淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異
淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異
大慶油田有限公司審計處 姜小兵

物資管理是企業(yè)管理活動的重要組成部分，物資管理的關鍵是物資采購的管理。目前，物資采購中存在的諸多問題急需解決，本文試就國外企業(yè)物資采購管理的內部控制和我們企業(yè)物資采購管理的內部控制進行對比分析，找出二者的優(yōu)缺點，以便能夠揚長避短，更好地借鑒國外企業(yè)物資采購管理的先進經驗，建立一套具有中國特色的、科學合理的物資采購管理制度。

這里所要分析的物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作的核心部分，即物資需求計劃的提出與確認，物資供貨渠道、采購價格的選擇與確認這兩點，其余如簽訂采購合同、驗收、付款等業(yè)務暫不涉及。

一、物資采購計劃的確認階段

生產部門對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據。物資采購計劃要從生產需求開始，這一點國內外企業(yè)沒有什么不同，但其后的審核批準程序，二者卻存在很大差異，因此產生了不同的控制效果。

國外企業(yè)物資采購管理制度規(guī)定：首先由生產部門根據生產計劃或即將簽發(fā)的生產通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據庫存情況核定采購數量，并經倉儲部門主管簽字后，傳遞到采購部門；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否重復采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數量等，審核同意后，根據已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預算管理部門；第四步，資金預算管理人員根據企業(yè)經營目標和資金預算審核請購物資是否在預算之內，審核后再交還采購部門，采購部門方可根據各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。

相對而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產部門根據生產計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數量，并根據庫存情況審定采購數量；最后，編制正式采購計劃報主管領導審批。

兩種制度的差別在于：首先，業(yè)務流程不同。國外企業(yè)的制度相對復雜，要經過四個部門審核、批準，有四個控制點；而我們的企業(yè)只經過兩個部門，加上主管領導把關，有三個控制點。其次，組織機構設置不同。對生產部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預算管理部門的參與，而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業(yè)的機構設置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計劃的審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對內控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從內部控制理論分析，內部控制實質就是內部牽制，即一項業(yè)務由二個或二個以上的人或部門經手，其發(fā)生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而，在管理機構設置上要求將不相容職務進行分離，將一項業(yè)務分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預算部門負責，而我們企業(yè)對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必然要弱。從另一個角度分析，雖然我們企業(yè)的物資管理部門內部，采購部門和存儲部門也是分開的，具有相對獨立性，但他們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同的部門利益，很難避免人際關系和部門利益等因素的影響?？傊?，由于機構設置上的差異，國外企業(yè)的內部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內部控制。這一點在實際工作中已經非常明了。

另外，參與部門不同，對控制效果產生的影響也不相同。國外企業(yè)規(guī)定，生產部門的請購單首先經倉儲部門保管人員審核，相當于我們企業(yè)要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是，國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員根據保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責，最終效果差別很大。如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關系不大，所以保管人員并不會積極主動地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產生，這一點很值得我們借鑒。

二、選擇采購渠道，確定采購價格階段

采購渠道和采購價格的確認，是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經濟效益，因而無論中外企業(yè)都將其作為關鍵控制環(huán)節(jié)。

國外企業(yè)規(guī)定：采購部門應該根據市場情況和以往的業(yè)務往來，建立供應商資信情況信息庫，或通過中介機構查詢有關供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應商索取采購物資的價格和質量指標，比較不同供應商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產和價格最合理的供應商。對于評選供應商，多數企業(yè)還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供應商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須將定貨單副本交由請購部門(生產部門)，證實定單內容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收?部門，以便驗收時使用。而我們企業(yè)在采購渠道及價格確定方面，雖然一般也要求進行比價或招標，一些單位也設置了專門的崗位或部門負責監(jiān)督，但實際上還是主要由采購人員和主管領導審定，比價或招標對多數單位來說還只是一種形式。

兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業(yè)強調集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而我們企業(yè)選定采購渠道和價格的決策中，強調主管領導的作用。兩種制度體現了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規(guī)范，依賴采購人員和領導個人的經驗較多等。

另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴格很規(guī)范，要歸檔備查。而我們企業(yè)對這方面很不重視，記錄資料是為應付檢查而準備，雖然規(guī)范但不真實。

綜上所述，筆者認為，我們企業(yè)物資采購管理制度與國外企業(yè)內部控制相比，還有明顯差距，國外企業(yè)內部控制更完善、更科學合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進做法，值得我們認真借鑒。希望能將其與我們的實際情況有機結合，建立一套具有中國特色的物資采購內部控制體系。












淺談中小企業(yè)采購管理

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　伍玉東
　　[本文背景] 某公司, 深圳注冊之外資企業(yè), 發(fā)展中中小規(guī)模, 通過了ISO9001認證, 財務部監(jiān)控公司全盤采購工作.
　　[關鍵詞] 采購管理; 財務監(jiān)控; 降低生產經營成本, 減少人為欺詐.
　　
　　采購是公司生產產品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設施之購入活動的總稱, 是公司成本控制的重點. 無論是公司管理者還是財務部門, 對采購工作存在的風險都有著非常強的敏感, 這不僅因為采購是直接影響生產成本的主要因素, 而且有著很高的人為欺詐的可能. 在日趨完善的現代經營管理模式中, 公司管理當局越來越注重財務管理和財務運作的有效性, 那么, 作為中小企業(yè), 怎樣進行采購管理才能達到預期的效果呢? 以筆者所在公司的經歷表明, 以財務職能控制采購無論是在理論上還是在實務中都是直接可行而且行之有效的途徑.
　　筆者曾任職深圳某公司財務經理. 上任后, 經對公司的全盤財務運作及利潤分析, 筆者發(fā)現公司的成本管理松弛, 有降低成本的空間. 經進一步分析得出, 導致公司成本松弛的原因, 很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位, 綜合后主要存在以下幾方面問題: 1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進行全盤控制. 2. 沒有有效的采購控制制度對公司采購工作進行規(guī)范和約束 3.沒有相應的事前控制措施, 即未經批準即可辦理采購業(yè)務或采購業(yè)務發(fā)生后辦理補批手續(xù). 4.采購單價與市場行情不盡相符, 正面評價有議價不力情形, 負面評價有人為欺詐可能. 5. 采購員持有大筆公司現金流轉, 且未進行清結(其中一人一次借支5萬元采購工程物資, 后來采取多種措施都未有有效的憑據平衡此帳), 財務上隱藏著很大的風險. 6.采購員有跨月或跨數月的采購報帳(有的采購單據兩三個月后才報帳), 月結供應商送貨單據有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等. 如何徹底解決以上問題呢? 結合公司的實際情況, 筆者圍繞著控制和降低生產經營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個方面 .將公司的采購管理作為成本控制的一個專項進行籌劃, 并形成了一套系統的運作流程進行貫徹執(zhí)行, 下面對此進行綜合簡述.
　　一.設立采購監(jiān)管部門.
　　針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進行控制, 作為綜合性的管理部門, 筆者認為, 財務部具有包括生產物料、工模材料、總務維護、設備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦鹊乃胁少徎顒拥娜婀芾淼暮w面, 因為公司任何活動都以資金作為介質, 所以, 以財務職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了. .作為采購管理工作的開始, 首先對財務部在采購管理中扮演的角色進行合適的定位. 在其位, 謀其職, 只有名正了, 才能言順, 才能有人信服和認可. 公司管理當局在公司組織架構上賦予財務部為公司之采購監(jiān)控部門的職能,
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