設備、材料采購管理制度
材料(設備)采購管理制度 第一章 總 則 第一條：為了規(guī)范公司的采購行為，兼顧質量和成本，在保證公司開發(fā)項目正常施工的 前提下，提高材料（設備）質量，減少投資成本。提高對供應商的談判能力， 以獲得較優(yōu)性價比的采購物資。特制定本制度。 第二條：本制度中所稱 “公司”是指榮盛房地產發(fā)展股份有限公司，“分公司”是指榮盛房地產發(fā)展股份 有限公司派出之無獨立法人資格的區(qū)域性公司。 第三條：本制度中材料（設備）領導小組是指在材料（設備）采購和招投標過程中實施 工作指導和監(jiān)督工作的管理機構。 第四條：分公司設有采購部的，材料（設備）采購工作由采購部門負責；分公司未設采 購部的應在工程部下增設專職采購人員負責材料（設備）采購事宜。 第五條：本制度所稱采購人員包括公司采購管理中心人員、各分公司采購人員及其它部 門直接或間接參與采購工作的人員。 第六條：材料（設備）采購的具體流程和細則在《材料（設備）采購實施細則》中予以明 確。 第七條：單宗采購總額預計 300 萬以上（含）或統(tǒng)一采購能夠獲得較優(yōu)惠的材料（設備）由公司采購管理中心 實施采購工作，單宗采購總額預計 300 萬以下（不含）由分公司實施采購工作。 第七條：本制度由總則、采購組織機構、采購人員職責、工作原則、職業(yè)規(guī)范和罰則六 部分組成。 第二章 組織機構和職責 第八條：材料（設備）采購組織架構： 公司材料（設備）采購領導小組 公司采購管理中心 分公司材料（設備）采購領導小組 分公司采購部（工程部） 專職采購人員 第九條：公司材料（設備）采購領導小組由公司總經理、生產副總經理、公司財務總監(jiān) 、工程部經理等組成，公司總經理任組長，其它人員為組員。 第十條：分公司材料（設備）采購領導小組由分公司經理、生產副經理、財務經理和工 程部經理等組成；分公司經理任組長，其它人員為組員。 第十一條：公司監(jiān)事會和公司審計部有權對公司、分公司采購及采購招標工作進行監(jiān)督 和指導。 第十二條：公司材料（設備）采購領導小組職責： ⑴、對公司及分公司所有采購工作實施指導和管理； ⑵、依據材料（設備）采購管理中心提供的報告確定長期戰(zhàn)略合作伙伴； ⑶、負責對分公司權限之外的材料（設備）采購招標形式、招標主持人、正式投 標人、招標文件的審批及中標人的確定； ⑷、對分公司權限之外的材料（設備）采購招標工作實施監(jiān)督； ⑸負責對采購管理中心提出的技術、經濟、節(jié)能等方面的替換方案和建議做出評 審和確定； ⑹、對采購管理中心上報的供應商及其產品分析、對比報告做出批復； ⑺、監(jiān)督采購管理中心的運行方式、工作方法及相關文件下發(fā)； ⑻、其他必須由公司材料（設備）采購領導小組完成的工作。 第十三條：分公司材料（設備）采購領導小組職責 ⑴、對分公司的材料（設備）采購工作實施指導和管理； ⑵、對分公司采購人員所上報的《招標主持人請購單》做出批復； ⑶、分公司權限內的招標采購工作的監(jiān)督和實施； ⑷、委派專職的采購人員和具體的材料（設備）采購領導小組采購招標主持人； ⑸、對分公司權限范圍內的材料（設備）采購招標形式、正式投標人、招標文件 及定購合同的初步評審； ⑹、對分公司采購人員所上報的文件和報告做出批示； ⑺、對分公司采購人員的工作情況進行考核評定； （8）、對供應商依據供貨質量、供貨能力、履約情況等做出每年度的誠信評定； （9）、其他必須由分公司材料（設備）領導小組完成的工作。 第十四條：材料（設備）采購涉及到招標時，招標主持人的職責參照《工程項目招投標管 理制度》的規(guī)定。 第十五條：公司采購管理中心職責： ⑴、監(jiān)督各分公司對《采購管理制度》及其《實施辦法》的執(zhí)行情況，并做出客觀評 價； ⑵、負責材料（設備）信息庫的建立和維護，并依據分公司提供的供應商年度評 定結果，對庫內供應商進行客觀評價并按制度優(yōu)勝劣汰； ⑶、負責對長期戰(zhàn)略合作供應商的溝通、管理及供貨質量、服務等實施監(jiān)督； ⑷、對各分公司材料（設備）采購提供咨詢和指導； ⑸、負責合同范本制定和對分公司招標文件的評審； ⑹、采購管理中心權限內的招標工作的實施及招標文件的制定； ⑺、對分公司采購人員上報的有關材料（設備）文件做出批復； ⑻、物資材料市場行情和新型、節(jié)能、環(huán)保、高效材料（設備）的收集、了解、 分析工作。 ⑼、對分公司采購人員反應的情況和問題及時給予答復和解決，不能解決的應及 時向工程部主管領導匯報； ⑽、定期與各級采購人員做思想溝通，了解現(xiàn)場基本情況； ⑾、定期向主管領導匯報工作情況，以便于解決工作中存在的問題，提高工作效 率； ⑿、完成上級領導交給的其它任務。 第十六條：分公司采購人員職責： ⑴、采購管理制度的執(zhí)行和實施； ⑵、配合公司采購管理中心信息庫的建立； ⑶、根據工程進度和工程部《材料使用計劃書》制定《采購計劃》； ⑷、根據《采購計劃》要求，提前做出《材料（設備）請購單》； ⑸、在材料（設備）采購招標主持人的指導下完成分公司權限范圍內的采購招標 文件的擬定； ⑹、負責甲供材料的現(xiàn)場驗收； (7)、負責認質認價材料（設備）的質量、數(shù)量、資質證明、價格等方面的核實 和確認； (8)、有責任對乙供材料（設備）是否符合質量要求和設計要求情況的監(jiān)督； (9)、在工作過程中發(fā)現(xiàn)對公司或工程質量不利的問題和情況（如材料（設備） 質量不合格，施工單位不按操作規(guī)程安裝材料（設備）等）及時向主管領導上 報相關情況； (10)、負責對供應商誠信度初步審核； (11)、協(xié)助工程部、預算部進行材料（設備）詢價工作； (12)、擬定月采購計劃，并上報公司采購管理中心； (13)、完成上級領導交給的其它任務。 第三章 工作準則 第十七條：在材料（設備）供應商納入信息庫前，采購人員必須對供應商進行綜合考評 ，對其公司簡介、生產能力、質量保證、付款要求、售后服務、產品特點等 進行比較，并以報告形式上報公司材料（設備）采購領導小組批準，方能入 庫。 第十八條：公司所有員工均有權推薦優(yōu)秀的供應商，經公司采購管理中心審核，由公司 材料（設備）領導小組批準，可納入公司材料設備信息庫。 第十九條：采購方式主要以邀請招標、議標、尋價采購、直接簽訂合同（長期戰(zhàn)略合作 伙伴）四種采購方式；必要時可以采用公開招標形式。 第二十條：分公司采購人員根據《材料（設備）采購實施辦法》要求，必須提前做好《采購 計劃》和《單項材料（設備）請購單》。 第二十一條：分公司采購人員制定的《單項材料（設備）請購單》無論金額大小，經分公 司材料（設備）采購領導小組批復后必須提交公司采購管理中心。 第二十二條：分公司在選擇供應商時，應在公司信息庫中提取，但區(qū)域性較強的材料（ 設備）除外。 第二十三條：采購人員在洽談某項材料（設備）時，原則上供應商不得少于三家。如有 必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式進行，以便降低公司的投資成本 。 第二十四條：公司或分公司采購人員與供應商洽談時，必須堅持“秉公辦事，維護公司利 益”的原則，并做好記錄，以報告形式上報；單宗采購總額預計 300 萬元以上（含）報公司材料（設備）采購領導小組；單宗采購總額預計 300 萬元以下（不含）報分公司材料（設備）采購領導小組。報告中包括產品技 術參數(shù)、質量、價格、特點及特性等進行比較（技術參數(shù)、價格、特點以表 格形式體現(xiàn)）。 第二十五條：報告得到批復后，依照公司領導批示意見，綜合考慮“質量、價格、售后服 務”等問題，確定供應商。 第二十六條：公司或分公司采購人員必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則。包括分公 司的零星采購。 五不購： ①沒有提供書面采購計劃且未經材料設備采購領導小組批準不購； ②材料、設備規(guī)格不符，質量不合格，價格不合理的不購； ③無材質證明和產品合格證的不購； ④凡考評不合格的產品不購； ⑤現(xiàn)場、倉庫能夠代用的材料不購。 三比一算：比質量、比價格、比售后服務、算成本。 第二十七條：材料（設備）單宗采購總額預計在 10 萬元以上（不含），原則上應以招投標形式來完成。 第二十八條：分公司權限內的招標工作由各分公司材料（設備）采購領導小組委派主持 人完成；由公司材料（設備）采購領導小組和公司采購管理中心實施監(jiān)督。 第二十九條：采購管理中心權限內的招標工作由公司材料（設備）采購領導小組委派專 人主持，由公司材料（設備）采購領導小組和公司審計部實施監(jiān)督。 第三十條：在采購招標過程中必須堅持以下原則： 1、在材料（設備）招標過程中，應及時、準確、真實、完整地公開必要的信 息資料。 2、在招投標采購活動中，具備招標文件要求的法人或組織均享有公平同等的 機會參與投標競爭。 3、在招投標采購活動中，嚴禁任何投標方以非正常渠道獲取特權，使其他投 標人受到不公正的對待。 4、招投標采購過程中，招投標雙方都應本著誠實守信的原則履行其應盡義務 。 第三十一條：在采購過程中，違反以上操作規(guī)程，為供應商謀取利益的，一經查出，公 司將依本制度嚴肅處理。 第三十二條：分公司采購材料（設備）時必須簽訂《訂貨合同》，一式四份，供需雙方各 執(zhí)兩份，一份提交公司采購管理中心備案，一份留分公司財務保存。 第四章 采購人員職業(yè)規(guī)范 第三十三條：采購是一項重要、系統(tǒng)、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經辦人必須具 備高度的責任心和職業(yè)道德觀念，時刻維護公司利益，為公司考慮。 第三十四條：采購人員代表公司形象，工作中應當有禮、有利、有節(jié)，不允許有傲慢的 舉止和不公平的對待。 第三十五條：采購人員只有在有助于商業(yè)合作及協(xié)調工作的前提下，經領導同意后方可 接受供應商的邀請，進行考察、參觀等公開的商務活動。 第三十六條：采購人員只有經部門主管領導的認可后，方可接受供應商的宴請；在采購 談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商直接或間接的帶有娛樂性 質的邀請。 第五章 罰 則 第三十七條：采購人員有下列情形之一，給公司造成經濟或名譽損失的。根據情節(jié)輕重 ，公司將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰及200-10000 元經濟處罰；給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責任： ⑴采購人員私自接收或向供應商索取財、物的。 ⑵采購人員接收財、物后未主動上繳公司的。 ⑶采購人員應嚴格遵守保密制度，杜絕任何有意或無意的泄密行為，以下行 為均視為泄密： ①泄露其它供應商對同類產品的報價； ②招投標中泄露其它參與的供應商名稱； ③泄露標底的。 ④泄露其它對公司不利的秘密或公司認為是泄密行為的。 ⑷、故意規(guī)避本制度或未按本制度規(guī)定及《榮盛房地產建筑材料（設備）采購 實施細則》執(zhí)行的。 ⑸、隱瞞供應商及供應材料（設備）問題，給公司造成經濟損失或工程質量 問題的。 ⑹、因工作疏忽或知情不報甚至與投標人串通在投標過程中作弊的； ⑺在供應商年度考評中徇私舞弊的； ⑻其它有損于公司形象或不利于公司行為的。 第六章 附 則 第三十八條：本制度由公司工程部負責解釋、修訂和補充。 第三十九條：本制度由公司采購管理中心監(jiān)督各級采購部門實施。 第四十條： 本制度自簽發(fā)之日起開始實施。
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