規(guī)章制度（財(cái)務(wù)部-采購(gòu)管理制度）
|泉州湖心大酒店 | |規(guī)章制度 | |內(nèi)容：采購(gòu)管理制度 | |部門(mén)：財(cái)務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號(hào)：2B005-01 | |目的； | | | |制度： | |采購(gòu)管理制度 | |1、采購(gòu)部的工作職責(zé) | |采購(gòu)部是保證酒店經(jīng)營(yíng)所需物資供應(yīng)的職能部門(mén)。它的工作職責(zé)是以 | |最佳的質(zhì)量/ | |價(jià)格比，及時(shí)適量地為酒店經(jīng)營(yíng)管理提供適用的物資物品，并參與成 | |本、費(fèi)用、庫(kù)存 | |的控制，負(fù)責(zé)進(jìn)口物質(zhì)的審批、報(bào)關(guān)手續(xù)。 | |2、采購(gòu)部的組織機(jī)構(gòu) | |采購(gòu)部設(shè)經(jīng)理一名。負(fù)責(zé)制定本部門(mén)工作計(jì)劃、人員分工及工作安排 | |， 主管采購(gòu)部的一切日常工作，向總經(jīng)理負(fù)責(zé)并負(fù)擔(dān)管理責(zé)任。 | |采購(gòu)部下設(shè)食品采購(gòu)、物料采購(gòu)、能源及維修件采購(gòu)、文員各一名。 | |各采購(gòu)員有分工但不分家地完成采購(gòu)部經(jīng)理安排的工作，向采購(gòu)部經(jīng) | |理負(fù)責(zé)并承擔(dān)工作責(zé)任。 | |采購(gòu)工作規(guī)定 | |各部門(mén)/倉(cāng)庫(kù)申請(qǐng)采購(gòu)的物品一律須填制“請(qǐng)購(gòu)單”，交采購(gòu)部報(bào)價(jià)、財(cái)| |務(wù)部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 | |未經(jīng)批準(zhǔn)有效的申請(qǐng)，采購(gòu)部不予受理，驗(yàn)收部不予驗(yàn)收。 | |采購(gòu)部接到請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)按申請(qǐng)部門(mén)的要求，盡可能多的掌握 市場(chǎng) | |、供應(yīng)商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素?fù)駜?yōu)推薦： | |─ 貨品的品質(zhì)：達(dá)不到酒店的要求會(huì)降低酒店的服務(wù)規(guī)格，過(guò)高的品 | |質(zhì)供應(yīng)可能會(huì)造成費(fèi)用的超支，在價(jià)格相差不多的情況下，品質(zhì)系數(shù) | |是最重要的； | |─ 貨品的價(jià)錢(qián)：在滿(mǎn)足酒店品質(zhì)要求的前提下，價(jià)錢(qián)是最重要的； | |─ 供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、品質(zhì)保證能力及經(jīng)濟(jì)實(shí)力、原材料來(lái)源等背景 | |資料； | |─ 售后服務(wù)與支持。 | | | | | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購(gòu)管理制度 | |部門(mén)：財(cái)務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號(hào)：2B005-02 | | | |所有向供應(yīng)商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購(gòu)部應(yīng)設(shè)計(jì)、制定| |和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應(yīng)注意： | |─ 貨品的詳細(xì)要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標(biāo)號(hào)碼、圖案 | |圖樣、打樣核準(zhǔn)要求、較樣/發(fā)貨日期要求）； | |外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱 麥） | |— 數(shù)量誤差容忍程度。 | |所有要求，應(yīng)量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級(jí)”、“進(jìn)口”等 | |無(wú)法核定或很難核實(shí)或可做多種不同解釋的約定。 | |采購(gòu)人員應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)水平，工作中避免個(gè) | |人感情辦事，不得以權(quán)謀私。注意與供應(yīng)商保持工作距離，不允許有 | |過(guò)多的工作外交往。 | |采購(gòu)人員應(yīng)定期、不定期地參與市場(chǎng)、供應(yīng)商的調(diào)查，及時(shí)掌握第一 | |手市場(chǎng)變化信息及供應(yīng)商情況資料，及時(shí)更換更符合酒店供貨要求的 | |供應(yīng)商，以求最大限度地控制采購(gòu)成本。 | |采購(gòu)人員一般可以借用適量的備用金以作周轉(zhuǎn)使用，特殊采購(gòu)時(shí)，還 | |允許臨時(shí)借支部分需用的款額，該臨時(shí)借款應(yīng)于采購(gòu)工作完成后及時(shí) | |與財(cái)務(wù)部結(jié)清，不得無(wú)故拖欠。 | |采購(gòu)人員應(yīng)注意日常采購(gòu)工作完成后購(gòu)入憑證（發(fā)票）、驗(yàn)收憑證（ | |收貨單）的催收、銷(xiāo)帳工作，及時(shí)核銷(xiāo)預(yù)付/借支的支票、款項(xiàng)等，以| |利財(cái)務(wù)清帳。 | |4、驗(yàn)收及付款 | |任何進(jìn)入酒店的采購(gòu)物資必須經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收，驗(yàn)收手續(xù)、要求、驗(yàn)收 | |問(wèn)題的解決及付款申請(qǐng)，按酒店采購(gòu)、驗(yàn)收、付款的規(guī)定執(zhí)行。 | |5、工作流程 | |請(qǐng)購(gòu) | |各部門(mén)/倉(cāng)庫(kù)申請(qǐng)采購(gòu)的物品一律須填制“請(qǐng)購(gòu)單”一式四份，由部門(mén)經(jīng)| |理簽字后,交采購(gòu)部詢(xún)價(jià),采購(gòu)部一般應(yīng)提供三個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，且須 | |在請(qǐng)購(gòu)單上推薦供應(yīng)商，并說(shuō)明理由，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，報(bào)總經(jīng) | |理批準(zhǔn)執(zhí)行。 | |緊急采購(gòu)申請(qǐng)時(shí),由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在“請(qǐng)購(gòu)單”上蓋“緊急” | |章,并直接報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后, 交采購(gòu)部辦理。 | |泉州湖心大酒店 規(guī)章制 | |度 | |內(nèi)容：采購(gòu)管理制度 | |部門(mén)：財(cái)務(wù)部 |崗位： | |生效日期： |編號(hào)：2B005-03 | |驗(yàn)收 | |A、采購(gòu)貨品到達(dá)酒店后，必須由采購(gòu)部、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)驗(yàn)收人員 | |共同驗(yàn)收，各方驗(yàn)收的主要職責(zé)是；（附件一） | |B、驗(yàn)收員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單上經(jīng)批準(zhǔn)的數(shù)量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)錢(qián)、供應(yīng)商 | |等要求，核對(duì)無(wú)誤后，開(kāi)出驗(yàn)收單一式五份，一份交采購(gòu)部，一份交| |財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳會(huì)計(jì)，一份交成本部,一份交請(qǐng)購(gòu)部門(mén)；所收貨品，由 | |請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)接納； | |C、沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)單的貨品，不予驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質(zhì)、交貨 | |期等問(wèn)題時(shí)，驗(yàn)收部應(yīng)開(kāi)出“驗(yàn)收問(wèn)題聯(lián)系單”，交采購(gòu)部及使用部門(mén)| |，報(bào)財(cái)務(wù)部備案，并應(yīng)于聯(lián)系單所規(guī)定的時(shí)間內(nèi)得到采購(gòu)部/使用部 | |門(mén)的處理意見(jiàn)，拖延解決的，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理處理； | |（4）付款 | |A、采購(gòu)/使用部門(mén)申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳付款時(shí)，須填制“用款申請(qǐng)單”，注明請(qǐng)購(gòu)| |單號(hào)碼，由部門(mén)經(jīng)理簽字后，先交應(yīng)付帳會(huì)計(jì)作好記錄，核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單| |與驗(yàn)收單/發(fā)票內(nèi)容無(wú)誤后，在用款申請(qǐng)單上簽字，并附發(fā)票、驗(yàn)收 | |單交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。 | |B、采購(gòu)/使用部門(mén)申請(qǐng)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)時(shí)，須填制“現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)單”，其要求及| |報(bào)銷(xiāo)手續(xù)同。 | |（5）商品采購(gòu) | |商品采購(gòu)的所有請(qǐng)購(gòu)、驗(yàn)收、付款手續(xù)及審批權(quán)限，按照以上規(guī)定辦| |理，由商品部人員組織采購(gòu)、驗(yàn)收入倉(cāng)，并由商品部申請(qǐng)付款，報(bào)批| |手續(xù)相同。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件一 | 驗(yàn) 收 人 員 | 驗(yàn) 收 的 主 要 職 責(zé)| | 采購(gòu)部 | 合同的執(zhí)行情況，品質(zhì)，價(jià)錢(qián)，定貨要求| | 使用部門(mén) | 品質(zhì)，使用和購(gòu)買(mǎi)要求 | | 驗(yàn)收員 | 請(qǐng)購(gòu)條件，數(shù)量 |
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