心相關(guān)職能部門審核，監(jiān)事會、集團分管 領(lǐng)導(dǎo)審批。 6. 制度解釋：對于制度實施過程中因產(chǎn)生爭議而需要作出解釋的，解釋權(quán)歸于集 團。 7. 制度修改：由集團相關(guān)職能部門，會同大型項目管理中心、籌建處職能部門共 同進行。 8. 制度終止：權(quán)力歸于集團。 第二章 一般行政管理規(guī)定 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 第一條 公文定義：指與政府職能部門、相關(guān)單位間傳送的文件，以及內(nèi)部各單位相互傳送的各 類文件（包括會議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。 第二條 公文種類主要有： 一、命令（令） 適用于依照有關(guān)制度和規(guī)定，宣布施行重大強制性執(zhí)行行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人 員。 二、 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項 、人事任免。 三、公告 適用于向集團內(nèi)外宣布重要事項或者決定事項。 四、通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 五、通知 適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單 位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。 六、通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者反映重要情況。 七、報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問（包括審計報告）。 八、請示 適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。 九、 批復(fù) 適用于答復(fù)下級單位的請示事項。 十、會議紀(jì)要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項,會議紀(jì)要在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi)整理完 畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。 第三條 公文處理的原則：快速、準(zhǔn)確、安全、保密。 第四條 公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤催辦、歸檔等工作。 第五條 公文協(xié)調(diào)處理部門：各級綜合部。 第六條 各級單位除綜合部以外其他部門不得對外正式行文。 第七條 發(fā)文： 一、擬稿：按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬 辦，有關(guān)部門會簽。稿件需填寫《擬文稿紙》作面頁，按規(guī)定要求擬稿。 二、編號：公文字號格式和文種代號統(tǒng)一規(guī)定。 三、格式：公司內(nèi)部所有公文需遵從《廣東珠江投資有限公司公文格式規(guī)定》。 四、會簽：公文的會簽由發(fā)文單位負責(zé)人決定會簽次序；不同單位聯(lián)合發(fā)文由該等單 位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序；制度的頒發(fā)由發(fā)文單位及制度所涉及單位的共同主管 領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序。會簽文件及其附件由綜合部蓋騎縫章后使用《會簽表》進行會簽。 五、簽發(fā)權(quán)限：各單位間知會性公文，以及各單位對內(nèi)發(fā)文，由該單位負責(zé)人簽發(fā)； 人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；重要對外文件（如對政府函件），由管理中心總 經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以籌建處名義發(fā)文，需經(jīng)過籌建處總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)； 以項目名義發(fā)文，由項目總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)。公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送 本級綜合部備案。 六、打?。?七、蓋章：手續(xù)完備，由綜合部蓋章。 八、發(fā)文：綜合部應(yīng)對每份發(fā)文建立臺帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門自行送達 的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。 九、制度頒發(fā)必須經(jīng)過會簽程序，經(jīng)負責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜合部門頒發(fā)，并送上 一級單位備案。 十、凡上報公文需經(jīng)協(xié)調(diào)處理批轉(zhuǎn)的，不得直接送交上級單位，由綜合部統(tǒng)一登記批 轉(zhuǎn)，上報集團公司文件統(tǒng)一由管理中心綜合部門登記、傳遞。 第八條 收文： 一、登記：綜合部收到文件后，對來文進行編號、備份（外單位來文）。 二、批轉(zhuǎn)：綜合部根據(jù)來文內(nèi)容、性質(zhì)在《文件閱辦表》（見附件二）上提出擬辦意見 并確定公文緊急程度，送上級領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)其他單位承辦。對需送多位領(lǐng)導(dǎo)批示的公 文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批。 三、收文工作應(yīng)在4個工作小時內(nèi)完成。 第九條 傳遞：有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位傳閱，各單位應(yīng)在4個工作小時內(nèi)簽閱完畢并送回綜合部； 對需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送。 第十條 批示： 一、公文批示時，對有具體辦理事項的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期 ，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項的，簽閱表示閱知。 二、批示人不能親自批示（如開會、外出等），由綜合部負責(zé)電話聯(lián)系，并根據(jù)電話 記錄代為簽署意見，事后，由批示人補簽。 三、“普通”公文應(yīng)在8個工作小時內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在4個工作小時內(nèi)批示 完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時可以集體商榷。如承辦事項復(fù)雜，時限可適當(dāng)延 長，但不得超過規(guī)定時限的兩倍。 第十一條 承辦：有關(guān)公文事項承辦單位按上級公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定；如有多個領(lǐng)導(dǎo)批示按 級別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定。 第十二條 跟蹤催辦：綜合部應(yīng)對由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺帳，登記公文處理情況，并做 好公文催辦工作。 第十三條 立卷及歸檔：各單位應(yīng)對公文按編號進行分類登記，并將公文的編號、時間、內(nèi)容、處 理情況等輸入電腦以便查證。 公文辦理完畢后，應(yīng)按照公文在形成過程中的相互聯(lián)系、特征和保存價值等立卷， 并保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映工作情況，便于保管和利用。 立卷后的公文應(yīng)按公司《檔案管理制度》要求移交公司檔案管理部門，并把復(fù)印件送各會 簽單位。 公文處理情況應(yīng)每季度匯總送管理中心綜合部備案。內(nèi)容包括發(fā)文、文件閱辦（包括 處理結(jié)果）等。 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 第十四條 印章刻制及啟用：各級單位刻制及啟用印章，必須經(jīng)集團分管行政副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并由 集團總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負責(zé)辦理刻制及啟用事宜。 第十五條 領(lǐng)?。河≌卤９苋藛T根據(jù)本規(guī)定從綜合部門領(lǐng)取需自己保管的印章并簽收備案。 第十六條 分類：印章分為公司公章（印章）、部門章和業(yè)務(wù)章，在籌建期，除財務(wù)部外不刻制其 他部門章。 第十七條 保管：根據(jù)印章的使用功能，印章分別由各級相關(guān)部門指定專人負責(zé)保管。 一、由管理中心綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 1、管理中心、籌建處、各項目公章(籌建處及各項目的公章，待相關(guān)制度完善后， 經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交)； 2、管理中心、籌建處、各項目合同專用章（籌建處及各項目的合同專用章，待相關(guān) 制度完善后，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）； 3、尚未移交給下屬單位的印章； 4、管理中心各部門的印章。 二、由各籌建處綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 1. 經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 三、由各項目綜合部門集中統(tǒng)一保管的公章： 1、經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 四、業(yè)務(wù)章的由相關(guān)職能部門進行保管。 第十八條 公章的使用范圍及審批： 一、對外使用范圍及審批： 1、在管理中心，對外公文使用公章，須經(jīng)部門負責(zé)人審簽（上報省、市政府及政府 有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)管理中心綜合部負責(zé)人審核），分管副總及行政副總以上領(lǐng)導(dǎo) 審定，方可用章，重要文件用章前須經(jīng)總經(jīng)理審定； 2、各籌建處、項目，對外公文使用公章，須經(jīng)部門負責(zé)人審簽（上報省、市政府及 政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)籌建處綜合部負責(zé)人審核），分管副總及行政管線副總（ 特殊情況管理中心總經(jīng)理助理以上其他領(lǐng)導(dǎo)）以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章；若管理中心、 籌建處、項目需用到集團公章，需經(jīng)過管理中心總經(jīng)理、集團分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)， 方可用章； 3、辦理證件使用鋼印，須由綜合部門負責(zé)人審簽，方可用章； 4、原則上所有合同和協(xié)議須按照《合同訂立實施細則》的規(guī)定執(zhí)行，會審手續(xù)齊全方 可蓋章。特殊情況下，未經(jīng)過合同會審程序,只有管理中心、籌建處分管副總經(jīng)理及行政 副總經(jīng)理在《用章審批表》上簽字同意用章的合同及協(xié)議，也須經(jīng)管理中心、籌建處法律 部門對合同或協(xié)議條款審核無誤后，方可用章； 5、對外常規(guī)業(yè)務(wù)（各種年檢、年審、報建、招投標(biāo)、工程資料等）使用公章，須經(jīng) 管理中心或籌建處總經(jīng)理審簽，方可用章； 6、銀行新開賬戶，經(jīng)集團公司財務(wù)部審批，方可用章； 7、所有財務(wù)、稅務(wù)登記報表（包括對外提供有關(guān)資料），統(tǒng)一由管理中心或籌建處 財務(wù)部經(jīng)理審簽，方可用章； 8、凡涉及財產(chǎn)抵押、財產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、貸款、借款、擔(dān)保的法定代表人委托書、法人代表 證明書，須經(jīng)管理中心總經(jīng)理審簽，方可用章； 9、未經(jīng)集團及管理中心領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)批準(zhǔn)，擅自進行投資經(jīng)營活動，對外擔(dān)保，對 外借貸款，對外簽訂合同等活動，印章管理人員不得蓋章。 二、法人章（公章）對內(nèi)的使用范圍及審批： 1、管理中心重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負責(zé)人審核，主管 行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 2、各籌建處重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負責(zé)人審核，主管 行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 3、各項目對內(nèi)發(fā)文由項目負責(zé)人簽發(fā)（領(lǐng)導(dǎo)特別交待的除外），方可用章。 4、管理中心、籌建處的一般內(nèi)部發(fā)文，由部門負責(zé)人簽字，綜合部負責(zé)人審核，方 可用章。 第十九條 業(yè)務(wù)章的使用范圍及審批： 一、業(yè)務(wù)章的使用范圍： 1、財務(wù)專用章用于辦理有關(guān)銀行業(yè)務(wù)； 2、發(fā)票專用章用于開具發(fā)票業(yè)務(wù)； 3、工程專用章用于：工程修改通知單、工程類會議紀(jì)要、內(nèi)部竣工初驗；工程方面 資料：圖紙、會審記錄、預(yù)結(jié)算報告；工程方面對關(guān)聯(lián)單位、部門的往來文件； 二、業(yè)務(wù)章使用的審批： 1、財務(wù)專用章和發(fā)票專用章須經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人審批后方可用章； 2、工程專用章須由項目工程部負責(zé)人審核（工程修改通知單、圖紙、會審紀(jì)要必須 由主管設(shè)計負責(zé)人審核），再由各項目總經(jīng)理審批。 第二十條 有關(guān)公文經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，可使用《擬文稿紙》申請用章，不須使用《用章審批表》申請用章 。 第二十一條 管理中心、籌建處、各項目自行保管的部門章（業(yè)務(wù)章），在本細則所規(guī)定的范圍內(nèi)使 用，如超出本制度所規(guī)定的范圍使用的，經(jīng)辦人及該單位主要負責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連 帶責(zé)任。 第二十二條 使用印章必須嚴(yán)格按照有關(guān)用章審批程序執(zhí)行，手續(xù)不全者嚴(yán)禁用章。 第二十三條 除本辦法第八條規(guī)定之外，所有公文用章，須填寫《用章審批表》，按照審批權(quán)限審批后 ，方可用章。 第二十四條 用章前印章管理人員須認真審核，明確了解用章的內(nèi)容和目的及用印的文件份數(shù)，確認 符合用章手續(xù)后，由經(jīng)辦人在用章登記簿上逐項登記后，方可用章。 第二十五條 凡符合集團用章規(guī)定，會簽手續(xù)齊全的合同、協(xié)議、文件、資料等經(jīng)審核無誤后，按先 后緩急的順序，即接即蓋章，不得拖延用章時間。 第二十六條 各級印章管理人員對未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用章；對不符合本管理辦法、《合同訂立 管理細則》或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)立即向綜合部負責(zé)人匯報，未經(jīng)同意，不得蓋章。 第二十七條 不得在空白憑證、...
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