檔案管理制度

一、檔案人員崗位責(zé)任制

一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國(guó)家檔案工作的方針、政策。
二、熱愛(ài)檔案事業(yè)，努力提高政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平，不斷進(jìn)行檔案理論和業(yè)務(wù)研究，以保證工作任務(wù)的順利完成，適應(yīng)改革的需要。
三、熟悉本單位業(yè)務(wù)，了解工作活動(dòng)和文件材料形成情況，積極協(xié)助搞好本單位的文書(shū)處理工作，使應(yīng)歸檔文件齊全、完整，為檔案工作打好基礎(chǔ)。
四、負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案、材料，編制案卷目錄、專題目錄、人名卡片等必要的檢索工具和參考資料，積極為各方面提供服務(wù)，使檔案的利用快、準(zhǔn)、全，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
五、督促和協(xié)助搞好本單位文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷歸檔工作，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
六、負(fù)責(zé)本單位和所轄單位檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，每年組織檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)一至二次，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
七、認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、保護(hù)等項(xiàng)工作。
八、積極做好檔案、資料的征集工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，為黨和國(guó)家積累檔案史料。
九、堅(jiān)守崗位、忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度。
十、不斷向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。
十一、模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定，嚴(yán)格保守黨和國(guó)家的機(jī)密。
十二、積極參加市檔案局組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。按時(shí)向市檔案館移交檔案。
十三、檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，手續(xù)辦理之前不得離開(kāi)工作崗位。


二、檔案保密制度

黨和國(guó)家工作人員，均應(yīng)遵守以下保密制度：
一、個(gè)人所借閱的檔案、資料不得隨意攜帶外出。對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露。
二、查閱檔案時(shí)，只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱，不得翻閱無(wú)關(guān)部分。
三、私人通信、電話、個(gè)人筆記本、私人間的談話，不得涉及檔案的機(jī)密。
四、不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)接待賓朋親友、談話聊天。
五、保密工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制或與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，因失職或有意失密、泄密及違反保密制度者，要按《檔案法》和保密規(guī)定論處。


三、檔案借閱制度

一、外單位查、借閱檔案者，須持單位介紹信，寫(xiě)明借閱者的姓名、政治面貌、查檔內(nèi)容和目的。本單位借閱者也應(yīng)說(shuō)明目的。
二、利用檔案，一般得經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)。重要的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。
三、對(duì)已歸檔的文件，一般在檔案室查閱。須借出時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)方可。借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。
四、借閱檔案時(shí)，應(yīng)注意愛(ài)護(hù)，嚴(yán)禁涂劃、拆損，更不得抽換、遺失。不經(jīng)檔案室同意，不準(zhǔn)公布、翻印、拍照、轉(zhuǎn)借、私抄，如需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)批準(zhǔn)的負(fù)責(zé)人同意，作憑證材料時(shí)，加蓋圖章后方有效。
五、查、借閱檔案者，要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密規(guī)定，如有損壞、丟失，按照《檔案法》和《保密條例》之有關(guān)規(guī)定處理。
六、凡經(jīng)查、借檔案解決了較大問(wèn)題，取得了顯著效益者，利用者要及時(shí)將情況反饋給檔案管理人員。檔案人員要主動(dòng)、及時(shí)地收集檔案利用情況。


四、檔案鑒定與銷毀制度

一、對(duì)各種檔案的保管期限、密級(jí)，必須進(jìn)行“隨時(shí)”或“定期”的鑒定，對(duì)須鑒定的檔案，由檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)提出意見(jiàn)，本單位檔案鑒定委員會(huì)組織有關(guān)人員共同審定，提出鑒定報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
二、對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，刪除銷毀時(shí)，必須填寫(xiě)銷毀登記表，連同鑒定報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)，一并存檔備查。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)指定的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀登記表上簽字。
三、銷毀檔案時(shí)，可采取兩種法：一是就地焚燒，二是在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下送造紙廠銷毀。


五、立卷歸檔制度

一、根據(jù)歸檔范圍，按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系，以“分門(mén)別類、便于保存和查找”的原則，搞好立卷歸檔工作。
二、凡屬本單位在工作活動(dòng)中形成和使用的具有查考利用價(jià)值的各種文件、圖表、聲像、實(shí)物等，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行收集、積累、立卷歸檔。
三、依照《檔案保管期限表》對(duì)歸檔的文件材料劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限，分別立卷、編目、存放。
四、歸檔的案卷符合規(guī)范化要求。案卷質(zhì)量達(dá)到：文件材料齊全完整，分類準(zhǔn)確，組卷合理，卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng)，保管期限劃分準(zhǔn)確，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，卷內(nèi)目錄完整，書(shū)寫(xiě)工整，裝訂結(jié)實(shí)，整齊美觀，案卷排列合理。
五、文書(shū)立卷歸檔每年一次。三月份完成上年度的文件材料的收集工作，四月份立卷歸檔完畢，編制移交目錄一式兩份，移交檔案室統(tǒng)一保管。各專業(yè)檔案的歸檔可按各專業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

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